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08.01.14Leser-Kommentare

2 mal 10 Praxistipps: Text-Bausteine

Textbaustein-Programme sind hier bei imgriff.com immer wieder ein Thema. Um auch die letzten Zweifler zu überzeugen, legen wir heute nach: Hier sind 10 Grundlagen-Tipps und 10 konkrete, handfeste Anwendungsbeispiele.

textexpanderVor knapp einem Jahr hat Kollege Patrick Mollet eine Lanze gebrochen für Autovervollständigungs-Tools. Diese helfen, effizienter zu schreiben und so Zeit zu sparen.

Patrick schreibt, dass es eine gewisse Zeit brauche, bis man ein solches Tool in den Alltag integrieren und intensiv nutzen könne: «Beim ersten Erfassen kamen auch mir nur die 2–3 gängigsten wie ‘Freundliche Grüsse’ in den Sinn. Beim täglichen Gebrauch stösst man auf immer mehr Einsatzmöglichkeiten.»

Das ging mir genauso. Seit gut sieben Jahren nutze ich nun ein «Textkonserven-Tool»; auf Windows war es PhraseExpress, auf den Macs ist es seit gut fünf Jahren TextExpander.Die nachfolgenden Tipps stammen aus meiner jahrelangen Praxis. Sie sind genereller Art und können somit mit (fast) jedem Textbaustein-Programm umgesetzt werden.

10 Grundlagen-Tipps

     

  1. Unverwechselbare Kürzel: Ich empfehle, die Abkürzung mit einem Punkt zu beginnen. Damit verhindert man, dass ein Wortteil für ein Schlüsselwort gehalten und umgewandelt wird. Zum Beispiel «.fg» für «Freundliche Grüsse»; ohne Punkt würde sonst aus dem Sonnenaufgang ein «SonnenaFreundliche Grüsseang» werden.
  2. So wenig wie möglich selber tippen! Wo nach jeder Texstkonserve ein Leerschlag eingegeben werden müsste, sollte aus Effizienzgründen der Leerschlag direkt in die Konserve eingebaut werden, z.B. «Sehr geehrter Herr », damit direkt mit der Eingabe des Namens weiter gemacht werden kann.
  3. Gross-/Kleinschreibung: Ich habe mich entscheiden, bei den Kürzeln ausschliesslich Kleinbuchstaben (und Ziffern) zu verwenden. Ich verwende und merke mir lieber eine zweite Abkürzung, als mich daran zu erinnern, ob ich für ein Schlüsselwort Gross- oder Kleinbuchstaben verwendet habe.
  4. Mein Programm bietet die Möglichkeit zur Formatierung (Schriftart, Farbe etc.) der Texte. Trotzdem verwende ich diese Option nur in sehr wenigen Textbausteinen. In der Regel übernimmt nämlich der eingefügte Text die aktuelle Formatierung der jeweiligen Anwendung (z.B. Mail und MS Word).
  5. Akustisches Feedback: Ich empfehle, die erfolgreiche Umsetzung eines Snippets durch ein Tonsignal bestätigen zu lassen (sofern das Programm diese Option bietet). Der Schreibfluss wird dadurch um ein vielfaches besser.
  6. Wenn das Programm keine Eingabe von Variablen ermöglicht, gibt es zwei Varianten, das Problem zu umgehen:

    • Den manuell anzupassenden Textteil sehr deutlich markieren: «… auf Ihr Feedback bis zum [>XXXXXXX<], gerne per …»; danach setzt man statt der Markierung das Datum ein.
    • Aufteilen in den Textblock vor und denjenigen nach dem variablen Element: .teil1 = «… auf Ihr Feedback bis zum », .teil2 = «, gerne per …»; zwischen den beiden Elementen wird das Datum eingegeben.

