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08.01.14

2 mal 10 Praxistipps: Text-Bausteine

Textbaustein-Programme sind hier bei imgriff.com immer wieder ein Thema. Um auch die letzten Zweifler zu überzeugen, legen wir heute nach: Hier sind 10 Grundlagen-Tipps und 10 konkrete, handfeste Anwendungsbeispiele.

textexpanderVor knapp einem Jahr hat Kollege Patrick Mollet eine Lanze gebrochen für Autovervollständigungs-Tools. Diese helfen, effizienter zu schreiben und so Zeit zu sparen.

Patrick schreibt, dass es eine gewisse Zeit brauche, bis man ein solches Tool in den Alltag integrieren und intensiv nutzen könne: «Beim ersten Erfassen kamen auch mir nur die 2–3 gängigsten wie ‘Freundliche Grüsse’ in den Sinn. Beim täglichen Gebrauch stösst man auf immer mehr Einsatzmöglichkeiten.»

Das ging mir genauso. Seit gut sieben Jahren nutze ich nun ein «Textkonserven-Tool»; auf Windows war es PhraseExpress, auf den Macs ist es seit gut fünf Jahren TextExpander.Die nachfolgenden Tipps stammen aus meiner jahrelangen Praxis. Sie sind genereller Art und können somit mit (fast) jedem Textbaustein-Programm umgesetzt werden.

10 Grundlagen-Tipps

     

  1. Unverwechselbare Kürzel: Ich empfehle, die Abkürzung mit einem Punkt zu beginnen. Damit verhindert man, dass ein Wortteil für ein Schlüsselwort gehalten und umgewandelt wird. Zum Beispiel «.fg» für «Freundliche Grüsse»; ohne Punkt würde sonst aus dem Sonnenaufgang ein «SonnenaFreundliche Grüsseang» werden.
  2. So wenig wie möglich selber tippen! Wo nach jeder Texstkonserve ein Leerschlag eingegeben werden müsste, sollte aus Effizienzgründen der Leerschlag direkt in die Konserve eingebaut werden, z.B. «Sehr geehrter Herr », damit direkt mit der Eingabe des Namens weiter gemacht werden kann.
  3. Gross-/Kleinschreibung: Ich habe mich entscheiden, bei den Kürzeln ausschliesslich Kleinbuchstaben (und Ziffern) zu verwenden. Ich verwende und merke mir lieber eine zweite Abkürzung, als mich daran zu erinnern, ob ich für ein Schlüsselwort Gross- oder Kleinbuchstaben verwendet habe.
  4. Mein Programm bietet die Möglichkeit zur Formatierung (Schriftart, Farbe etc.) der Texte. Trotzdem verwende ich diese Option nur in sehr wenigen Textbausteinen. In der Regel übernimmt nämlich der eingefügte Text die aktuelle Formatierung der jeweiligen Anwendung (z.B. Mail und MS Word).
  5. Akustisches Feedback: Ich empfehle, die erfolgreiche Umsetzung eines Snippets durch ein Tonsignal bestätigen zu lassen (sofern das Programm diese Option bietet). Der Schreibfluss wird dadurch um ein vielfaches besser.
  6. Wenn das Programm keine Eingabe von Variablen ermöglicht, gibt es zwei Varianten, das Problem zu umgehen:

    • Den manuell anzupassenden Textteil sehr deutlich markieren: «… auf Ihr Feedback bis zum [>XXXXXXX<], gerne per …»; danach setzt man statt der Markierung das Datum ein.
    • Aufteilen in den Textblock vor und denjenigen nach dem variablen Element: .teil1 = «… auf Ihr Feedback bis zum », .teil2 = «, gerne per …»; zwischen den beiden Elementen wird das Datum eingegeben.

  7. Die Pflege der Textbausteine wird um vieles einfacher, wenn man die Texte in Gruppen oder Ordnern ablegt. Bei mir sind das zum Beispiel: Anreden, Grüsse, Autokorrektur, Bewerberbriefe, URL & Mail, Lorem Ipsum, Diverse.
  8. Man sollte sich das Tastenkürzel (Shortcut) merken, um das Programm ein-/ausschalten zu können; für die (wenigen) Fälle, in denen das Kürzel nicht umgesetzt werden soll (z.B. beim Schreiben dieses Posts).
  9. Wer häufiger Texte auf dem Smartphone erstellt oder bearbeitet, wählt mit Vorteil eine Anwendung vom selben Hersteller, die zudem die Option bietet, die gleichen Textbausteine über einen Cloud-Service wie Dropbox zu synchronisieren.
  10. Mit dem Essen kommt bekanntlich der Appetit. Trotzdem sollte man es nicht übertreiben mit der Anzahl der Textbausteine - weniger ist mehr. Sobald man so viele definiert hat, dass man für jeden zweiten nachschauen muss, wie die Abkürzung lautet, geht der Effekt verloren.

