21. Jahrhundert hin oder her: Es gibt noch viele evolutionär bedingte Abläufe in uns, auf die wir beim Arbeiten Rücksicht nehmen sollten - etwa wenn es darum geht, eine Botschaft so zu vermitteln, dass sie beim Empfänger ankommt.
Unsere Aufmerksamkeit funktioniert heute noch genau so wie vor tausenden von Jahren. Unsere biologischen Abläufe haben sich seit dieser Zeit kaum verändert. Wir haben unser Umfeld verändert, wir haben unsere Lebensweise verändert, wir haben die Welt verändert. Doch auf einer ganz grundlegenden Ebene funktionieren wir noch genau so wie die Jäger und Sammler vor Millionen Jahren.
Was hat das mit Produktivität zu tun?
Sehr viel! Denn viele unserer Angewohnheiten und viele unserer Tätigkeiten sind mit unseren biologischen Mechanismen und Bedürfnissen nicht vereinbar. Denken wir an Schichtarbeit: Schichtarbeit ist in vielen Branchen nötig oder sogar überlebenswichtig, widerspricht aber unserer biologischen Natur und dem natürlichen Wechsel von Tag und Nacht, an den sich unser Körper in Millionen von Jahren gewöhnt und angepasst hat. Deshalb birgt Schichtarbeit immer ein gesundheitliches Risiko . Zweifellos steigen die betriebliche Effizienz und Effektivität, wenn Maschinen rund um die Uhr produzieren, aber ob das nicht auch auf Kosten der persönlichen Produktivität geht?
So gibt es viele evolutionär bedingte Abläufe in uns, die wir bei unserer Arbeit berücksichtigen können. In diesem Artikel konzentriere ich mich vor allem auf Kommunikation: Wie kann ich meine Botschaft aufarbeiten, damit sie beim Empfänger ankommt, egal ob in einem Zweier-Gespräch oder einer Präsentation?
10-Minuten-Regel
Die Neuropsychologie weiß zwar nicht wieso, kann aber empirisch nachweisen, dass die Aufmerksamkeit nach 10 Minuten rapide nachlässt. Du hast also 10 Minuten Zeit, jemandem etwas zu erklären, danach ist Feierabend. Rechne nicht damit, dass der andere danach noch etwas mitnimmt, wenn Du nicht sofort reagierst. Du musst also die Aufmerksamkeit wieder gewinnen. Drei Dinge gibt es, auf die das Gehirn am besten reagiert: Gefühle, Bedrohungen oder sexuelle Stimulation.
Gefühle, Bedrohungen, sexuelle Stimulation
Überleg nur mal, weshalb Werbung oft mit kleinen Kindern, Tieren oder nackter Haut arbeitet. Um die Aufmerksamkeit hochzuhalten, würdest Du also am besten alle 10 Minuten eine Auflockerung einstreuen, die mit Gefühlen, Bedrohungen oder sexueller Stimulation arbeitet. Das klingt etwas kompliziert. Am einfachsten und "ungefährlichsten" ist es tatsächlich auch, in die Gefühlskiste zu greifen: Erzähl eine spannende Geschichte, zeig ein überraschendes Bild oder ein mitreißendes Video, erzähl einen Witz, und schon wird die Aufmerksamkeit wieder Dir gehören. Wenn diese Unterbrechung auch noch relevant für Dein Thema ist, bleibt Dein Gegenüber bei der Sache.
Multitasking ist eine Illusion
Multitasking ist unmöglich. Bei mehreren Aufgaben gleichzeitig weist das Gehirn lediglich jeder Aufgabe eine bestimmte Aufmerksamkeitsspanne zu, aber bearbeitet nie zwei Dinge gleichzeitig, sobald Aufmerksamkeit mit im Spiel ist. Dieser letzte Teilsatz ist wichtig: Wir können sehr wohl gleichzeitig atmen und gehen. Aber wir können nicht gleichzeitig telefonieren und eine Mail schreiben. Aufmerksamkeit richtet sich immer nur auf eine Sache, sie kann nicht geteilt werden. Das Hirn weist seine Kapazität nacheinander den beiden Aufgaben zu mit der Folge, dass die Fehlerrate um bis zu 50% steigt und Du bis zu doppelt so lange brauchst, um die Aufgaben zu erledigen. Das hat Folgen für Präsentationen: Versuche nicht, Deine Folien so vollzupacken wie möglich. Deine Zuhörer werden automatisch die Folien lesen, und genauso automatisch verlierst Du die Aufmerksamkeit für Deine Ausführungen. Wer liest, wird Dir nicht zuhören (können). Er wird erst wieder einsteigen, wenn er die Folie gelesen hat, aber wird den Faden nicht so schnell wieder finden. Benutze Folien darum lediglich zur Illustration Deiner Ausführungen und nicht als Zusammenfassung.
Die Suche nach der Struktur
Das menschliche Gehirn sucht automatisch nach einer Struktur. Es kann mit Unordnung nicht leben. Das Gehirn muss in Bruchteilen einer Sekunde eine Situation einschätzen können und Entscheidungen treffen. Schaut Euch folgendes Wort an:
"flkasjdfimgrifflkjds"
Viele von Euch werden sofort "imgriff" darin entdeckt habe, ein Wort, das Ihr kennt und das als Struktur aus dem Buchstabensalat hervor sticht. Das lässt sich ausnützen: Die erste Aussage sollte immer die Botschaft an sich sein - und das so kurz wie möglich. Was ist Deine Hauptaussage? Erst dann kannst Du die Hauptaussage weiter aufteilen und die Details hinzufügen. Die Einzelheiten stehen so immer im Zusammenhang mit Deiner Botschaft. Steve Jobs und Apple setzen dies optimal um (zumindest auf Englisch): Das neue iPhone wird nicht mit irgendwelchen technischen Details angepriesen ("neu mit HSDPA"), sondern schlicht und einfach mit: "Twice as fast. Half the price." Peng, das sitzt. Das ist die Hauptbotschaft, die gleichzeitig die Aufmerksamkeit nach oben schnellen lässt. Alles, was danach folgt (egal ob auf der Website oder auf der Keynote von Steve Jobs), führt im Wesentlichen nur noch diese beiden Sätze genauer aus.
Erinnerung sucht Muster
Prinzipiell funktioniert die Erinnerung wie eine Wiese, wo jemand immer den gleichen Weg nimmt. Mit der Zeit ergibt sich ein Trampelpfad, den man nicht mehr wegbekommt und der noch lange sichtbar bleibt, auch wenn niemand mehr dort entlang läuft. Die Erinnerung funktioniert ähnlich und sucht ständig nach Altbekanntem. Je häufiger man etwas wiederholt, desto besser erinnert man sich daran. Deshalb immer schön die Botschaft wiederholen, damit sie sich auch in den Köpfen festsetzt.
