<< Themensammlung Organisieren

11.06.09Leser-Kommentare

Ablage im Griff (2): Standard-Hängemappen

Wie in Teil 1 unserer Serie zu Ablagesystemen bereits ausgeführt, wollen Ivan und ich am eigenen Beispiel testen, wie gut wir mit den verschiedenen Ablagesystemen klarkommen. Heute will ich den Klassiker vorstellen: Hängemappen. Wir setzen sie beispielsweise in meiner Firma alpha-board, einem Berliner Dienstleister für Elektronik-Design und Leiterplatten, für die Bearbeitung und Ablage aller unserer Aufträge ein.

Wie sieht eine Hängemappe aus?

Hängemappen (auch Hängeregistraturen genannt) gibt's bei jedem Versand oder Schreibwarenladen. Sie kommen im Format A4 daher und sind meist aus Recycling-Karton, der mit 175-230 g/m² ordentlich was aushält. Dazu gibt's Reiter und Beschriftungsschilder, die man in die an der oberen Kante vorgesehenen Löcher einrasten kann. Es gibt vertikale und laterale Hängemappen, die sich darin unterscheiden, wie man sie befüllt und wo man sie aufhängt.

Links und rechts sind Stoffbänder angeklebt. So kann seitlich nichts aus der Mappe rausfallen, man kann die Mappe aber auch nicht aufschlagen wie einen Hefter und darin blättern. Das soll man aber auch nicht: in Hängemappen werden lose Blätter gesammelt. Das beschleunigt die Ablage. Will man sich die Mappe anschauen, holt man alle Blätter raus und legt sie vor sich hin.

25 dieser Mappen kosten etwa 12 Euro. Dazu kommen dann noch die Ausgaben für die Kiste, den Schubladenschrank oder einen anderen Ort für die Mappen.

Was braucht man also außer den Mappen:

  • Reiter und Schildchen zum Beschriften jeder Hängemappe
  • Ordnerboxen zum Abstellen auf dem Tisch oder im Schrankfach
  • Regale oder Wandschränke zur Aufbewahrung
  • Registraturwagen (zum Umherkarren mehrerer Akten oder für mobile Arbeitsplätze)

Einsatzbeispiel: Hängemappen im Büro

Sobald eine Anfrage zu einem Auftrag wird, legen wir dafür eine Hängemappe an. Da kommen alle bereits angesammelten Schriftstücke etc. hinein. Laufende Projekte kommen in unseren offenen Wandschrank (siehe Bildergalerie). Falls sich jemand fragt, wofür die Farben stehen: Das hat mich auch beschäftigt. Meine Nachfrage hat ergeben, dass es so "besser, also nicht so langweilig" aussehe. Ein Schema gibt es nicht, aber diese Idee kann man natürlich aufgreifen. Unterschiedliche Farben stünden dann für unterschiedliche Projekttypen oder so.

[photos title="Anwendungsbeispiel: Hängemappen in meiner Firma"]

Während der Bearbeitung der Projekte landen die meist in Stapeln auf dem Schreibtisch des Bearbeiters (s. Bild). Ich bin begeistert von der Idee Lean Management, aber im Büro sind wir noch nicht soweit. Wir arbeiten mit Stapeln, die größer sind als "1". Die Stapel werden abgearbeitet und wandern dann oft von Schreibtisch zu Schreibtisch.

Am linken hinteren Ende kann man noch sehen, warum man Hängemappen so nennt: Für die Rückwand unseres Schreibtischsystems gibt es solche Hängemappenhalter. Der Mitarbeiter in diesem Bild hängt da immer die Mappen auf, die er öfter mal braucht oder länger in Bearbeitung hat. (Ich glaube, da hängen die Reklamationen, die er bearbeitet).

Sind die Projekte fertig bearbeitet, landen die Mappen in alphabetischer Ordnung im Wandschrank. Dort bleiben sie bis zum nächsten Folgeauftrag. Oder bis zu dem Tag, an dem die Fächer ausgemistet werden: Jedes Jahr einmal werden sehr alte Projekte, die lange nicht mehr liefen (oder wo die Kunden zwischenzeitlich insolvent gegangen sind), in den Keller ausgelagert. Dort verschwinden sie in passenden Pappboxen.

Bei Rahmenverträgen beschreiben wir auch die Mappen selber. Die noch im Lager vorhandene Menge wird auf die Außenseite geschrieben. Geht Ware ab, wird das vermerkt: Wieviel geht ab, wieviel ist noch da, wann, wer? So sieht man bereits von außen alles Wichtige auf einen Blick (sobald man die Mappe aus dem Regal holt).

Reklamationen oder sonstige Besonderheiten sind durch farbliche Reiter gekennzeichnet. So fällt das leichter auf, und die Mitarbeiter können die Besonderheit nicht übersehen.

