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30.11.12

Arbeitsorganisation am Computer: Schonungslos entrümpeln ist das A und O

Effizient arbeiten am Computer will gelernt sein: Mit 10 offenen Browserfenstern und einem vollen Desktop arbeitet es sich einfach schlechter. Radikal ausmisten heißt daher die Devise.

Kürzlich habe ich ein mehrtägiges Seminar über Bloggen und Online Marketing gegeben. Eigentlich ging es darum, den Teilnehmern die Grundlagen der Benutzung diverser Social Media Tools zu vermitteln. Dabei habe ich aber festgestellt, dass in einigen Fällen die Schwierigkeiten ganz woanders liegen: Nämlich bei der effizienten Nutzung des Arbeitsgerätes Computer.

Volle Arbeitsfläche, leeres Hirn

Dabei meine ich nicht etwa den Arbeitsspeicher, die Schnelligkeit des WLANs oder sonstige technische Probleme: Ich rede zum Beispiel von einem viel zu vollen Desktop-Bildschirm, mehr als 10 gleichzeitig geöffneten Browserfenstern oder einem überquellenden E-Mail-Postfach.

Wobei das E-Mail-Postfach noch das geringste Problem darstellt. Ein E-Mail-Programm hat schließlich eine Suchfunktion. Es gibt sogar Leute, die mittlerweile ganz auf das Einordnen und Labeln ihrer E-Mails verzichten und nur noch suchen. Ganz ehrlich, ich komme allmählich auch dahin, weil das Sortieren der E-Mails einfach zu viel Zeit kostet und auch nicht zur besseren Auffindbarkeit beiträgt.Anders verhält es sich mit der Arbeitsfläche und den Browswerfenstern. Denn dort geht es nicht darum, irgendwann etwas wiederzufinden, sondern im Moment effizienter arbeiten zu können. Und das bedeutet: Weg mit allem, was überflüssig ist. Weniger ist schließlich mehr!

Simplify your Computer

Das ist ein wenig wie bei den Simplify-Tipps fürs Aufräumen der eigenen Wohnung: Das beste Ordnungssystem bringt nichts, wenn einfach zu viel Inhalt für zu wenig Platz da ist. Da hilft nur noch radikal ausmisten – auf dem Desktop ebenso wie im Browser.

Genau das fällt aber vielen Leuten schwer: Sie finden im Internet irgendetwas Interessantes, laden es auf ihren Desktop und vergessen es da. Oder sie arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, alle scheinen gleich wichtig – und alle liegen daher auf dem Desktop. Das Problem ist nur, dass jedes neue Projekt die Situation noch verschlimmert. Denn je voller die Arbeitsfläche wird, desto schwieriger wird es, die einmal abgelegten Dateien auch wiederzufinden. Und die Suchfunktion des Computers braucht meist viel zu lang dafür.

Ähnlich verhält es sich mit offenen Browserfenstern oder Tabs: Bis fünf kann man meines Erachtens gut gleichzeitig offen haben, bei mehr als fünf verklickt man sich öfter mal – und das kostet Zeit. Wer behauptet, er könne mit dem dadurch entstehenden Chaos gut umgehen, der redet sich schlicht und ergreifend die Welt schön. Dahinter steckt, wie beim Ordnung Machen in der Wohnng auch, die Angst, sich von irgendetwas zu trennen – man könnte es schließlich irgendwann nochmals brauchen und es dann nicht wiederfinden.

Computer sind wie Kleiderschränke

Mit leerem Desktop und weniger Browser-Tabs lässt sich wirklich besser arbeiten. Die Wahrscheinlichkeit von Ineffizienz beim Internetsurfen steigt tatsächlich, je mehr Tabs offen sind, weil die offenen Fenster und Titel ständig ablenken und irritieren. Und: Die meisten Sachen, die man sich so herunterlädt und bookmarkt, braucht man hinterher eh nicht mehr. Das ist wie beim Aufräumen des Kleiderschranks: Was man in den letzten zwei Jahren nicht getragen hat, zieht man ohnehin nicht mehr an. Oft passt es sogar nicht mehr oder ist unmodern. Fürs Internet gilt das um so mehr: Wer interessiert sich morgen noch für die Artikel vom vergangenen Monat, wo jeden Tag so viel neue Informationen hinzukommen.

Ich verfahre daher seit einiger Zeit radikal so: Nach jedem Arbeitsgang, den ich abschließe, entferne ich alle Dateien, die dafür nötig waren, vom Desktop. Meist schmeisse ich sie gleich in die Mülltonne. Einige verschiebe ich in einen Ordner mit „Material“, um sie später nochmals hervorzuholen, wenn ich sie verbloggen will. Das kommt so gut wie nie vor, weswegen ich den Material-Ordner mittlerweile in einen Unterordner verschoben habe. Der Papierkorb fungiert hingegen als Auffangbecken: Zur Not finde ich die Sachen hier auch mal wieder.

Ähnlich verfahre ich mit dem Abspeichern von interessanten Artikeln: Alles was ich finde, speichere ich mir mit entsprechendem Tag bei delicious ab, damit ich auch von mehreren Geräten auf die Bookmarks zugreifen kann. Nur was ich wirklich sofort verbloggen will, landet als unsortiertes Leszeichen im im Browser – und selbst das ist immer noch zu viel.

Nicht lange überlegen, einfach wegschmeißen

Das Wesentliche bei dieser Methode: Ich überlege nicht bei jeder Datei und jedem interessanten Link, was ich behalten will und was nicht, sondern schmeisse die Sachen in der Regel in Sekundenschnelle in die Tonne – zack zack, und klar und sauber ist die Arbeitsfläche.

Natürlich leere ich den Papierkorp auch alle paar Monate. Natürlich entrümple ich auch die Lesezeichen. Natürlich verliere ich dann in der Eile dochmal den einen oder anderen interessanten Artikel, und kürzlich ist es mir passiert, dass ich einen ganzen Blogartikel nochmal neu schreiben musste, weil ich zu schnell mit dem Löschen war.

Perfekt ist wahrscheinlich kein Ordnungssystem. Aber, und das ist das Entscheidende, ich habe mit dieser schonungslosen Entrümplungsmethode stets eine klare Arbeitsfläche, sodass ich effizient arbeiten kann.

 

Bild: daniel zimmel bei flickr.com (CC BY 2.0)

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