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07.06.07

An die Arbeit

Wie der Blick aus dem Flugzeugfenster und die eigene Intuition einem helfen können, die nächste Aufgabe auszuwählen.

Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD). Willst du lieber zum Anfang?

Wir sind beim letzten Schritt des zentralen GTD-Prozesses angekommen. Bisher haben wir uns angesehen, wie wir?

  • ?die losen Enden und offenen Aufgaben in Eingangskörben erfassen.
  • ?alle erfassten Dinge durcharbeiten, um zu entscheiden, was es ist und was dafür zu tun ist.
  • ?alle Entscheidungen, Informationen und nächste Schritte in einem System organisieren.
  • ?alles regelmäßig durchsehen, um es auf dem aktuellen Stand zu halten.

AndiearbeitDamit wären wir beim fünften und letzten Schritt des Prozesses, dem Durchführen. Bisher war alles Vorbereitung und Organisation, nun geht es ans konkrete Arbeiten und die Frage ?Woran will ich jetzt arbeiten??

Das Organisationssystem aus den ersten vier Schritten nimmt uns dabei die Entscheidung nicht ab. Es hilft uns aber, darauf zu vertrauen, dass wir für eine gute Entscheidung alles im Blick und nichts übersehen haben.

Nun hat man also eine lange Liste mit nächsten Schritten vor sich. Wie entscheidet man nun, welchen davon man als nächstes angeht? David Allen setzt dabei auf die eigene Intuition und empfiehlt drei Modelle, die einem bei der Entscheidung helfen.

 

1. Das 4-Kriterien-Modell

Folgende 4 Kriterien helfen, zu jedem beliebigen Zeitpunkt den nächsten Schritt zu wählen (Reihenfolge beachten):

  1. Kontext. Nächste Schritte wie Brainstorming oder Lesen können praktisch überall durchgeführt werden. Aber der Großteil der nächsten Schritte lässt sich nur in einem bestimmten Kontext erledigen. Manches kann man nur am Rechner erledigen, für anderes braucht man ein Telefon. Manche Schritte kann man nur im Büro erledigen, andere nur daheim oder im Laden. Dieses Kriterium schränkt die Liste der nächsten Schritte, die man aktuell erledigen kann, enorm ein.
  2. Zeit verfügbar. Wenn man nur fünf Minuten Zeit hat, bevor man in ein Meeting muss, kann man keinen nächsten Schritt angehen, der 30 Minuten dauert.
  3. Energie verfügbar. Manche Schritte brauchen ein hohes Level an Kreativität, die nach einem langen Tag meist nicht mehr zur Verfügung steht. Andere Schritte brauchen eher einen ausgeruhten Körper und mache Schritte brauchen weder viel Energie noch einen klaren Kopf.
  4. Priorität. Wenn man mit den ersten drei Kriterien die Liste der möglichen nächsten Schritte reduziert hat, kommt nun die Intuition ins Spiel, um zwischen den verbleibenden, möglichen Schritten zu entscheiden. Die zwei nachfolgenden Modelle helfen dabei, einem klar zu machen, was einem am wichtigsten ist.

2. Das dreifache Modell

Mit dem dreifachen Modell evaluiert man seine tägliche Arbeit. Dabei gibt es drei verschiedene Arten von Arbeiten, die man tun kann:

  • Vordefinierte Arbeit. Wenn man nächste Schritte von seiner Liste durchführt und seine Projekte voranbringt, tut man die Arbeit, die man vorher in den ersten vier Schritten des Prozesses definiert hat.
  • Plötzlich anfallende Arbeit. Häufig taucht im Alltag Arbeit auf, mit der man nicht gerechnet hat und die dadurch nicht vorher definiert wurde. Anrufe, Aufgaben vom Chef, Gespräche. Tut man diese Arbeit, setzt man seine Priorität auf sie statt auf die vordefinierte Arbeit.
  • Arbeit definieren. Um vordefinierte Arbeit zu tun, muss diese Arbeit erstmal definiert werden. Das ist die dritte Form von Arbeit, die man tun kann: die ersten vier Schritte des Prozesses durchführen.

