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17.02.11

Aufgabenverwaltung: Producteev am Horizont

imgriff.com-Leser Nico Knabe arbeitet am passenden System für seine Aufgabenverwaltung. Ein spannender Einblick in seine Erfahrungen mit Producteev: Was funktioniert und was nicht?

Nico Knabe studiert an der Hochschule Fulda «Angewandte Informatik - Applied Computer Science»

Erste Kanban-Erfahrungen

Wie die Überschrift des Artikels verrät, soll diese Beschreibung an den Beitrag Team Kanban, das wirklich funktioniert von Gregor Gross angelehnt sein. Das System hat mir sehr gefallen und auch die Umsetzung hat mir Spaß gemacht. Da der eingesetzte Webdienst kanbantool.com aber leider nur noch zahlenden Kunden zur Verfügung steht, musste ich mein System wieder aufgeben. Eine adäquate Alternative mit Kanban-Hintergrund suchte ich im Netz vergebens, weshalb ich mich gänzlich von Kanban verabschiedet habe. Jede Aktion bringt Erfahrung

Eine wichtige Erkenntnis konnte ich allerdings aus dem Versuch mitnehmen: Die Einteilung der Aufgaben. Früher führte ich Aufgaben wie «Vielleicht mal einen Roman schreiben» und  «Auto in die Werkstatt bringen» auf der gleichen Ebene. Diese Aufgaben unterschieden sich; ich konnte aber nicht erkennen, worin sie sich unterschieden. In dem Beitrag Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert bei ToolBlog fand ich die Unterschiede: die Aufteilung in Horizont-, Möglich- und kritische Aufgaben.

Das Gelernte in einem neuen System einsetzen

Nun musste das Ganze in einem neuen System umgesetzt werden. Da ich des Öfteren schon von Producteev gehört hatte (unter anderen hier auf imgriff.com), wollte ich es ausprobieren. Neben den vielen Möglichkeiten, Aufgaben anzulegen (zum Beispiel durch E-Mail oder ICQ), fand ich vor allem die Umsetzung von Filtern und Etiketten sehr interessant. Etiketten nutze ich, um die Aufgaben zeitlich einzuteilen.

Schritt 1: Labels anlegen

Etikette können im Arbeitsbereich angelegt werden. In dem hier beschriebenen System gibt es zwei unterschiedliche Arten. Zum einen die üblichen kontextbezogenen Bereiche wie «zu Hause» oder «Arbeit». Hinzu kommen die Etiketten, um das eigentliche System umzusetzen:

• (TO DO) HORIZONT – entspricht einer Vielleicht/Irgendwann-Liste

• (TO DO) MÖGLICH – Hier landen Aufgaben, die in der nächsten Zeit erledigt werden müssen

• (TO DO) HEUTE – Aufgaben, die heute anstehen

• (TO DO) JETZT – Die Aufgabe(n), mit der/denen ich mich gerade beschäftige

• WARTEN AUF – Aufgaben, die von anderen erledigt werden müssen

Diese sollten alle in einer Farbe gehalten werden, um sie deutlich von den anderen abzugrenzen. Alle Etikette landen auf der EINBLENDEN-Seite (siehe Abbildung). Damit wäre das System umgesetzt und es kann an die Erzeugung der Aufgaben gehen.

Schritt 2: Aufgaben ein Etikett zuweisen

Nun können wir Aufgaben anlegen und sie mit jeweils einem zeitlichen und einem kontextbezogenen Etikett versehen. Hat man alle seine anstehenden Aufgaben angelegt, klickt man beispielsweise auf HEUTE, um alle Aufgaben angezeigt zu bekommen, welche heute erledigt werden müssen. Zudem sieht man, in welchem Kontext diese Aufgaben stehen. Die kontextbezogenen Etikette liefern dementsprechend alle Aufgaben des Kontextes und den zeitlichen Bezug, also welche Aufgaben am dringlichsten sind.

Will man nun eine Aufgabe heute erledigen, so ändert man einfach dessen Etikett und sie befindet sich in der HEUTE-Liste.

Verbesserungen für die Zukunft (sofern Producteev mitspielt)

Mein Ursprungssystem war eigentlich so geplant, den zeitlichen und kontextbezogenen Bereich noch deutlicher zu trennen. Dafür wollte ich die intelligenten Filter von Producteev einsetzen. Diesen können Etikette zugewiesen werden, wodurch die zeitlichen Komponenten durch die Filter dargestellt werden. Wenn man nun noch diese Etikette im Etiketten-Bereich ausblendet, hat man eine saubere Trennung.

Leider funktionieren aber die intelligenten Filter noch nicht richtig, weshalb ich diese zunächst ausgeblendet habe. Wenn die Entwickler von Producteev diesen Fehler behoben haben, werde ich die Filter wieder einsetzen.

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Fazit

Sowohl der Webdienst Producteev als auch meine Umsetzung scheinen bisher Früchte zu tragen. Ob das Ganze mein endgültiges System zur Aufgabenverwaltung bleibt, ist abzuwarten. Bis jetzt bin ich sehr zufrieden und vielleicht werde ich auch andere Features nutzen, wie zum Beispiel die Kalenderfunktion, für die ich im Moment noch den Google Kalender einsetze. Ich hoffe, die Entwickler merzen den einen oder anderen Fehler noch aus. An dieser Stelle sei vielleicht der Hinweis erlaubt, dass Aufgaben, die aus ICQ heraus erzeugt werden, nicht aus der Inbox verschwinden, was hoffentlich bald behoben wird. Ich bin allerdings optimistisch, dass die Jungs und Mädels das hinkriegen.

Ich hoffe, meine kleine Zusammenfassung von meinem System hat euch gefallen und würde mich sehr über Feedback und Verbesserungsvorschläge freuen.

» Producteev

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