  7. Die Pflege der Textbausteine wird um vieles einfacher, wenn man die Texte in Gruppen oder Ordnern ablegt. Bei mir sind das zum Beispiel: Anreden, Grüsse, Autokorrektur, Bewerberbriefe, URL & Mail, Lorem Ipsum, Diverse.
  8. Man sollte sich das Tastenkürzel (Shortcut) merken, um das Programm ein-/ausschalten zu können; für die (wenigen) Fälle, in denen das Kürzel nicht umgesetzt werden soll (z.B. beim Schreiben dieses Posts).
  9. Wer häufiger Texte auf dem Smartphone erstellt oder bearbeitet, wählt mit Vorteil eine Anwendung vom selben Hersteller, die zudem die Option bietet, die gleichen Textbausteine über einen Cloud-Service wie Dropbox zu synchronisieren.
  10. Mit dem Essen kommt bekanntlich der Appetit. Trotzdem sollte man es nicht übertreiben mit der Anzahl der Textbausteine - weniger ist mehr. Sobald man so viele definiert hat, dass man für jeden zweiten nachschauen muss, wie die Abkürzung lautet, geht der Effekt verloren.

10 konkrete Anwendungsbeispiele

     

  1. Anreden in Mails und Briefen wähle ich Knigge-gerecht entsprechend der Nähe zum Empfänger: von .sgf für «Sehr geehrte Frau » über «.gzh» «Grüezi, Herr » bis «.lbf» «Liebe Frau » gibt es alles. Ich unterscheide zudem nach Geschlecht: .gtf gibt «Guten Tag Frau », .gth ergibt «Guten Tag Herr ».
  2. Auch für Grüsse eines Briefs oder Mails habe ich verschiedene Varianten, auch differenziert nach «Sie» und «Du». Weil das Erstellen einer neuen Variante eine Frage von wenigen Sekunden ist, verwende ich auch «kurzlebige» Konserven, z.B. für saisonale Ergänzungen: aus «.fts» wird «Ich hoffe, Sie hatten wunderschöne Festtage und sind gut ins 2014 gestartet.»
  3. Längere, wiederkehrende Texte wie Terminbestätigungen, Korrespondenz mit Bewerbern, Terminbestätigungen, Begleittext zu meinen Rechnungen (inkl. automatisch berechnetem Fälligkeitsdatum), die Struktur für meinen Wochenplan ans Sekretariat, Absagemails für unsinnige Linktausch-Anfragen Kooperations-Anfragen.
  4. Beim gemeinsamen Bearbeiten von Texten (z.B. beim Einsatz von Evernote als Collaboration-Tool) habe ich mir angewöhnt, vor oder nach einen Textblock mein Kurzzeichen und das aktuelle Datum und die Zeit zu setzen. So macht TextExpander aus «.en» in Sekundenbruchteilen «WIM 06.01.14 10:09».
  5. Für Sonderzeichen, die auf der Tastatur nur sehr umständlich zu schreiben sind, habe ich verschiedene Autotext-Elemente, z.B. für m², ✔︎,→ oder ©. Sehr ähnlich wie bei der Autokorrektur von MS Word; der Vorteil hier: ich kann sie auch ausserhalb von Word nutzen.
  6. Ich schreibe im 10-Finger-System, blind und schnell. Einige Wörter kommen aber in 99% der Fälle mit einem Vertipper aus den Fingern. Dafür habe ich Textbausteine definiert, die mir aus «Kislter» den korrekten Familiennamen «Kistler» oder aus «Mandatnin» das richtige «Mandantin» machen. Selbstverständlich und ausnahmsweise ohne Punkt am Anfang des Kürzels!
  7. Häufig verwendete URLs und Mailadressen, z.B. die Seite meiner Coaching-Angebote, die Wegbeschreibung für meine Neukunden oder die spezifische Mailbox für Bewerbungen.
  8. Auf Twitter verwende ich oft Hashtags. Um sicher zu sein, dass ich diese einheitlich schreibe, habe ich dafür Textblöcke definiert: aus «.tbz» wird ganz automatisch «#twitterbier #zuerisee», aus «.evg» «#eigenverantwortung».
  9. Ich verwende immer mal wieder Blindtexte, wenn ich Textlayouts erstelle. Dazu habe ich fünf unterschiedliche Textbausteine (lips1 - lips5) definiert. (Zusatztipp: www.blindtextgenerator.de)
  10. Für meine gelegentlichen Arbeiten im Hintergrund meiner Websites habe ich häufig verwendete PHP-, HTML- und CSS-Elemente definiert, zum Beispiel die korrekte und vollständige Syntax für die Erwähnung von Bildquellen bei bei imgriff.com.

