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09.06.10Leser-Kommentare

Ablage im Griff (6): Manila Folders

Als nächstes Beispiels in unserer Serie «Ablage im Griff» stellen wir heute einen Klassiker vor: Die Manila Folders.

Manila Folders sind in den USA in verschiedenen Formen stark verbreitet. In der Produktivitätsszene bekannt(er) wurden sie, da David Allen, der «Erfinder» von GTD, sie für seine Referenzablage nutzt. In der - nicht so gelungenen - deutschen Übersetzung von «Getting Things Done», Wie ich die Dinge geregelt kriege, werden sie als «Ordner» oder sogar «Aktenordner» übersetzt, was leider komplett falsch ist und zu einigen Missverständnissen geführt hat. Der korrekte Begriff wäre «Einstellmappen», der allerdings hierzulande auch nicht sehr verbreitet ist.

Und wenn ich schon dabei bin, Dinge richtig zu stellen: Manila ist nicht etwa eine Firmenbezeichnung, sondern geht auf den englischen Namen des ursprünglichen Rohstoffes zurück: Manila hemp (ist nicht mir Hanf verwandt) oder Abaca.

[photos title="Manila Folders im Einsatz"]

Rund um den Globus versuchen Fans von GTD, die originalen Manila Folders aufzutreiben, um genau so zu arbeiten wie David Allen. Ein Freund von mir, Etienne Abelin , arbeitet auch mit diesem System und hat mir ein paar Fragen dazu beantwortet. Etienne ist in zwei Welten zu Hause: Er ist Musiker (Violine) und macht «nebenbei» einen MBA. Entsprechend viel muss er organisieren und verwalten. Das tut er mit GTD und arbeitet recht nahe am Original - inklusive Manila Folders.

Bei den Manila Folders handelt es sich um Einstellmappen mit einem fest fixierten Reiter. Der Reiter befindet sich links, in der Mitte oder rechts. Es gibt zwar auch andere Varianten, aber ich beschränke mich hier auf die 3-Reiter-Variante. Der Reiter ist fix mit der Mappe verbaut und kann nicht selber platziert werden, wie das etwa bei den Systemen Classei und Mappei der Fall ist. Übrigens hat wohl jeder die Form der Manila Folders schon einmal gesehen; sie waren nämlich das Vorbild für die Ordner-Icons, die wir alle auf dem Desktop unserer Computer haben.

Manila Folders haben - anders als die Classei- oder Mappei-Mappen - keine Seitenlaschen. Damit können die Dokumente beim Transport herausfallen. Ausserdem sind sie etwas dicker. Die Reiter lassen sich sehr schnell beschriften, da sie ja schon Teil der Mappe sind und nicht zuerst angebracht werden müssen. Das heißt aber auch, dass man sich für die Reiter ein System zurechtlegen muss, denn einmal beschriftet lässt sich an der Position nichts mehr korrigieren. Für solch ein System gibt es mehrere Möglichkeiten:

Der Reihe nach

Stichwörter mit A kommen auf den linken Reiter, die mit B auf den mittleren, die mit C auf den rechten. Dann fängt man wieder vorne an: D links, E Mitte, F rechts, G links, H Mitte, I rechts und so weiter.

Thematisch

Eine andere Möglichkeit ist die, für thematische/inhaltliche Kategorien je einen Reiterplatz zu bestimmen. So kann man zum Beispiel alle Projekte mit dem mittleren Reiter einordnen und allen Kunden eine Mappe mit rechtem Reiter geben.

Wild und doch geordnet

Diese Methode ist wohl am weitesten verbreitet. Machen wir ein Beispiel:

  • Mappe AAA ist auf dem linken Reiter beschriftet.
  • Mappe BBB ist auf dem mittleren Reiter beschriftet.
  • Mappe CCC auf dem rechten,
  • Mappe DDD wieder auf dem linken
  • usw.

Kommt jetzt eine Mappe «Alpha» hinzu, gehört sie logischerweise zwischen Mappe AAA und Mappe BBB. Sie wird also zwischen die AAA und BBB gesteckt, aber auf dem rechten Reiter beschriftet. So sieht man auf einen Blick ganz vorne die Mappe AAA (links beschriftet), als zweites Alpha (rechts beschriftet) und an dritter Stelle BBB (mittig beschriftet); kein Reiter der drei Mappen ist verdeckt. CCC ist trotzdem noch lesbar, da sich zwischen Alpha und CCC (die beide rechts beschriftet sind) noch BBB (mittlerer Reiter) befindet und so einen Abstand schafft. Alles klar?