Vor- und Nachteile

Die Konstruktion von Hängemappen bietet Vor- und Nachteile. Zwar kann man Hängemappen wunderbar aufhängen, allerdings passen sie wegen der Überlänge der Aufhängeleisten nicht immer in jeden Aktenkoffer. Und irgendwann will man ja jede Akte mal irgendwo hin mitnehmen, und sei's in den Keller. Die Hängeleisten sorgen auch dafür, dass die Stärke der Hängemappen wohl dickere Lose-Blatt-Sammlungen sind. Bewahrt man nämlich nur wenige oder ein Blatt in jeder Hängemappe auf, verbraucht diese Konstruktion mit den Hängeleisten viel Platz.

Größere Lose-Blatt-Sammlungen kommen aber auch leicht durcheinander. Will man seine Unterlagen nun doch chronologisch oder bürokratisch (also umgekehrt chronologisch) ordnen, und sicherstellen, dass sie nicht durcheinander geraten, so wird man wohl oder übel Aktendullis verwenden. So hat man zwar die Reihenfolge im Griff (was bei größeren Lose-Blatt-Sammlungen wichtig sein kann), verliert aber den größten Vorteil einer Lose-Blatt-Sammlung. Denn nun muss man wieder abheften.

Am oberen Rand der Mappe befestigt man Reiter mit Schildchen. Dadurch weiß man sofort, was die Mappe enthält - das macht jede Mappe leicht auffindbar. Nachteilig ist, dass die Reiter nur fünf Positionen kennen. So lässt sich zwar auch eine alphabetische Ordnung herstellen (auf dem Bild der Mappe sieht man, wie die Buchstaben verteilt sind), aber die Buchstaben springen. Somit auch die Reiter. Auf dem Bild unseres Wandschranks sieht man, dass bei uns die Reiter sogar wahllos gesetzt werden. Dadurch aber verdecken sie sich manchmal, was die Auffindbarkeit nicht erleichtert.

Ein weiterer Vorteil: Der grobe Karton hält was aus. Dafür sieht er etwas trist aus. Zumindest die Hängemappen, die bei uns im Unternehmen zum Einsatz kommen, sind alle in genormtem Amts-Hellbraun. Aber es gibt auch andere Farben.

Von all den Systemen, die wir in unserer Serie testen wollen, sind die Hängemappen noch am preiswertesten.

Beurteilung

Wenden wir das von Ivan vorgeschlagene Beurteilungssystem auf Hängemappen an:

  • Immer in Reichweite: Ja - Man kann sich die Hängemappen auf den Tisch legen oder in Boxen hängen. Es gibt passende Schränke, die die leichte Auffindbarkeit der Mappen unterstützen.
  • Genug Platz für neue Dokumente: Kommt drauf an, wie man sich das organisiert. Man sollte in Boxen und Wandschränken immer etwas Platz lassen, damit man noch weitere Mappen dazu packen kann. Es gibt unterschiedlich dicke Mappen. Notfalls sollte man eine dicke, überfüllte Mappe aber lieber aufsplitten in mehrere dünne Mappen.
  • Flexibel und umsortierbar: Ja - jede einzelne Mappe lässt sich schnell und einfach umsortieren. Der Vorteil von Lose-Blatt-Sammlungen ist ja, dass man Dokumente leicht hineinpacken und herausnehmen kann. Dasselbe gilt für passende Schränke und Regalsysteme.
  • Kosten: Mit 12 Euro für 25 Mappen ist das System sehr preiswert. Ein Einsteigerset wird man bereits für unter 100 Euro zusammen kriegen.
  • Schnell Dokumente wieder finden: Kommt drauf an - die Reiter erlauben nur wenige Positionen oder rutschen frei verschiebbar hin und her. So verdecken sie sich manchmal. Die Mappen sind am ehesten für größere Blattsammlungen geeignet - nutzt man dann Aktendullis zur Ordnung, erschwert man die Auffindbarkeit und das Hantieren.

Fazit

Im Büro sind wir zufrieden mit dem Hängemappensystem und möchten es nicht missen. Ihr geringer Preis ist ein Pluspunkt. Insgesamt gesehen sind solche einfachen Hängemappen wie hier beschrieben ein Schritt in die richtige Richtung, wenn man seine Dokumente in den Griff bekommen will. Es gibt aber auch einige Probleme, die sich mit diesen Mappen nur schwer lösen lassen. Sie eignen sich kaum dafür, mit auf Dienstreise zum Kunden zu gehen, sie verbrauchen etwas Platz und eignen sich daher kaum für fein unterteilte Ablagen, und die Beschriftung mit den Reitern ist nicht ideal gelöst. In den weiteren Folgen unserer Serie werden wir sehen, ob andere Systeme diesen Problemen besser begegnen.

