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27.01.10

Ablage im Griff (4): Erste Schritte mit Mappei und Classei

Im letzten Teil unserer Ablage-Serie haben wir die Mappen-Systeme von Classei und Mappei vorgestellt. Da es Leserfragen zum Einstieg in die Systeme gab, berichte ich hier über meine ersten Schritte mit beiden.

Der größte Unterschied zwischen den beiden Anbietern ist wohl der Service-Umfang beim Einstieg. Bei Classei ist die individuelle Beratung im Vorfeld optional, bei Mappei obligatorisch. Aber der Reihe nach:

Einstieg bei Classei mit dem Business-Set

Nach telefonischer Kontaktaufnahme mit Classei und einem kurzen Beratungsgespräch am Telefon haben wir uns für den Einstieg mit dem Business Set von Classei entschieden. Das ist bereits die umfangreiche Version für den Start in das Mappensystem von Classei, sie kostet 125 Euro. Nach etwa zwei Wochen kam das mittelgroße Paket an.

Nach dem Auspacken fand ich folgenden Inhalt:

  • Anleitung und Informationen
  • Drei hellgraue Kunststoff-Boxen mit passenden Hängeleisten
  • Einige Rückenschilder und Sichttaschen, eine Mappenstütze (damit die Mappen in einer halbleeren Box nicht runterrutschen), 100 Standard-Mappen aus leichtem, hellgelbem Karton und 50 Standard-Mappen aus ebensolchem schwereren Karton
  • Verschiedene Bögen Quick-Tabs in den Farben Weiß (zweimal + einmal Big Tabs), Gelb, Rot, Blau, Orange und Rosa sowie einiges weitere Zubehör und sogar einen Folienschreiber zum Beschriften der Tabs und Mappen
  • Zur Vervollständigung dann noch einige Dehn- und Klarsicht-Kombi-Mappen und ein paar Sammler und Leitkarten.

Hier ein paar Bilder von der Auspackzeremonie (Bilder 1-6 in der Galerie):

[photos title="Das Business-Set von Classei"]

Meine Erfahrungen mit Classei

Nach dem Auspacken und Fotografieren habe ich angefangen, das System einzurichten. Die Mappen werden mit den Tabs gekennzeichnet, diese wiederum gibt es in mehreren Farben. Classei empfiehlt, die Farben für Kategorien einzusetzen. Die ersten Fragen waren somit: Welche Kategorien sind sinnvoll? Und welche Farbe nehme ich für welche Kategorie?

Hier wären Tipps hilfreich, denn ich fand es schwer, die Unterlagen meiner vierköpfigen Familie mal eben zu kategorisieren. Dabei ist diese Kategorisierung schon eine richtungsweisende Festlegung - Probleme mit falscher oder unzureichend genauer Kategorisierung stellt man nämlich erst fest, wenn man viele Mappen mit farbigen Tabs gekennzeichnet hat. Dann ist es aber im Rahmen des Business-Sets eigentlich zu spät, um was zu ändern. Meine Empfehlungen an dieser Stelle:

     

  1. Überleg Dir Deine Kategorien im Voraus sehr genau!
  2. Bestell sicherheitshalber gleich weitere Bögen mit Quick-Tabs dazu (die sind wirklich schnell verbraucht)

Im nächsten Schritt habe ich alle meine alten Ordner der Reihe nach durchgearbeitet: Unterlage ausheften, Quick-Tab beschriften, auf Standard-Mappe aufkleben, Unterlagen rein, alphabetisch einsortieren (der Vorgang ist im vorigen Artikel dieser Serie beschrieben und bebildert). Es sind natürlich auch andere Sortierungen denkbar, aber wir haben uns fürs Alphabet entschieden. Insgesamt hat der Übergang vom alten ins neue System, in meinem Fall also von Aktenordnern zu Classei, mehrere Wochen gedauert. Es wäre auch an einem vollständigen Tag gegangen, aber dazu fand ich nie die Zeit.

Beim Einrichten mit Classei (Links: alt, Mitte und rechts: neu)Vieles wird einem erst bei der Benutzung und Einrichtung klar. Die Tipps im Erklärungsheftchen sind recht allgemein gehalten. So habe ich anfangs Rechnungen und Bedienungsanleitungen für Geräte an verschiedenen Stellen abgelegt. Nach einer kurzen Weile fand ich das aber umständlich, weil ich zu viele Mappen beschriften musste. Jetzt packe ich die Rechnung und die Bedienungsanleitung in eine Mappe, was ich von Anfang an hätte machen sollen.

