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17.03.14

5 Tipps für effizientere Telefon- und Videokonferenzen: Immer das Ziel im Auge behalten

Telefon- und Videokonferenzen sind offenbar ein leidiges Thema, das zu viel Stress führt. Ich habe fünf Tipps, wie Du sie effizienter organisierst.

Lars Plougmann bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Via Schleckysilberstein machte kürzlich ein Video die Runde, welches das leidige Thema Telefonkonferenzen treffend und amüsant aufs Korn nahm. Und zahlreiches Feedback auf mein Posting dazu zeigte mir: Es gibt offenbar einen großen Leidensdruck bei diesem Thema - und Handlungsbedarf.

Die Leute erzählten von Mikrofonen, die Teilnehmer klingen lassen wie Darth Vader auf Sylt, und vom Stress bei mehrsprachigen Konferenzen. Ich selbst kenne solche Probleme auch - bis hin zur nicht funktionierenden Technik, weil z.B. das benutzte Tool nicht mit meinem Linux-System kompatibel ist.Daher hier meine fünf Tipps für bessere und effizientere Telefon- und Videokonferenzen:

     

  1. Welche Technik ist notwendig? Zunächst sollte man klären, welche Technik überhaupt gebraucht wird: Reicht es z.B., wenn man nur miteinander redet; braucht man auch Video, einen gemeinsamen Bildschirm usw.
  2. Kompatibilität. Wichtig ist, dass die Systeme der Teilnehmer mit der verwendeten Technik kompatibel sind. Es bringt nichts, auf  phantastisch-exotische Systeme zurückzugreifen, die zwar tolle Features bieten, aber nicht für alle Teilnehmer funktionieren.
  3. Ziele und Thema des Meetings. Nicht nur die Technik zählt, sondern auch der Inhalt. Damit man das Gespräch möglichst kurz und effizient halten kann, sollte man folgende Fragen klären: Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Welches Ziel soll mit dem Meeting erreicht werden?
  4. Teilnehmer und Moderator. Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen? Und wer moderiert das Ganze?
  5. Zeitrahmen. Damit die Telefonkonferenz nicht ins Uferlose führt, sollte genau festgelegt werden: Gibt es einen festen Zeitrahmen? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Ideen zur Verfügung?

 

Bild: Lars Plougmann bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

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