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07.06.07Leser-Kommentare

An die Arbeit

Wie der Blick aus dem Flugzeugfenster und die eigene Intuition einem helfen können, die nächste Aufgabe auszuwählen.

Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD). Willst du lieber zum Anfang?

Wir sind beim letzten Schritt des zentralen GTD-Prozesses angekommen. Bisher haben wir uns angesehen, wie wir?

  • ?die losen Enden und offenen Aufgaben in Eingangskörben erfassen.
  • ?alle erfassten Dinge durcharbeiten, um zu entscheiden, was es ist und was dafür zu tun ist.
  • ?alle Entscheidungen, Informationen und nächste Schritte in einem System organisieren.
  • ?alles regelmäßig durchsehen, um es auf dem aktuellen Stand zu halten.

AndiearbeitDamit wären wir beim fünften und letzten Schritt des Prozesses, dem Durchführen. Bisher war alles Vorbereitung und Organisation, nun geht es ans konkrete Arbeiten und die Frage ?Woran will ich jetzt arbeiten??

Das Organisationssystem aus den ersten vier Schritten nimmt uns dabei die Entscheidung nicht ab. Es hilft uns aber, darauf zu vertrauen, dass wir für eine gute Entscheidung alles im Blick und nichts übersehen haben.

Nun hat man also eine lange Liste mit nächsten Schritten vor sich. Wie entscheidet man nun, welchen davon man als nächstes angeht? David Allen setzt dabei auf die eigene Intuition und empfiehlt drei Modelle, die einem bei der Entscheidung helfen.

 

1. Das 4-Kriterien-Modell

Folgende 4 Kriterien helfen, zu jedem beliebigen Zeitpunkt den nächsten Schritt zu wählen (Reihenfolge beachten):

  1. Kontext. Nächste Schritte wie Brainstorming oder Lesen können praktisch überall durchgeführt werden. Aber der Großteil der nächsten Schritte lässt sich nur in einem bestimmten Kontext erledigen. Manches kann man nur am Rechner erledigen, für anderes braucht man ein Telefon. Manche Schritte kann man nur im Büro erledigen, andere nur daheim oder im Laden. Dieses Kriterium schränkt die Liste der nächsten Schritte, die man aktuell erledigen kann, enorm ein.
  2. Zeit verfügbar. Wenn man nur fünf Minuten Zeit hat, bevor man in ein Meeting muss, kann man keinen nächsten Schritt angehen, der 30 Minuten dauert.
  3. Energie verfügbar. Manche Schritte brauchen ein hohes Level an Kreativität, die nach einem langen Tag meist nicht mehr zur Verfügung steht. Andere Schritte brauchen eher einen ausgeruhten Körper und mache Schritte brauchen weder viel Energie noch einen klaren Kopf.
  4. Priorität. Wenn man mit den ersten drei Kriterien die Liste der möglichen nächsten Schritte reduziert hat, kommt nun die Intuition ins Spiel, um zwischen den verbleibenden, möglichen Schritten zu entscheiden. Die zwei nachfolgenden Modelle helfen dabei, einem klar zu machen, was einem am wichtigsten ist.

2. Das dreifache Modell

Mit dem dreifachen Modell evaluiert man seine tägliche Arbeit. Dabei gibt es drei verschiedene Arten von Arbeiten, die man tun kann:

  • Vordefinierte Arbeit. Wenn man nächste Schritte von seiner Liste durchführt und seine Projekte voranbringt, tut man die Arbeit, die man vorher in den ersten vier Schritten des Prozesses definiert hat.
  • Plötzlich anfallende Arbeit. Häufig taucht im Alltag Arbeit auf, mit der man nicht gerechnet hat und die dadurch nicht vorher definiert wurde. Anrufe, Aufgaben vom Chef, Gespräche. Tut man diese Arbeit, setzt man seine Priorität auf sie statt auf die vordefinierte Arbeit.
  • Arbeit definieren. Um vordefinierte Arbeit zu tun, muss diese Arbeit erstmal definiert werden. Das ist die dritte Form von Arbeit, die man tun kann: die ersten vier Schritte des Prozesses durchführen.

Mit diesem Modell geht man sicher, dass man alle Formen von Arbeit erfasst und im Blick hat.

3. Das 6-Level-Modell

Wir haben uns schon angesehen, dass man bei GTD im Gegensatz zu vielen anderen Selbstmanagementsystemen bei der Arbeit im Alltag anfängt statt mit Lebenszielen. Trotzdem ist auch David Allen der Meinung, dass Prioritäten für gute Entscheidungen der wichtigste Faktor sind.