Machen wir den Test: Was für einen Folder nimmt man, wenn eine Mappe «Badezimmer» hinzukommt?

Richtig, ein Folder, der links beschriftet werden kann. Weshalb? «Badezimmer» landet zwischen Alpha (rechts beschriftet) und BBB (mittig beschriftet). Also wird Badezimmer auf dem «freien» Reiter, nämlich links beschriftet. Wenn man eine Weile mit diesem System gearbeitet hat, merkt man, wie es funktioniert und wie schnell und einleuchtend es in der Praxis ist.

Die Vor- und Nachteile von Manila Folders auf einen Blick:

Vorteile von Manila Folders

  • Manila Folders sind stabil, da aus recht dickem Papier hergestellt.
  • Sie sind sehr schnell beschriftet, da keine Reiter angebracht werden müssen.
  • Sie sind günstiger als Classei/Mappei.

Nachteile von Manila Folders

  • Sie sind bei uns nicht sehr verbreitet und entsprechend nicht einfach zu beschaffen.
  • Manila Folders haben keine Seitenlaschen, die Dokumente können herausfallen.
  • Es ist nur eine Dicke erhältlich. Sobald man eine dickere Akte anlegen will, hat man ein Problem.

Bei uns findet man - soweit ich weiss - keine Einstellmappen mit der Bezeichnung «Manila Folders». Allerdings gibt es die Wie ich die Dinge geregelt kriege, die den Manila Folders sehr ähnlich sind, sowie - etwas besser erhältlich - von Leitz die Wie ich die Dinge geregelt kriege mit fünf Tabs.

Update: Nimue hat per Kommentar auf die Einstellmappen von Smead hingewiesen - 3 große Tabs, 100 Stück für 17,90 Euro zzgl. Versand Wie ich die Dinge geregelt kriege. Danke für den Tipp!

Alle bisher erschienenen Artikel der Serie "Ablage im Griff":

[postlist "Ablage im Griff"]

Kommentare

  • Nimue

    09.06.10 (11:21:55)

    Die Mappen sind von Smead und bei Amazon oder http://www.derpflueger.de/ erhältlich. Das ist das System, das ich letzthin mal erwähnt hatte, nur das ich die Reiterreihenfolge etwas anders nutze.

  • Münchnerin

    09.06.10 (21:21:09)

    In der Tat findet man bei uns keine Manila Folders im Schreibwarenbedarf. Dafür Einstellmappen in Hülle und Fülle. Mit Tabs, für Reiter, in verschiedenen Kartonstärken... Auf deutsch heißt das Material eben Kraftkarton oder Natronkarton. Aber immer dran denken: GTD ist eine Methode, kein Material und auch kein Gadget.

  • Florian Steglich

    09.06.10 (21:34:06)

    Ja, natürlich Einstellmappen, das steht ja auch oben im Artikel - allerdings habe ich die im Schreibwarenbedarf bisher noch nirgends «in Hülle und Fülle» gesehen. Einigermaßen sortierte Läden haben oft die Leitz-Serie, aber das war’s meist auch schon. Alles andere sind Hängemappen und ähnliches.

  • Martin L.

    09.06.10 (22:49:08)

    Was ich mich immer wieder frage: Was verwendet ihr um die Mappen zu Hause/im Büro aufzubewahren? Für Hängeregistratur gibt es ja viel passendes, aber zu den Manila Folders "gehört" ursprünglich der typische amerikanische "File Drawer" mit 4 oder 5 Schubladen und federnder Rückwand (damit die Akten nicht umfallen). Die dürften hier noch schwerer zu bekommen sein als die Einstellmappen an sich... Gibt es da allgemeine Tipps oder verwendet ihr alle "was sich so passendes gefunden hat"?

  • Florian Steglich

    10.06.10 (08:30:04)

    » Martin L.: Viele verwenden Kunststoffboxen, die es in passenden Größen etwa von Mappei und Classei gibt (hier ein Bild davon) - die funktionieren auch für die hier im Artikel vorgestellten Einstellmappen. Eine andere Möglichkeit ist eine Art Kombination von Hängeregistratur und Einstellmappen: Man legt sich einige breite Hängemappen, sogenannte Hängesammler, zu, die unten einen Kunstoffboden haben, wodurch sie breiter bzw. "stabil breiter" sind als normale Hängemappen (siehe Google-Bildersuche). In diese Hängesammler kann man dann jeweils mehrere Einstellmappen stellen. Das hat sogar einen Vorteil: Man kann die ganze Ablage in einem Hängeregisterschrank verstecken und hat so nicht die doch eher häßlichen Boxen im Blickfeld; außerdem kann man aus der Not eine Tugend machen und die Hängesammler nach Oberkategorien einsetzen (die haben ja wiederum auch einen Reiter). Beispiel: Hängesammler "Finanzen", darin Einstellmappen "Bank", "Kreditkarte", "Fonds", "Altersvorsorge" etc.