 

Nun seid Ihr dran: Wie löst Ihr das Problem mit immer wieder benötigten, gleichen bzw. gleichartigen Texten? Welche konkreten Textkonserven habt Ihr im Einsatz? Welche Praxistipps fehlen hier noch?

 

Bild: TextExpander, Screenshot von Smile Software

Kommentare

  • Jan Theofel

    08.01.14 (08:23:04)

    Zu Punkt 7 ergänzend empfehle ich noch die wichtigsten Rufnummern. Ich habe hier .tbüro, .tprivat, .thandy und (jetzt nicht lachen) .tfax im Angebot. Und die ganze Adresse, beispielsweise bei mir die Versandadresse .packstation.

  • Joerg H.

    08.01.14 (08:41:49)

    Hallo Marcel, vielen Dank für Deinen Beitrag. Ich nutze seit Jahren PhraseExpress und finde das Programm ist ein Segen. Dennoch habe ich aus Deinem Beitrag einige Ideen übernehmen können. Vor allem die Idee, vor jedem Kürzel einen Punkt zu setzen ist so gut und einfach und genau das, was ich gebraucht habe, da es unangenehme ist, wenn bei manchen Worten dann ungewollt die Phrase eingesetzt wird, wenn das Wort ein Kürzel enthält. Auf die Idee mit Punkt war ich nicht gekommen :-) Mittlerweile habe ich zahlreiche Textbausteine, auch ganzer Schriftsätze und es ist beinahe jedesmal eine Freude, wenn man den immer wiederkehrenden Kram sekundenschnell erzeugen kann. Wer viel mit Text arbeitet, sollte sich so ein Programm unbedingt ansehen. PhraseExpress ist mittlerweile sehr umfangreich und auch nicht ganz günstig, wie ich finde, aber die Investition ist schnell vergessen, wenn man mit dem Programm wirklich arbeitet.

  • Marcel Widmer

    08.01.14 (08:53:39)

    @ Jan Sehr gute Idee, danke für Deine Ergänzung! Beim Fax habe ich geschmunzelt: ich habe mich vor rund 3 Monaten nach zähem Ringen dazu entschlossen, die Faxnummer aus Brief-Fusszeile und Mail-Signatur zu entfernen :-) @ Joerg Danke für Deine Rückmeldung! Es freut mich, wenn Dich «mein» Punkt vom «SonnenauFreundliche Grüsseang»-Problem befreit. Und ja: die paar Euro oder Franken lohnen sich 100%ig!

  • Matthias Schüssler

    08.01.14 (09:01:20)

    Ich kann den Empfehlungen nur zustimmen. Ich benutze zur Beantwortung der Tagesanzeiger-Kummerbox-Mails seit Jahren PhraseExpress (inzwischen mit einer Sammlung von gut 5000 Phrasen). Ich setze vor alle meine Phrasen ein k, sodass ich mir nicht zu viele Kürzel merken muss. Die Beiträge zum Bios erscheinen dann logischerweise, wenn ich kBios tippe. Extratipp: PhraseExpress hat die für mich sehr nützliche Funktion, dass sich Phrasen verschachteln lassen. Das heisst: Man ruft in einer Phrase eine andere auf. Textbausteine, die man in verschiedenen Kontexten braucht, muss man so nicht mehrfach pflegen, sondern kann einzelne Bestandteile immer wiederverwerten. Beispiel: Die Erklärung, wie man den Windows-Gerätemanager startet, lässt sich überall dort einbauen, wo es um den Gerätemanager geht. Wenn eine neue Windows-Version daherkommt und die Erklärung aktualisiert werden muss, brauche ich das nur an einer Stelle zu tun. Ab vier, fünf Verschachtelungen wird es allerdings leicht unübersichtlich. ;-)