Dazu hat er ein Modell entwickelt, das einem sechs Perspektiven auf die eigene Arbeit gibt und einem dabei hilft aus jeder Perspektive Prioritäten zu setzen. Das Modell bedient sich dabei der Höhenangaben aus der Luftfahrt.

50,000+ Fuß: Das Leben

40,000 Fuß: Vision für die nächsten 3 bis 5 Jahre

30,000 Fuß: Ziele für die nächsten 1 bis 2 Jahre

20,000 Fuß: Bereiche der Verantwortlichkeit

10,000 Fuß: Aktuelle Projekte

Startbahn: Nächste Schritte

Wie ein Flugzeug starten wir dabei auf der Startbahn:

Startbahn: Nächste Schritte. Das sind die Listen mit nächsten Schritten und Aufgaben. All die E-Mails, die beantwortet werden müssen, Anrufe, die erledigt werden sollen, etc. Je nach Umfang sind das gut 300 bis 500 Stunden an Arbeit, wenn nichts mehr dazu käme.

10,000 Fuß: Aktuelle Projekte. Die nächsten Schritte sind aus den 30 bis 100 Projekten entstanden, die man aktuell am laufen hat. Das sind die kurzfristigen Ergebnisse, die man erreichen will. Ob das nun die Organisation einer Konferenz oder das Finden eines neuen Zahnarztes ist.

20,000 Fuß: Bereich der Verantwortlichkeit. Die meisten Projekte entstehen aus der Verantwortlichkeit für bestimmte Bereiche. In der Regel hat man 10 bis 15 von diesen Bereichen, in denen man Ergebnisse erreichen will. Im Beruf können das Bereiche wie strategische Planung, Mitarbeiterentwicklung oder Kundenservice sein. Im privaten gehören Gesundheit, Familie und Finanzen zu den Bereichen. Mit Hilfe einer Liste dieser Bereiche kann man die aktuellen Projekte besser evaluieren und gegebenenfalls ergänzen.

30,000 Fuß: Ziele für die nächsten 1 bis 2 Jahre. Arbeit und Verantwortlichkeiten entwickeln sich ständig weiter. Neue Bereiche der Verantwortung kommen dazu andere werden unwichtiger. Wenn man sich Ziele mit 1 bis 2 Jahren als Perspektive setzt, werden dadurch bestimmte Dinge im Leben wichtiger und andere unwichtiger werden.

40,000 Fuß: Vision für die nächsten 3 bis 5 Jahre. Wenn man sich soweit in die Zukunft bewegt, wird die Perspektive immer größer. Man denkt in Karriere- und Familiengrößen. Trends und Marktveränderungen sowie andere äußere Umstände spielen eine Rolle. Entscheidungen aus dieser Höhe haben großen Einfluss auf die eigene Arbeit auf vielen Leveln.

50,000+ Fuß: Das Leben. Hier geht?s um das große Ganze. Warum existiert man? David Allen nennt das die ultimative Jobbeschreibung. Alle Ziele, Visionen, Projekte und nächste Schritte gehen von dieser Perspektive aus und führen schließlich wieder zu ihr hin.

David Allen betont, dass dieses Modell nur eine abstrakte Hilfe ist, die niemals der Realität entsprechen kann. Vieles, worüber man nachdenkt, wird nicht direkt auf ein Level passen. Trotzdem kann das Modell sehr hilfreich sein, um einen ganzheitlichen Blick auf das eigene Leben und die eigenen Prioritäten zu bekommen.

Ein ganzheitlicher Blick hilft einem wiederum im Alltag intiuitiv zu entscheiden, welcher Schritt der nächste sein soll und die Arbeit durchzuführen.

Kommentare

  • Alexander Greisle

    07.06.07 (13:17:16)

    Die Reihenfolge des 4-Kriterien-Modells bedeutet natürlich, dass man seine zu erledigenden Aufgaben von den Umständen abhängig macht und nicht von den eigentlichen Prioritäten. Die Prioritäten sollten IMHO _immer_ an erster Stelle stehen. Danach kann man sehen, ob die Umstände gerade passen und man die Energie dazu hat. Oder die Top-Prio-ToDo's einfach trotzdem macht, eben weil sie eben Priorität haben und man _wichtig_ die notwenige (nicht bestmögliche) Qualität auch so hinbekommt.