10 konkrete Anwendungsbeispiele

     

  1. Anreden in Mails und Briefen wähle ich Knigge-gerecht entsprechend der Nähe zum Empfänger: von .sgf für «Sehr geehrte Frau » über «.gzh» «Grüezi, Herr » bis «.lbf» «Liebe Frau » gibt es alles. Ich unterscheide zudem nach Geschlecht: .gtf gibt «Guten Tag Frau », .gth ergibt «Guten Tag Herr ».
  2. Auch für Grüsse eines Briefs oder Mails habe ich verschiedene Varianten, auch differenziert nach «Sie» und «Du». Weil das Erstellen einer neuen Variante eine Frage von wenigen Sekunden ist, verwende ich auch «kurzlebige» Konserven, z.B. für saisonale Ergänzungen: aus «.fts» wird «Ich hoffe, Sie hatten wunderschöne Festtage und sind gut ins 2014 gestartet.»
  3. Längere, wiederkehrende Texte wie Terminbestätigungen, Korrespondenz mit Bewerbern, Terminbestätigungen, Begleittext zu meinen Rechnungen (inkl. automatisch berechnetem Fälligkeitsdatum), die Struktur für meinen Wochenplan ans Sekretariat, Absagemails für unsinnige Linktausch-Anfragen Kooperations-Anfragen.
  4. Beim gemeinsamen Bearbeiten von Texten (z.B. beim Einsatz von Evernote als Collaboration-Tool) habe ich mir angewöhnt, vor oder nach einen Textblock mein Kurzzeichen und das aktuelle Datum und die Zeit zu setzen. So macht TextExpander aus «.en» in Sekundenbruchteilen «WIM 06.01.14 10:09».
  5. Für Sonderzeichen, die auf der Tastatur nur sehr umständlich zu schreiben sind, habe ich verschiedene Autotext-Elemente, z.B. für m², ✔︎,→ oder ©. Sehr ähnlich wie bei der Autokorrektur von MS Word; der Vorteil hier: ich kann sie auch ausserhalb von Word nutzen.
  6. Ich schreibe im 10-Finger-System, blind und schnell. Einige Wörter kommen aber in 99% der Fälle mit einem Vertipper aus den Fingern. Dafür habe ich Textbausteine definiert, die mir aus «Kislter» den korrekten Familiennamen «Kistler» oder aus «Mandatnin» das richtige «Mandantin» machen. Selbstverständlich und ausnahmsweise ohne Punkt am Anfang des Kürzels!
  7. Häufig verwendete URLs und Mailadressen, z.B. die Seite meiner Coaching-Angebote, die Wegbeschreibung für meine Neukunden oder die spezifische Mailbox für Bewerbungen.
  8. Auf Twitter verwende ich oft Hashtags. Um sicher zu sein, dass ich diese einheitlich schreibe, habe ich dafür Textblöcke definiert: aus «.tbz» wird ganz automatisch «#twitterbier #zuerisee», aus «.evg» «#eigenverantwortung».
  9. Ich verwende immer mal wieder Blindtexte, wenn ich Textlayouts erstelle. Dazu habe ich fünf unterschiedliche Textbausteine (lips1 - lips5) definiert. (Zusatztipp: www.blindtextgenerator.de)
  10. Für meine gelegentlichen Arbeiten im Hintergrund meiner Websites habe ich häufig verwendete PHP-, HTML- und CSS-Elemente definiert, zum Beispiel die korrekte und vollständige Syntax für die Erwähnung von Bildquellen bei bei imgriff.com.

 

Nun seid Ihr dran: Wie löst Ihr das Problem mit immer wieder benötigten, gleichen bzw. gleichartigen Texten? Welche konkreten Textkonserven habt Ihr im Einsatz? Welche Praxistipps fehlen hier noch?

 

Bild: TextExpander, Screenshot von Smile Software

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