  • Marcel Widmer

    08.01.14 (09:12:07)

    @ Matthias Danke für Deinen Extratipp! Bei TextExpander gibt es diese Funktion auch (menugesteuert oder durch Einpacken des Kürzels in «%snippet:» und «%»). Ich hatte mal einen Teil der Bewerberkorrespondenz so erfasst, bin aber wieder davon abgekommen. War mir irgendwie zu kompliziert bzw. die alten, jahrelang eintrainierten Kürzel gingen mir doch leichter von der Hand. Übrigens: Happy Birthday! (Von Hand getippt! ;-)

  • Arto Steiner

    08.01.14 (11:31:37)

    Danke für die Tipps! Ich selber benutze TextExpander seit längerem und würde nie verzichten wollen. Ich habe viele Telefonnummern, die ich brauche (Mobile, Home, Atelier, Arbeit, ...). Ich tippe ttelm für "Mobile" bzw. ttela für "Atelier"... Die kompletten Bankdaten (IBAN etc) meines Postkontos erscheinen, wenn ich "ppost" tippe... Ebenfalls benutze ich ",v" für "reiner Text einfügen", also Formatierung entfernen. Häufig gebrauchte URLs mache ich so: "urlwl" wird automatisch mit "http://www.walterlernt.ch" ersetzt. Die Fill-Ins in Textexpander sind ebenfalls wertvoll. So habe ich Formulare erstellt für gewisse häufig gebrauchten E-Mails, wo ich nur gewisse Felder ausfüllen muss...

  • Marcel Widmer

    08.01.14 (11:43:48)

    @ Aldo Danke für Deine Ergänzungen! Solange man «Nutella» nur mit einem T schreibt, kannst Du auf den Punkt am Anfang locker verzichten :-)

  • Dieter Grefen

    08.01.14 (16:11:54)

    Ich für meinen Teil verwende unter Windows nur noch die Freeware Textbausteinverwaltung Deluxe (www.jbsoftware.de). Kost nix und bringt mehr nützliche Funktionen als andere mir bekannten kostenpflichtige Tools. Darunter auch auch Fill-Ins, Felder und Variablen, Textbausteinverschachtelung, usw. Hat eine aufgeräumte Benutzeroberfläche und ist selbst fürs Gewerbe ausdrücklich kostenlos. Beides für mich sehr wichtig!

  • Olaf Wendt

    09.01.14 (13:54:59)