  • Johannes Kleske

    07.06.07 (13:39:01)

    Hm, es bringt mir doch nichts, wenn die wichtigste Aufgabe einen Computer und 30 Minuten braucht, ich aber gerade meinen Rechner nicht zur Verfügung und nur 5 Minuten Zeit habe. Deswegen die Reihenfolge.

  • Alexander Greisle

    07.06.07 (13:42:20)

    Es ist die Frage, wie du zu prüfen anfängst. Ich fange nicht mit den Umständen zu prüfen an sondern mit der Wichtigkeit der Aufgaben. Vielleicht kannst Du ja in den fünf Minuten eine schöne Ideenskizze auf Papier machen, so dass Du nachher nur noch 15 Minuten am PC brauchst.

  • Johannes Kleske

    07.06.07 (15:35:27)

    Jepp, aber das sollte ja so schon in den nächsten Schritten drin stehen und nicht erst beim anschauen der Aufgabe geschehen. ;-)

  • Alexander Greisle

    07.06.07 (15:46:31)

    Du dröselst also jede Aufgabe auf bis zum Bleistiftspitzen? ;-)

  • Helge

    07.06.07 (19:16:01)

    Das ist mir alles viel zu viel Gedöhns. Bis ich die ganzen Checklisten im Kopf durch habe sind die fünf Minuten zwischen zwei Meetings vorbei und ich habe nix erledigt. Mir kommts so vor, als ob die gdt-methode etwas äufgeblaeht ist. Ich weiß, was wichtig ist und daran arbeite ich, sobald ich Zeit haben. Fertig. Etwas Vordenken kann man immer, egal wie die Umstände sind.

  • Johannes Kleske

    08.06.07 (00:51:39)

    @Alexander: Das ist das Geheimnis ;-) @Helge: Das sind alles nur Modelle, die einem bei der Entscheidung helfen KÖNNEN. Wenn man die Modelle mal intus hat, verlaufen die Entscheidungen weitgehend intuitiv.

  • Alexander Greisle

    08.06.07 (01:01:57)

    Nennt man das dann Listen-Fetisch? Wahrscheinlich ist es das, was mich innerlich schon immer an der Methode gestört hat... Wie gehst Du denn intuitiv bei der Auswahl des Jobs für die 5 Minuten vor? Der erste der bei den Kriterien 1 bis 3 matched und irgendwie nicht unwichtig ist, das ist der, den Du dann schnell tust? Du wirst ja kaum immer die ganze Liste durchgehen, die ja offensichtlich ziemlich lang und in einige Kategorien aufgeteilt ist, wenn Du jede Aufgabe (ich schreibe mal bewußt nicht "ToDo") bis zum Bleistiftspitzen atomisierst. Ich habs offensichtlich nicht verstanden.

  • Johannes Kleske

    08.06.07 (01:24:26)

    Die Praxis ist immer komplexer oder einfacher, je nachdem, wie man?s sieht. Das betont ja auch David Allen immer wieder. Wir reden zu diesem Zeitpunkt in der Serie immer noch hauptsächlich von der GTD-Theorie. In der Praxis, wenn ich an meinem Rechner sitze und nur wenig Zeit habe, schaue ich schnell auf meine Liste mit nächsten Schritten am Rechner und wähle die passende aus. Das geht in Sekunden. Ich halte es in der Tat für sehr wichtig, dass man seine nächsten Schritte soweit runterbricht wie möglich, um die Barriere zum Erledigen zu senken. D.h. ich würde nicht ?Brainstorm zu so und so? aufschreiben sondern tatsächlich ?15 Minuten Ideen aufschreiben.?

  • Alexander Greisle

    08.06.07 (01:45:37)

    Darf ich fragen, wie viele Einträge Deine ToDo-Liste durchschnittlich hat und wieviele Bereiche/Teilprojekte/Projekte das betrifft? Als Beispiel: Meine Aufgabenliste hat einen Punkt "Konzept für X entwickelt" oder "Analyse für Z erstellt". That's it. Du wirst das ja noch viel weiter aufdröseln, oder? Die "Erledigen-Barriere" ist ein sehr interessantes Thema. Wäre mal eine Untersuchung wert, welche Barrieren es so gibt. Dann könnte man die Methoden mal dagegen stellen. Vielleicht würde sich dann manche Aversion erklären.

