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10.08.07

Am Wochenende: Wiedervorlage bauen

Diesmal unser Vorschlag fürs Wochenend-Projekt, zum Kaufen oder Basteln: Ein Wiedervorlagesystem für die 31 (oder weniger) Tage des Monats und die 12 Monate des Jahres.

Die Wiedervorlage ist ein wesentlicher Bestandteil der Methode von Getting Things Done (dort heißt sie "Tickler File"), aber keineswegs eine Erfindung David Allens. Zuhause habe ich einen geerbten Wiedervorlage-Ordner, der mir aus einer Zeit zu stammen scheint, in der Informations-Flut und überfüllte Postfächer noch kein so enormes Problem gewesen sein dürften.

Diese Modelle gibt es übrigens immer noch bei jedem gewöhnlichen Büromaterial-Dealer, sie heißen Pultordner und sind meist von 1-12, 1-31 oder 1-31 plus I-XII aufgeteilt. Die letzte Version entspricht den berühmten 43 Folders, dem GTD-Tickler-File: 31 Ordner für die Tage, 12 für die Monate.

Wofür benutzt man die Wiedervorlage?

  • Ihr habt Euch beim Vermieter wegen irgendetwas beschwert und wollt nicht wie beim letzten Mal zehn Wochen auf die Antwort warten: Eine Notiz, fünf Tage nach der Beschwerde in den Wiedervorlage-Ordner gelegt, erinnert ans Nachhaken.
  • Unterlagen, die für ein Meeting nächste Woche benötigt werden, liegen schon vor: Ab ins Fach des entsprechenden Tages (wenn die Sitzung erst nächsten Monat ist, ins passende Monatsfach).
  • Auch die To-Do-Liste mit den drei bis fünf wichtigsten Aufgaben des Tages (mehr zur 3-bis-5-Liste hier) kann man sich jeden Abend in den Ordner für den nächsten Tag legen.
  • Und mein Lieblingsbeispiel: Die gekauften Flugtickets zum Tag der Abreise. Nix mehr mit Suchen in Papierstapeln, "Hier müssen die doch eigentlich sein", während das Taxi wartet.

Das Grundprinzip der Wiedervorlage ist das von Getting Things Done: Raus aus dem Kopf mit all den Dingen, an die man denken muss, rein in ein verlässliches System, um sie dann vergessen zu können in der Sicherheit, rechtzeitig daran erinnert zu werden.

Wer die Pultordner zu mächtig findet, kann sich sein Tickler File auch selbst basteln. Die sparsamste Variante besteht aus 43 großen Briefumschlägen, gegebenenfalls mit Falttaschen. Das hat den Vorteil, dass man auch sperrigere Dinge wie CDs oder Bücher dort ablegen kann. Wichtig: Das Ding muss in Reichweite sein, also zum Beispiel direkt auf dem Schreibtisch liegen. Wer erst aufstehen muss, um etwas im Wiedervorlagesystem abzulegen, wird es im Zweifelsfall da lassen, wo es ist.

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