Alle bisher erschienenen Artikel der Serie "Ablage im Griff":

[postlist "Ablage im Griff"]

[hide]

hangemappen-im-stahlschrank hangemappen-auf-schreibtisch

[/hide]

Kommentare

  • Ralf Grabowski

    12.06.09 (08:51:51)

    Guten Morgen, schön, dass die Serie weitergeht, danke. Du hast das System der Hängeregistratur gut beschrieben. Ich habe trotzdem noch ein paar Anmerkungen. Ich verwende in meinem HomeOffice mehrere Ablagesysteme, weil jedes, wie beschrieben, Vor- und Nachteile hat. Hängemappen habe ich nur noch wenige und verwende sie v. a. für Papier-intensive Angelegenheiten. Überall dort also, wo viel Papier zusammenkommt. In einer Mappe sammle ich etwa sämtliche Quittungen, die ich wegen Garantie oder sonstwas noch aufbewahren möchte (chronologisch: eine Mappe für ein Jahr). Ansonsten weitet sich meine Classei-Registratur immer weiter aus, weil ich dort auch nur ein oder zwei Blätter pro Mappe sinnvoll archivieren kann (aber das werdet ihr sicher noch besprechen). Auch Leitz-Ordner kommen zum Einsatz, wenngleich nur noch wenig. Den von dir beschriebenen Nachteil mit den losen Blättern kannst du auffangen, indem du für manchen Angelegenheiten statt einer Hängemappe einen Hängehefter verwendest. Der kann dann an der gleichen Stelle hängen, damit das System nicht durcheinanderkommt (meintest du das mit dem Begriff Aktendulli?) Grüße, Ralf

  • Beckers, Christa

    12.06.09 (10:31:47)

    Guten Tag, noch einige Anmerkungen zur Hängeregistratur: Es kann auch eine Ordnung in einer Hängemappe herrschen. Zum einen, die chronologische Ordnung, also das neueste Blatt immer nach vorne, aber auch mit den Einstellmappen: Diese gibt es in farbiger Ausführung oder mit einem 5-Register (Leitz 2434).http://www.buero-bedarf-thueringen.de/cgi-bin/bueroland.storefront/DE/Product/LEI24340011?PIG=SA&PID=GoogleBase Damit kann man wunderbar auch eine Prozessabbildung in einer Mappe herstellen - das was üblicherweise durch Trennstreifen im Ordner passiert - z.B: Anfrage - Angebot - Konzept - Rechnung - etc..... Eine farbige Beschriftung der Schildchen oder ein Strich mit dem Textmarker auf der Seite des Schildchen erleichtert ebenfalls eine Zuordnung, es müssen nicht die teureren farbigen Mappen sein. Es ist richtig, dass die Positionierung der Schildchen durch die vorgegebene Position auf der Mappe nicht ganz einfach ist. Es wird allerdings übersichtlicher, wenn sich die Schildchen nicht gegenseitig verdecken. Dass erreicht man, wenn man die Alphabethische Reihenfolge im Schrank nicht von vorne beginnt, sondern von hinten im Schrank mit "A" beginnt. So funktioniert die Sichtbarkeit der Beschriftung bei den Mappei bzw. Classeiprodukten. Noch ein letzer Punkt, der das Leben mit den Hängemappen leichter macht. Es gibt große, bunte Büroklammern bzw. Aktenklammern, zB. von Laurel: Damit kann man sich auch signalisieren, dass noch etwas zu tun ist mit oder in dieser Mappe. Damit müssen nicht die Unterlagen hochgestellt werden und es ergibt sich bessere Übersicht. Also: Viel Vergnügen weiterhin mit den Hängemappen! Liebe Grüße Christa Beckers

  • Christina Wiedenmann

    13.06.09 (01:19:33)