  • Olaf

    10.06.10 (11:04:20)

    Oder man nimmt für die Einstellmappen die Karteiboxen der Fa. Semikolon (http://pourbelle.de/aufbe…ivate-karteibox.html), die sehen schicker als Kunststoffboxen aus, die Frage ist natürlich nur wie lange…hatte ich ja auch schon im 4. Teil erwähnt.

  • Nimue

    10.06.10 (11:06:36)

    Ein guter Rat (aus Erfahrung wird Frau klug): Sortiert nicht zu fein. Sonst wird es wieder zu kompliziert. Ich hatte anfangs für jeden Vorgang eine Mappe, das habe ich dann zusammengestrichen. zb. KFZ-Steuer, Lohnsteuer, Schriftverkehr Finanzamt von Einzelmappen zu einer Mappe "Finanzamt". KFZ-Versicherung ist jetzt in de Mappe "Versicherungen", usw.

  • Olaf

    10.06.10 (11:09:20)

    @Nimue Werden die Mappen dadurch nicht zu dick? Bei mir haben die Unterlagen zur Einkommenssteuererklärung schon gute 30 Seiten für ein Jahr... Und wie machst du das dann mit einer Unterteilung bei den Versicherungen?

  • Olaf

    10.06.10 (11:11:08)

    Sorry, der Link hat sich geändert: http://www.pourbelle.de/aufbewahrung/semikolonpapeterie/private-karteibox.html

  • Florian Steglich

    10.06.10 (11:13:52)

    Sehr guter Tipp, danke! Die Semikolon-Boxen scheinen generell recht stabil zu sein, aber im Dauereinsatz kenne ich sie auch nicht.

  • Peter

    10.06.10 (13:44:23)

    Oder bei Schaefer-Shop http://www.schaefer-shop.ch/shop/einstellmappen-super-tab-atlanta/2,3136,0,10058339,0,0/ auch .de .at etc. (sehr guter Service!)

  • Nimue

    10.06.10 (14:31:05)

    @Olaf Das Weib hat nicht soviel Papierkram, von daher hab ich mit der Bestückung der Einstellmappen nicht wirklich ein Problem. Die Mappern von Smead sind auch bis zu 2 cm Stärke falzbar, das ist kein Problem.

  • Münchnerin

    10.06.10 (20:43:44)

    Im Schreibwarenhandel kaufe ich sehr selten. Da mag es in der Tat schwierig sein. Aber online Schreibwarenhändler haben Einstellmappen. MartinL., ich habe Hängeauszüge und darin Classei-Boxen für meine Einstellmappen. Die Kartons von Semikolon sind ja wirklich sehr schön. Aber einen Auszug mit Zugriff von oben finde ich praktischer.

  • Nimue

    10.06.10 (21:00:39)

    Im Schreibwarenhandel kaufe ich sehr selten. Da mag es in der Tat schwierig sein. Aber online Schreibwarenhändler haben Einstellmappen. So eine Einstellung sorgt für leere Innenstädte. Der Pflüger zb. ist ein örtlicher Schreibwarenhändler, der einem alles besorgt, was man möchte. Und in der Regel sogar günstiger als der onlinehändler. Versucht es mal, anstatt den Branchenriesen zu unterstützen, bei den örtlichen Händlern nachfragen. Egal worum es geht. Support your local dealer!

  • Münchnerin

    11.06.10 (22:55:05)

    Nimue, ich bin eine große Freundin des lokalen Einzelhandels und kaufe beispielsweise Kleidung gerne in kleinen Läden. Aber unseren Schreibwarenbedarf im Büro deckt unsere Sekretärin per Telefon oder online. "Persönlich einkaufen gehen" wäre einfach dafür zu zeitaufwändig und damit zu teuer. Ganz abgesehen davon, dass wir z.B. Papier gleich palettenweise bestellen. Falls es dich tröstet: Die Firma, bei der wir kaufen, hat ihren Sitz hier.