    Vielen Dank für die erneute Anregung! Das habe ich zum Anlass genommen, gleich mal ein Pendant für Linux zu suchen. Dazu gleich mehr. #OS X Systemtool Bei Mac OS X gibt es auch noch die (leider wenig bekannte) Variante der Snippets: Oft verwendeten Text markieren, auf den Desktop oder in einen Ordner ziehen und in egal welche Anwendung wieder hineinziehen, um diese Vorlage zu nutzen. Formate werden automatisch übernommen, wie sie bei der Einfügemarke festgelegt ist. Nachteil: Diese Snippets können nachträglich nicht editiert werden, falls sich ein Fehler eingeschlichen hat. Hier hilft nur neu erstellen und die alte Version löschen. #OS X Alternativen Da mir TextExpander in der Vollversion mit derzeit 35$ etwas hochpreisig erschien, habe ich mich nach Alternativen umgesehen: - KissPhrase ist Open Source und damit kostenfrei - TypeIt4Me wird in einschlägigen Foren immer wieder empfohlen - Typinator bietet offenbar sogar die Synchronisationsmöglichkeit per Dropbox, d.h. man kann alle Schnipsel auf jedem Gerät nutzen #Linux Für Debian-basierte …NIX Systeme (also z.B. auch Ubuntu) habe ich im ersten Anlauf #AutoKey# gefunden und über meine Paketverwaltung installiert. Ich bin (fast) zufrieden und werde dabei bleiben. Hier (http://goo.gl/6ijx3G) ist eine Übersicht über die verfügbaren Pakete, in meinem Fall war autokey-gtk passend. #Tipps zur effizienten Nutzung 1. Die Idee mit dem .Punkt als Präfix fand ich einleuchtend und habe meine Trigger gleich so eingepflegt. Dabei dachte ich leider nicht daran, dass ich a) dieses Präfix jedesmal auslösen könnte, wenn ich CSS-Dateien editiere (ich bin Webdesigner) b) auch in Twitter komische Ergebnisse bekommen könnte. 2. Auf der Suche nach für mich geeigneteren Präfixen wurde die Luft dünn: - Tastenkombinationen waren mir zu kompliziert, ich will ja faul sein ;) - "+", "_" und "-" fallen aus, wenn ich auf Google+ poste (und "_" ist ja schon wieder eine Kombi, s.o.) - "#" wird in Markdown, HTML und CSS zu häufig verwendet - "," verwende ich in meinem Lieblingseditor VIM als Auslöser für zu viele Funktionen, Überschneidungen wären vorprogrammiert - …you get the picture, würde der Engländer sagen ;) Am simpelsten erschien mir deshalb der Umstieg auf zwei Punkte: "..sgdh" ="Sehr geehrte Damen und Herren," und ab dafür! # Nachtrag zu AutoKey Ich bin noch am Testen, wie das mit den Leerzeichen am Ende der Schnipsel funktioniert. AutoKey lässt sich alternativ zum normalen Trigger (Ctrl + F7) auch per Leertaste beziehungsweise Enter aktivieren. Im Ergebnis erhalte ich dann zwei Leerzeichen nach dem automatisch eingefügten Text, was unschön ist. Kommt Zeit, kommt Erfahrung.

  • Thomas Quendt

    09.01.14 (21:31:49)

    Ich kann für das Präfix übrigens das "x" empfehlen (wie z.B. "xtel" für die eigene Telefonnummer). Den Punkt als Präfix kann man nicht auf allen Plattformen nutzen. Ich nutze darüber hinaus immer wieder wieder die Datumsfunktionen in Textexpander, um bicht immer wieder das Datum des nächsten Montags nachschlagen zu müssen.

  • Marcel Widmer

    10.01.14 (06:16:03)

    @ Thomas Auf welchen "Plattformen" konkret hat bei Dir der Punkt als Prefix nicht funktioniert? Ich hatte bisher noch keinen einzigen Fall, in dem es mit "." nicht funktioniert hat.

  • marla

    10.01.14 (14:37:45)

    nutze ebenfalls nur noch textbausteinverwaltung deluxe. damit lassen sich nicht nur texte einfügen sondern auch preislisten oder prospekte automatisch in emails als anlagen anheften. für längere, wiederkehrende texte verwende ich das integrierte baustein-Cockpit. kürzel verwende ich dagegen nur noch selten. denn da sich bausteine filtern lassen, muss ich mir kaum gedanken über irgendwelche kürzel machen. merken konnte ich mir die ohnehin nie :) allerdings gibt es textbausteinverwaltung deluxe bislang nur für windows.

  • HerrStrudel

    14.01.14 (22:03:52)

    Ich verwende unter Win7 AutoHotkey und PhraseExpress. Autohotkey weil man halt auch noch so vieles anderes damit machen kann (Fensterpositionen usw...) PhraseExpress nutze ich vor allem wegen der MultiClipboard-Funktion. Der Hotkey, den ich am häufigsten benutze ist der, der das aktuelle Datum einfügt, nämlich wie bei EXCEL mit Strg+. Daran hatte ich mich so gewöhnt, dass ich diese Funktion auch in anderen Anwendungen haben wollte. Nur deshalb hatte ich mich damals nach einem «Textkonserven-Tool» umgesehen hatte. Strg+. = aktuelles Datum Shift+Strg+. = Datum heute in 2 Wochen Strg+- = Datum von morgen

  • Marcel Widmer

    15.01.14 (07:13:49)

    Danke für die interessanten Ergänzungen, HerrStrudel.