  • Johannes Kleske

    08.06.07 (09:30:58)

    Ich habe zu dem Thema schon mal hier und hier geschrieben.

  • Alexander Greisle

    08.06.07 (11:39:49)

    EOD-Signal. Schade.

  • Johannes Kleske

    08.06.07 (13:18:02)

    Hehe, Provokation gelungen ;-) Also, das ist alles abhängig von Zeit, Motivation und Stress. Manchmal schaffe ich es, alles fein säuberlich zu definieren. Dann sind meine Listen sehr lang und die nächsten Schritte einfach anzugehen. Manchmal bin ich einfach viel zu faul. Dann wird alles chaotisch. Die meiste Zeit bin ich irgendwo zwischendrin.

  • Alexander Greisle

    08.06.07 (13:57:12)

    Nicht wirklich gelungen. Die Zahl fehlt noch ;-) Meine ist 14 (incl. der Mailnachverfolgung und den niedrigen Prioritäten). Und dann gleich noch ne Anmerkung. Genau in dem "irgendwo zwischendrin" sehe ich ein Problem der sehr detaillierten Methoden wie GTD. Wird halt unzuverlässig wenn man die Atomisierung nicht durchhält oder nachträglich Freiheitsgrade einfügt und die Dinge doch anders macht als ursprünglich aufgedröselt. Oder provokativ: Sind sehr ausgefeilte ToDo-Methoden eher etwas für Leute mit zu viel Zeit? Mir ist eine Frage in der ganzen GTD-Diskussion noch viel zu wenig diskutiert: Für wen ist das der richtige Ansatz? Oder ist es _das_ Weltmodell? Der alte Herr des deutschen Zeitmanagements (uups, despektierlich) hat ja auch noch einige Weltmodelle beizusteuern ;-)

  • Johannes Kleske

    08.06.07 (17:09:41)

    Also, ich habe gerade an die 20 laufenden Projekte und jedes Projekt hat 2 bis 10 nächste Schritte. Grundsätzlich glaube ich, dass wir uns von der Suche nach dem ultimativen System verabschieden müssen. Wir sind nun mal keine Maschinen, die immer gleich funktionieren. Das Problem mit GTD, was viele haben, ist das sie dem System zu religiös zu folgen versuchen und dann schnell aufgeben. Wenn man David Allen über seine eigene Faulheit reden hört, merkt man schnell, dass er das alles viel entspannter gedacht hat, als wir es meist versuchen, uns reinzuprügeln. Genau das habe ich zu Beginn der Serie immer wieder versucht, klar zu machen.

  • Alexander Greisle

    08.06.07 (18:49:11)

    Das ist ja eine ordentliche ToDo-Liste. Wow. Ich stelle mir die Auswahl des 5-Minuten-Tasks sehr schwer vor, wenn ich 153 ToDo's vor mir habe. Das kann ja nur intuitiv gehen, sonst wäre es wie Helge schreibt. Gerade dann würde ich aber, um in obigem Schema zu bleiben, eher in der Reihenfolge 4. - 1. - 2. - 3. vorgehen. Das wichtigste ToDo oben, und wenn man irgendwas dafür tun kann, dann tun. Behaupte jetzt mal frech, dass das intuitiv auch so passiert. Warum? Weil man spätestens unter 4. die zuvor gemachten Entscheidungen wieder verwerfen muß. Warum nicht gleich anders herum vorgehen? Oder einfach mal lustgesteuert auswählen - was ich auch nicht für das schlechteste halte.

  • Johannes Kleske

    08.06.07 (19:35:55)

    Ich habe nie 153 nächste Schritte vor mir, sondern immer nur die, die aktuell in den Kontext passen. Sitze ich am Rechner, schaue ich mir nur die an, die ich auch am Rechner erledigen kann. Um mich zu wiederholen: Es bringt doch nichts, wenn ich feststelle, dass der nächste Schritt mit der höchsten Priorität ein Gespräch mit meinem Chef ist, ich aber gerade daheim sitze. Außerdem schaue ich mir unter 4 doch nicht wieder die ganze Liste an, sondern wähle aus den verbleibenden nächsten Schritten den aus, der mir am wichtigsten ist.

  • Alexander Greisle

    08.06.07 (19:44:32)

    Sehe schon, da kommen wir nicht zusammen. Du hast für das Gespräch mit dem Chef wahrscheinlich einen Punkt "Vorbereiten", ich mache das einfach ohne extra Punkt. Um mich zu wiederholen. Es ist eine Frage der Sortierung, meine macht sich nicht an den Umständen fest.