  • Till

    12.08.10 (10:54:56)

    Die Mappen von Smead und Atlanta scheinen die gleichen zu sein, so leitet http://www.smead.eu einen nach http://www.atlanta-office.eu weiter. Eine noch günstigere Quelle für die Mappen ist übrigens Tradoria mit 12,80 Euro mit kostenlosem Versand ab 60 Euro: http://www.tradoria.de/p/atlanta-super-tab-einstellmappen-a4-chamois-mit-intigriertem-reiter-art-nr-a60026437-129816106 Irgendwie bekommt man da auch noch einen 5 Euro Gutschein, zumindest wurde mir mal einer angeboten, als ich zum ersten mal auf der Seite war.

  • Florian Steglich

    12.08.10 (16:39:26)

    Guter Tipp, danke!

  • Till

    23.08.10 (19:32:24)

    Bei der praktischen Umsetzung ist mir noch ein Nachteil der Manila Folders mit dem "Wild und doch geordnet" System aufgefallen. Man braucht doppelt so viele Mappen mit einem Reiter in der Mitte, als jeweils von den anderen. Die Mappen nähern sich ja dieser Ordnung an: LM RM LM RM Dadurch sammeln sich leere, unnutzbare Mappen mit linkem und mittleren Reiter an, da man immer nur ein Sortiment mit gleichen Anteilen von allen drei Sorten bekommt. Oder gibt es auch irgendwo nur Mappen mit mittlerem Reiter?

  • Miriam

    24.09.10 (10:02:50)

    Ich finde die Manila folders (Einstellmappen) auch toll, schon allein, weil mich die Haken der Hängemappen bei Benutzung und Transport stören. Das Problem der Aufbewahrung ist allerdings tatsächlich leidig. Derzeit geht für mich sehr gut die "STRIKT"-Box von Ikea: http://www.ikea.com/de/de/catalog/products/00168240 Die Mappen stehen oben etwas raus - ich mag das, man kann besser blättern, ist aber Geschmackssache. Und die Boxen sind recht groß, werden also schwer. Nichts zum eben mal aus dem Regal ziehen. Derzeit komme ich mit zwei von diesen Boxen hin, aber auf die Dauer wäre ein "file drawer" sehr praktisch. Bisher sehe ich die aber wirklich nur für Hängemappen - und hässlich finde ich sie auch noch (home-office, bitte kein Büro-grau oder "Pseudo-Holz-Musterung"!)

  • Martin L.

    28.09.10 (06:01:12)

    Inzwischen hab ich mich auch für eine Lösung entschieden und werde mich daran machen sie auszuprobieren sobald alles hier ist: Einstellmappen ("Manila Folders") in Hängesammlern im Hängeregisterschrank. Ich konnte mich nicht mit dem Gedanken anfreunden überall Kästen herumstehen zu haben (Mappei/Classei), wollte aber auch keine harten Kästen in der Hängeregistratur haben (mangelnde Flexibilität und höhere Kosten). Das System wird zwar nicht farbig werden, aber vielleicht hilft das sogar, denn ein zusätzlicher Hintergedanke ist es die Kategorien die man bei Classei/Mappei über Farben bildet hier über die Hängesammler zu bilden. Da es die in verschiedenen Stärken gibt halte ich das für absolut machbar. Nebenbei kann ich so auch noch umsortieren nachdem die Reiter schon beschriftet sind, das erleichtert mir hoffentlich den Einstieg. Das positivst mögliche Ergebnis wäre also wohl die Vorteile von Classei/Mappei zu haben bei deutlich geringeren Kosten... ich werd' es sehen... In dem Sinne vielen Dank für die vielen wertvollen Tipps an alle, ihr habt mir wirklich geholfen! Und auch wenn es jetzt quasi schon zu spät ist weil das Geld ausgegeben ist, ich würd mich weiter über Kommentare freuen. @Till: Ich hab das mal kurz versucht theoretisch durchzuspielen und kann es noch nicht nachvollziehen. Es gibt doch 6 Ausgangsvarianten, von denen jeweils 2 zu einer der Mappensorten führen und alle sind gleich wahrscheinlich, oder? Naja unabhängig von aller Theorie werd' ich das ja selbst sehen... @Miriam: Meine neue Hängeregistratur ist übrigens auch von Ikea... sie ist zwar Büro-Grau und hebt sich dadurch auch noch von der Pseudo-Holz-Musterung der anderen (Ikea-)Möbel drumherum ab, aber das gibt ihr irgendwie einen seriösen Anstrich und steigert die Motivation sie auch weiter zu verwenden und zu pflegen. ;-)

  • Frank

    28.09.10 (18:45:52)

    Einstellmappen Super Tab, 100 Stück EUR 17,90 Ähneln meiner Meinung mehr den Manila File Foldern. Doch wo packt man die am besten rein?