    Guten Abend - guten Morgen! Ich muss mir gerade Gedanken über ein neues Ablagessystem in unserer Firma machen, da freue ich mich sehr, dass ich hier diese Berichte gefunden habe: Allen ganz herzlichen Dank! Ich habe mir gerade das Classei-System angesehen und dabei ist mir klar geworden, dass bei allen Vorteilen das Hängeordner-System doch einen wesentlichen Nachteil hat: Es braucht viel Platz - vielleicht sollte man den Platz-Aspekt noch in die Beurteilungskriterien mit aufnehmen bzw. unter dem Posten "Kosten" berücksichtigen? Ich habe jetzt Classei-Mappen bestellt und werde ausprobieren, ob ich sie wie Ordner senkrecht in meine Aktenschränke stellen kann. Wahrscheinlich werden sie bauchig werden - aber mit A4-Wellkarton-Pappen und Buchstützen müsste dem beizukommen sein - oder hat jemand noch eine bessere Idee? Ich habe mir zu Hause schon vor langem ein Hängeordner-System eingerichtet und die Hängemappen mit dünnen Elba-Einstell-Mappen unterteilt, die ein schon vorgestanztes 5-teiliges Reitersystem haben. Das ist zwar sehr übersichtlich - doch alles zusammen braucht mit der Zeit sehr viel Platz. Und das Umsortieren in Ordner ist immer sehr zeitraubend und die bequeme Übersichtlichkeit dahin ... Wenn sich das mit den Classei-Mappen als praktikabel herausstellt, werde ich wohl auch zu Hause darauf umsteigen ... Ich habe übrigens vor ca. 30 Jahren mal einige von den "Zwischenheft-Vorrichtungen" (Name bei Classei) geschenkt bekommen (mein Vater hat sie mir von einer Messe mitgebracht) und ich habe versucht, sie wie meine Augäpfel zu hüten, weil ich sie so genial fand und einfach nicht herausfinden konnte, wie so etwas heißen soll und wer sie herstellt - jetzt habe ich sie ENDLICH bei Classei wiedergefunden! Herzlichen Dank an Ralf! Liebe Grüße Christina

  • Sven Saal

    13.06.09 (14:37:06)

    Wieso nicht digital? Ich verwalte aktuelle Projekte auch gerne in Hängemappen - besonders papierlastige. Ist das Projekt allerdings abgeschlossen, gibt es nur noch die digitale Archivierung. Berge von Papier aufzuheben, welches man am Ende nicht mehr findet, da man 27 Kisten mit je 30 Mappen durchsuchen muss, halte ich persönlich für mutig. Das wäre sicher auch was für Gregor, der dem Lean Management nicht abgeneigt ist.

  • Ralf Grabowski

    13.06.09 (20:20:49)

    Hallo Christina, sehr gern. :-) Ralf

  • Richard Heider

    16.06.09 (12:37:10)

    Ich halte die Hängemappe für ein sehr begrenztes Oranisationsmittel. In den meisten Anwendungen gibt es bessere Alternativen. "Flexibel und umsortierbar" - ich denke hier muss die Antwort heissen: "n/a - unsortiert", da die Hängemappe die Sortierung weder erzwingt noch beibehält - einmal runtergefallen sortiert man neu. Hängemappen sind gut geeignet um Belege vorzusortieren bis ein externer 'Trigger' die Bearbeitung auslöst. Ich sehe das Hängeregister also mehr als ein Mittel der Zwischenablage. Beispiele (Beleggut - externer Trigger/Bearbeitung): Lieferscheine - Eingang/Bearbeitung der Sammelrechnung Belege, Quittungen - Erstellen der Jahressteuererklärung/Monatsabrechnung Eine Anwendung sehe ich auch im Lagern von Referenzmatierial, z.B. Lieferantenkataloge, etc.

  • Gregor Gross

    16.06.09 (13:01:54)

    Danke an alle für die vielen Hinweise. Ich werde vieles davon berücksichtigen bei den nächsten Artikeln. Was ich ja klasse fände, wären Fotos von all den schönen Ablagen. Dann hätten wir eine Galerie, wo man schauen kann, wie es anderswo aussieht. @Christina: Ähnlich wie Classei ist Mappei. Ein Unterschied ist: die kommen vorbei und beraten einen... gerade am Anfang einer Ablage ist das unschätzbar wichtig, finde ich.

  • Thomas Meier

    17.06.09 (10:50:39)

    @Richard Du hast absolut recht.. Hey Gregor.. Du bist mein Nachbarblog.. ich bin auch aus Zürich.. und blogge unter http://www.bonz.ch Dabei hat es mir imgriff als Deinen Nachbarblog ausgegeben!

  • Gregor Gross

    30.06.09 (10:59:28)

    @Thomas Meier: Sehr schön... aber nur teilweise korrekt. Ich blogge hier für das Blogwerk, und die sitzen anscheinend in Deiner Nachbarschaft. Ich blogge aber aus Berlin (das ist dort, wo der ansässige Finanzminister irgendwas mit der Kavallerie und den Indianern durcheinander bringt). Aber irgendwie ist das Web ja sowieso ein globales Dorf, oder?

Diesen Beitrag kommentieren:

Die Kommentare können nur zwischen 9 und 16 Uhr
freigeschaltet werden. Wir bitten um Verständnis.

Um Spam zu vermeiden, schreiben Sie bitte die Buchstaben aus diesem Bild in das nebenstehende Formularfeld:

Das könnte Sie auch interessieren

Förderland-Newsletter

Wissen für Gründer und Unternehmer