Mit diesem Modell geht man sicher, dass man alle Formen von Arbeit erfasst und im Blick hat.

3. Das 6-Level-Modell

Wir haben uns schon angesehen, dass man bei GTD im Gegensatz zu vielen anderen Selbstmanagementsystemen bei der Arbeit im Alltag anfängt statt mit Lebenszielen. Trotzdem ist auch David Allen der Meinung, dass Prioritäten für gute Entscheidungen der wichtigste Faktor sind.

Dazu hat er ein Modell entwickelt, das einem sechs Perspektiven auf die eigene Arbeit gibt und einem dabei hilft aus jeder Perspektive Prioritäten zu setzen. Das Modell bedient sich dabei der Höhenangaben aus der Luftfahrt.

50,000+ Fuß: Das Leben

40,000 Fuß: Vision für die nächsten 3 bis 5 Jahre

30,000 Fuß: Ziele für die nächsten 1 bis 2 Jahre

20,000 Fuß: Bereiche der Verantwortlichkeit

10,000 Fuß: Aktuelle Projekte

Startbahn: Nächste Schritte

Wie ein Flugzeug starten wir dabei auf der Startbahn:

Startbahn: Nächste Schritte. Das sind die Listen mit nächsten Schritten und Aufgaben. All die E-Mails, die beantwortet werden müssen, Anrufe, die erledigt werden sollen, etc. Je nach Umfang sind das gut 300 bis 500 Stunden an Arbeit, wenn nichts mehr dazu käme.

10,000 Fuß: Aktuelle Projekte. Die nächsten Schritte sind aus den 30 bis 100 Projekten entstanden, die man aktuell am laufen hat. Das sind die kurzfristigen Ergebnisse, die man erreichen will. Ob das nun die Organisation einer Konferenz oder das Finden eines neuen Zahnarztes ist.

20,000 Fuß: Bereich der Verantwortlichkeit. Die meisten Projekte entstehen aus der Verantwortlichkeit für bestimmte Bereiche. In der Regel hat man 10 bis 15 von diesen Bereichen, in denen man Ergebnisse erreichen will. Im Beruf können das Bereiche wie strategische Planung, Mitarbeiterentwicklung oder Kundenservice sein. Im privaten gehören Gesundheit, Familie und Finanzen zu den Bereichen. Mit Hilfe einer Liste dieser Bereiche kann man die aktuellen Projekte besser evaluieren und gegebenenfalls ergänzen.

30,000 Fuß: Ziele für die nächsten 1 bis 2 Jahre. Arbeit und Verantwortlichkeiten entwickeln sich ständig weiter. Neue Bereiche der Verantwortung kommen dazu andere werden unwichtiger. Wenn man sich Ziele mit 1 bis 2 Jahren als Perspektive setzt, werden dadurch bestimmte Dinge im Leben wichtiger und andere unwichtiger werden.

40,000 Fuß: Vision für die nächsten 3 bis 5 Jahre. Wenn man sich soweit in die Zukunft bewegt, wird die Perspektive immer größer. Man denkt in Karriere- und Familiengrößen. Trends und Marktveränderungen sowie andere äußere Umstände spielen eine Rolle. Entscheidungen aus dieser Höhe haben großen Einfluss auf die eigene Arbeit auf vielen Leveln.

50,000+ Fuß: Das Leben. Hier geht?s um das große Ganze. Warum existiert man? David Allen nennt das die ultimative Jobbeschreibung. Alle Ziele, Visionen, Projekte und nächste Schritte gehen von dieser Perspektive aus und führen schließlich wieder zu ihr hin.

David Allen betont, dass dieses Modell nur eine abstrakte Hilfe ist, die niemals der Realität entsprechen kann. Vieles, worüber man nachdenkt, wird nicht direkt auf ein Level passen. Trotzdem kann das Modell sehr hilfreich sein, um einen ganzheitlichen Blick auf das eigene Leben und die eigenen Prioritäten zu bekommen.

Ein ganzheitlicher Blick hilft einem wiederum im Alltag intiuitiv zu entscheiden, welcher Schritt der nächste sein soll und die Arbeit durchzuführen.

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