  • Aktendeckel

    31.12.10 (23:01:27)

    Also, Aktendeckel oder Umlaufmappe nennt man das Ganze im Deutschen. Und wieso nimmt man einen Aktendeckel mit Tab? Das beste ist: Elba 80434 (dazu halt die Klebezettel von dem sündteurem Mappei oder Classei) --> Und schon hat man Mappei oder Classei für einen vernünftigen Preis (1/5 oder so).

  • stewi

    19.03.11 (19:23:37)

    Hallo zusammen. Herzlichen Dank für den Artikel und die Kommentare. Ich bin auf der Suche nach Aufbewahrungsmöglichkeiten für die SuperTab-Mappen, die ich seit ca. einem Jahr einsetze, auf diese Seite gestoßen. Auf die IKEA-Boxen wäre ich nie gekommen. Einfach genial! Herzlichen Dank @Miriam. Auch die anderen Boxen werde ich mir noch genauer ansehen. Noch eine Anmerkung zum Artikel: Zwei der - für mich - großen Vorteile der Manila-Folders oder SuperTabs oder Einstellmappen oder wie auch immer möchte ich hinzufügen. (1) Die "Umschlag"-Funktion: Dadurch, dass sie eben *keine* Laschen an den Seiten haben, kann ich die Dinger wie ein Heft hochkant vor mich auf den Schreibtisch legen und "aufschlagen". Das ist für mich sehr vorteilhaft, da ich den ganzen Tag zwischen vielen kleinen Projekten umschalten muss. Das gerade bearbeitete Projekt ist aufgeklappt und damit alle Papiere im Zugriff, alle anderen Projekte sind zu. An den meisten Tagen liegen ca. 10 geschlossene Projektmappen in 2 Stapeln vor mir und das aktuelle Projekt liegt geöffnet oben auf den beiden Stapeln. (Das ergibt dann nebenbei eine spitzenmäßige Handballen-Auflage vor der Tastatur ;-) ) (2) Die "Datenträger"-Funktion: Wenn die Mappe wie ein Schulheft vor mir auf dem Schreibtisch liegt (Tab schaut nach rechts) und ich die Mappe öffne, dann sehe ich die Innenseite des "linken" Mappenteils. Meine Projekte sind übrigens Reparaturaufträge für Fahrzeuge. Ich habe mir angewöhnt, auf eben diese Innenseite die technischen Daten des jeweiligen Kundenfahrzeugs aufzuschreiben bzw. div. Datenblätter einzukleben. Das spart mir tagsüber eine Menge Zeit! Noch einmal herzlichen Dank für die wertvollen Tipps und vielleicht konnte ich mit meinen Tipps ein klein wenig zurück geben. Dank & Gruß, Stefan.

  • Franzis Khan

    18.08.11 (11:16:42)

    Anbieter für solche Ablagen und andere Büroeinrichtungen, Büromöbel kann man auch unter http://www.all-office.ch suchen und vergleichen.. Da findet man bestimmt das preisgünstigste Angebot zumindest im schweizer Raum!

  • einsteller

    15.01.12 (08:15:30)

    Link zu Pourbelle ist jetzt http://www.pourbelle.de/private-karteibox-12.html

  • Andre

    30.03.12 (14:30:52)

    Der letzte Kommentar ist von 2010, und ich habe unter den angegebenen Links die Produkte nicht gefunden. Allerdings gibt es die Mappen jetzt auch von Leitz (Esselte) bei uns zu kriegen, vielleicht hilft das jemandem: "Leitz Einstellmappe mit Tab 2434/2434-00-11 A4 chamois 230g/qm Inh.100" Das sind dann aber 5, und nicht 3 Tabs. Sinnvollerweise mit den Stichwörtern "Einstellmappe" "Leitz" "Tab" z.B. bei Amazon — oder beim lokalen Büromaterialhändler suchen.

  • Andre

    08.04.12 (11:25:25)

    Apropos, kennt ihr ein System für alphabetische Sortierung und 5 Tabs (ausser nach 5 Hauptkategorien, was evident ist)? mit pro Buchstaben neue Tab-Position kriegt ich das Problem, dass mir "unnütze" Folder übrigbleiben, und ich neue Stes bestellen muss, weil ja im Deutschen (auch in keiner anderen Sprache) die Wörter mit allen Buchstaben gleichmäßig beginnen...

  • Frank

    28.08.13 (23:24:42)

    Diese STRIKT-Boxen scheint es bei Ikea nicht mehr zu geben... kennt jemand vergleichbare Boxen (gerne auch aus Schweden :-)), in das diese Einstellmappen gut hineinpassen? Frank

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