Einstieg bei Mappei mit persönlicher Beratung

Da nun alle Unterlagen meiner kleinen Familie im Classei-Business-Set abgelegt waren, stellte sich die Frage, welche Unterlagen für den Test von Mappei herhalten könnten. Meine Frau betreibt mit sehr viel Elan das Kindermodelabel MASHAMO:KIDS. Da das Label noch jung und somit recht überschaubar ist, teilt meine Frau ihre Arbeit halbwegs hälftig zwischen ihrem Atelier und unserem Wohnzimmer auf, wo die kaufmännischen Unterlagen aufbewahrt sind. Wir entschieden uns, diese Unterlagen mit Mappei zu verwalten.

Nach Terminvereinbarung kam ein freundlicher Vertriebsmitarbeiter von Mappei bei uns vorbei. Er schaute sich das vorhandene Ablagesystem meiner Frau an und sprach mit ihr darüber, wie sie damit arbeitet und welche Anforderungen und Wünsche sie an ihre künftige Ablage hat. Er machte Notizen, schätzte den Umfang unserer Unterlagen ein und legte dann gemeinsam mit meiner Frau fest, was zu uns und unseren Unterlagen passen wird.

Unser persönliches Set von Mappei, für unseren speziellen Fall zusammengestellt im Wert von etwa 300 Euro, kam dann einige Zeit später mit der Post). Wie gesagt: Dieses Paket wird im Beratungsgespräch auf die persönliche Situation angepasst - und kann demzufolge auch mehr oder weniger kosten. In unserem Fall enthielt das Paket sechs Ordnungsboxen aus PVC, 100 Klarsicht-Ordnungsmappen mit Haftstreifen (zur leichten Neukennzeichnung), 100 Ordnungsmappen aus Karton und 20 Aktionsmappen (das sind etwas dickere Klarsicht-Ordnungsmappen, gut zum Transport und für einzelne Projekte). Von den Selbstklebe-Reitern waren jeweils 100 in den Farben Rot, Grün, Blau und Violett dabei sowie ein Folienstift mit Löschwerkzeug, falls man die Reiter für die Aktionsmappen neu beschriften will. Zudem haben wir ein Set für Tages- und Monatstermine erhalten, mit dem man ein Wiedervorlage-System betreiben kann, das auch als Kalender für Aufgaben funktioniert (dazu später mehr in einem Anwenderbericht).

Der komplette Inhalt unseres Mappei-Pakets

Meine Erfahrungen mit Mappei

Als das Paket angekommen war, kam unser Berater nochmal vorbei und half meiner Frau bei der Einrichtung. Er gab Tipps, wie andere ihr System verwenden, überließ die Entscheidung aber letztendlich meiner Frau. Die Umstellung von alten zum neuen System lief an einem Tag, die Hälfte davon war unser Berater anwesend und machte mit.

[photos title="Unser Mappei-System im Bild" pics="7 8 9 10"]

Meine Frau hat sich ihre Kategorien überlegt und die entsprechenden Farben für die Selbstklebe-Reiter ausgewählt. Sie verwendet Leitkarten zur Unterteilung der Kategorien. Die Selbstklebe-Reiter wurden beschriftet und auf die Mappen geklebt. Nach und nach wurden die Ordnungsmappen befüllt (Bilder zu allen Schritten in der Galerie).

Das Ganze ging unerwartet schnell. Unser Schreibtisch ist jetzt ordentlicher, die Ablage funktioniert blendend. Einige Unterlagen legen wir aber wie bisher ab: Die Steuererklärung und Umsatzsteuersachen funktionieren mit Mappei (oder Classei) nicht wirklich, finden wir. Zwar kann man die Unterlagen monatlich in einer Ordnungsmappe sammeln, aber dann soll es ja chronologisch abgeheftet werden. Zwar gibt's dafür auch Heftstreifen für die Mappen der beiden Anbieter, aber meine Frau wird die fertig abgerechneten Steuersachen dann wohl doch im Hefter sammeln.

Fazit

Jede(r) muss sich selber das System aussuchen, das am besten passt. Ich finde die Beratung bei Mappei wirklich hilfreich. Dafür ist das Einstiegsset von Classei in unserem Fall billiger gewesen (allerdings lassen sich die oben genannten Preise wegen des unterschiedlichen Umfangs definitiv NICHT vergleichen). Meine Ablagen sind jetzt jedenfalls besser in Schuss. Gerade das sonst lästige Einsortieren neu hinzugekommener Unterlagen geht mit den Mappen von Mappei und Classei deutlich schneller. Ich kann beide Systeme also auf jeden Fall empfehlen.

Alle bisher erschienenen Artikel der Serie "Ablage im Griff":

[postlist "Ablage im Griff"]

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