  • Alexander Greisle

    08.06.07 (19:48:18)

    Ergänzung: Es geht nicht darum, das ganze ToDo zu erledigen. Es geht um die Frage: Wie kann ich die zur Verfügung stehende Zeit nutzen, um an meinen Top-Prios zu arbeiten. Und ich behaupte, das geht immer, unabhängig von den Umständen. Wenn ich feststelle, das ich jetzt für Prio 1a nichts tun kann, dann - und erst dann - wird Prio 1b geprüft.

  • manuel

    11.06.07 (11:47:22)

    aber damit wurschtelst du doch immer nur nen bisschen rum und erledigst deine top prios doch niemals konzentriert... weiß nicht ob das wirklich so produktiv ist... in sachen kontexte finde ich den gtd ansatz einfach super... weil man damit konzentriert sachen erledigen kann. man hat gerade das telefon in der hand und klickt schnell auf seine @call liste und schaut, wen man noch schnell anrufen kann. klick klick klick 3 aufgaben erledigt um die man sich keine sorgen mehr machen muss. telefon wird weg gelegt und man sieht das man noch 10 min hat und checkt seine @email liste und haut noch 2 mails raus... ich find das ist ne sehr entspannte sache!

  • Alexander Greisle

    11.06.07 (11:58:36)

    Manuel, kann mich eigentlich nicht beklagen, andere habens auch noch nicht getan. Der Effekt ist, dass ich meine wirklichen Top-Aufgaben und -Projekte immer sehr gut - und ohne Terminstress - erledigt bekomme. Auf der Strecke bleiben dabei, das gebe ich gerne zu, die eine oder andere "schnell zu erledigende" Sache, die so halt nicht schnell erledigt wird. Who cares? E-Mails zwischendurch zu checken ist für mich das so ziemlich unproduktivste. Dafür gibt es jeden Tag feste Zeiten. Warum sollte ich mich von den "Zwischendurch"-Mails drängeln lassen?

  • Michael Wilhelm

    09.07.07 (14:37:43)

    Hallo Herr Kleske! Wer David Allens Buch nicht kennt, findet in Ihrer GTD-Grundlagenserie ein ausgzeichnetes Komprimat der Methode, aber wenig für die praktische Umsetzung. Auf die banale Frage beispielsweise, wie eine (Papier-)Liste sinnvoll gestaltet wird, hält auch das Buch keine Antwort bereit. Aber, was nicht ist, kann ja vielleicht noch werden!? Wäre jedenfalls eine sinnvolle Fortsetzung der Serie. Hier ein praktischer Tipp: In Allens Buch, wie auch in Ihrer Serie ist fälschlicherweise von "Ordnern" die Rede, wo offensichtlich Einstellmappen gemeint sind. Das beste System dafür ist das von Classei oder Mappei http://www.classei.de ? seit vielen Jahren unverzichtbar in meinem Homeoffice. Nur über den Webshop zu beziehen und daher weitgehend unbekannt. Herzlichen Gruß Michael Wilhelm

  • Johannes Kleske

    09.07.07 (15:50:53)

    Michael, wir haben bisher in der GTD-Serie nur die theoretischen Grundlagen behandelt. Kein Wunder also, dass noch nichts für die praktische Umsetzung dabei war. Die kommt, sobald wir mit der Theorie durch sind.

  • Helmut Sins

    24.08.07 (09:20:37)

    Wann geht die bisher sehr gute Serie denn weiter?

  • Johannes Kleske

    24.08.07 (09:24:57)

    Da sich mit meiner Festanstellung seit Juli mein Leben auf den Kopf gestellt hat, kann ich die Serie derzeit nicht beenden. Zum Glück sind wir fast am Ende des Theorieteils angekommen. Florian kümmert sich gerade darum, dass ihr den letzten Part auch noch zu lesen bekommt.

  • Dogo

    13.10.07 (11:00:14)

    Hallo Johannes, großes Kompliment. Habe die gesamte Serie verschlungen und werde jetzt das Buch lesen. Ich konnte mich und meinen Arbeitsalltag an sehr vielen Stellen wiederfinden. Interessant war auch die Diskussion mit Alexander. Beide Positionen klingen plausibel und ich bin mal gespannt wie sich das für mich im Alltag anfühlen wird. Vielen Dank für diese Serie und die ausgezeichnete Arbeit! MfG Dogo

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