  • Maikel

    19.01.14 (20:19:53)

    Ich nutze auch PhraseExpress; als Prefix das ß, da es besonders selten vorkommt, erst recht nicht am Anfang eines Begriffes. Beim Lesen des Beitrages entwickelte sich die Idee einer Vorschlagsliste: Wenn ich "ße" eingegeben habe, hätte ich gerne von PhraseExpress eine Liste aller E-Mail-Adressen (die bei mir immer mit "ße" anfangen) zum Auswählen. Oder habe ich eine solche Funktion bisher übersehen?

  • Marcel Widmer

    20.01.14 (06:31:05)

    @ Maikel Für uns Schweizer wäre das "ß" ein möglicher Prefix, weil wir alles mit "ss" schreiben (die Taste fehlt allerdings auf einer Schweizer Tastatur). «... erst recht nicht am Anfang eines Begriffes.» In Deutschland und Österreich wäre das "ß" m.E. nicht sehr sinvoll, da es die Ersetzung ja auch innerhalb eines Wortes (z.B. "Maßnahme") erfolgen würde. Oder kannst Du die Ersetzung ohne vorherigen Leerschlag bei PhraseExpress abschalten? Ob Deine Idee mit der Vorschlagsliste realisierbar ist, kann ich nicht beurteilen, weil ich PhraseExpress schon einige Jahre nicht mehr einsetze.

  • Norius5

    20.01.14 (11:46:41)

    @Maikel Du könntest zu Textbausteinverwaltung Deluxe wechseln. Da kannst Du dann AltGr+S drücken, einen Teil der gewünschten Mailadresse eintippen und aus der Vorschlagliste selektieren. Einziger Wehrmutstropfen. PhraseExpress beinhaltet keinen Export (nur verschlüsselt für sich selbst). Du müsstest daher Deine Bausteinsammlung in Textbausteinverwaltung Deluxe erneut eingeben.

  • Simon

    03.02.14 (16:02:20)

    Hallo Maikel. Kein Problem mit PhraseExpress: Kopier einfach alle E-Mailadressen in einen Ordner und weise dem Ordner den Autotext "ße" und die Optionen "Sofort Ausführen" und "Manuelle Bestätigung" zu. Wenn Du dann später "ße" eingibst, erscheint die Liste der E-Mailadressen und Du kannst mit der Suchfunktion schnell die richtig rausfinden.

  • Andreas

    08.02.14 (11:43:31)

    Vielen Dank für die Ergänzung AutoKey - als Linux Benutzer hat man ja oftmals das Nachsehen ;-)

  • jan

    03.03.14 (04:03:43)

    Ich halte nicht viel von Software für Textbausteine, da ich nicht so oft wiederkehrende Texte nutze. Ich hatte vor einiger Zeit ein genilaes und kostenloses Tool von gotd auf dem PC, welches schon einmal verwendete Zeichenfolgen speichert und bei erneuter Eingabe der ersten Zeichen entsprechende Vorschläge zum Autovervollständigen macht. Leider ist nach einem Festplattencrash nichts mehr davon übrig, selbst den Namen habe ich vergessen. Wenn jemand einen Tipp geben kann, ich und bestimmt auch die Mitleser wären froh darüber. Beste Grüße, Jan.

  • Peter Wagner

    29.06.14 (10:17:07)

    Für mich sehr wichtig und dennoch eine ungelöste Frage: Wie kann ich Adressdaten von Kunden aus einer Datei (z.b.Excel) mit Textbausteinen verknüpfen oder welches Programm beherrscht das (ausserhalb MS-Word)? Ich benötige die Funktion insbesondere für die EMail-Kommunikation, d.h. Beantwortung von Anfragen, Angebote, Sachstandsinfos zu Aufträgen etc. Es sind also bereits hinterlegte Adress und Auftragsdaten vorhanden und sollen nun mit Textbausteinen verknüpft und ins EMail-Programm eingefügt werden. Vielen Dank! Peter

  • Marcel Widmer

    29.06.14 (11:18:59)

    Phu, da bin ich überfragt. Frag doch mal beim beim Kundendienst Deines Textkonserven-Programms an.

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