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Zahlungseingänge, Mahnwesen, Versicherungen

Überwachung der Zahlungseingänge, Fristen etc. durch das Rechnungswesen

Während der gesamten Abwicklung eines Auftrags, wie auch nach der Rechnungsstellung, sollten alle Fristen, Zahlungseingänge etc. genau dokumentiert und überwacht werden. Das ist eigentlich selbstverständlich, wird aber dennoch oftmals nur unzureichend umgesetzt.

Dabei sollte aber auch die interne Kommunikation funktionieren. Es muss sichergestellt sein, dass alle vertraglichen Leistungen erbracht wurden. Über dieses Wissen sollte das Rechnungswesen verfügen, um gegebenenfalls auch Mahnungen verschicken zu können. Dabei müssen auch die Zahlungsziele, Fristen, Rechnungszustellungen, Buchungen etc. dokumentiert werden, um Fehler zu vermeiden.


Effizient organisiertes Mahnwesen

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht, benötigt ein Unternehmen ein effizient organisiertes Mahnwesen. Die zuständigen Mitarbeiter müssen dabei auch über das notwendige Hintergrundwissen verfügen. Hier kommt es nämlich auf korrektes Setzen von Fristen, die korrekte Dauer einer solchen Frist, relevante und notwendige Inhalte des Anschreibens etc. an. Es gilt, Fehler zu vermeiden, um dem Kunden keine Angriffsfläche zu bieten.

Zahlt ein Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, sollte aber zunächst eine freundlich gehaltene Zahlungserinnerung, inklusiver einer neuen Zahlungsfrist, verschickt werden. Dies ist auf jeden Fall sinnvoll, denn es kann sich seitens des Kunden auch um ein Versehen handeln und ein hartes Vorgehen gleich zu Beginn könnte das Verhältnis zum Kunden negativ beeinflussen.

Falls telefonisch Kontakt zum Kunden aufgenommen wird, um ihn an die Zahlung zu erinnern, sollte in jedem Fall eine Gesprächsnotiz angefertigt werden. Das gleiche gilt auch für den E-Mail-Verkehr.

Ist auch die Zahlungserinnerung erfolglos, kann zu weiteren Maßnahmen gegriffen werden. Diese Maßnahmen können von einer ersten Mahnung über die Androhung rechtlicher Konsequenzen bis zum Vollstreckungsbescheid reichen. Dies sollte in jedem Fall konsequent und straff organisiert sein, schließlich geht es um das Kapital des Unternehmens. Auch hier ist eine umfassende Dokumentation und Überwachung von Nöten. Zum Einsatz dieser Mittel bedarf es jedoch einiges an Hintergrundwissen. Ist dies nicht vorhanden, sollte auf externe Experten, wie z.B. einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen zurückgegriffen werden.

Planung von Ein- und Auszahlung und alternative Finanzierungsmöglichkeiten bei evtl. Ausfall von Forderungen

Neben dem Verwalten von Forderungen gegenüber Kunden, gibt es beim Forderungsmanagement noch weitere Aspekte. Auch bei der eigenen Finanzplanung gilt es Zahlungsausfälle zu berücksichtigen, damit die eigene Liquidität trotz möglicher Ausfälle immer gewährleistet bleibt. Bei bereits etablierten Unternehmen kann dabei auf die durchschnittliche Zahl der Zahlungsausfälle der vergangenen Jahre zurückgegriffen werden.

Bei jungen Unternehmen ist dies natürlich nicht möglich. Hier kann auf Informationen über die aktuellen Ausfallrisiken am Markt (regionen- und branchenbezogen) zurückgegriffen werden.

In jedem Fall sollte nicht die günstigste aller Möglichkeiten die Grundlage der Schätzung des Ausfallrisikos bilden. Tritt dann nämlich ein schlechteres Szenario ein, steht die Finanzplanung des Unternehmens schnell auf tönernen Füßen.
Daher ist es sinnvoll, bereits im Voraus einen Plan B zu haben, falls es tatsächlich zu hohen Zahlungsausfällen kommt. Hier macht ein Gespräch mit der Hausbank über die Finanzierung möglicher Ausfälle Sinn. Wird dieses Gespräch erst geführt, wenn die Ausfälle bereits eingetreten sind, ist die Verhandlungsposition des Unternehmens geschwächt und führt vielleicht nicht mehr zum gewünschten Ergebnis. Daher sollten diese Gespräche frühzeitig stattfinden.

Absicherung durch Versicherungen

Es bietet sich für Unternehmen die Möglichkeit, sich gegen Zahlungsausfälle durch eine Versicherung abzusichern. Für das Inland gibt es zur Absicherung gegen Forderungsausfälle die Warenkreditversicherung, für Auslandsgeschäfte die Exportkreditversicherung. Die Versicherung greift aber nur dann, wenn Zahlungsausfälle aufgrund der Zahlungsunfähigkeit eines Kunden entstehen. Die Versicherung ersetzt den Ausfall jedoch nicht in vollem Umfang, das Unternehmen hat in der Regel eine Selbstbeteiligung von etwa 25 bis 30 Prozent, denn die Versicherung übernimmt das Risiko nur zu 70 bis 75 Prozent.

Die Kosten der Versicherung ergeben sich individuell für das Unternehmen und abhängig vom Versicherungsinstitut, je nach Branche, bisherigen Ausfällen, Umsatz, Höhe der Forderungen und den zu versichernden Ländern.

Kosten

Wird eine externe Unterstützung in Anspruch genommen (Factoring, Rechtsanwalt, Inkassounternehmen oder Versicherung), so muss dabei immer im Vorfeld die Frage beantwortet werden: Überwiegt der Nutzen dieser Maßnahmen die Kosten, die daraus entstehen? Das kann nur für jeden Fall individuell entschieden werden.

Zusammenfassung

Bei der Realisierung der Forderungen gilt: je länger man wartet, desto unwahrscheinlicher wird es, dass die Forderungen noch realisiert werden können.
Ein gutes Forderungsmanagement ist daher für ein Unternehmen unverzichtbar.

Wichtig ist, dass nicht nur einzelne Bausteine umgesetzt werden, sondern, dass eine umfassende Überwachung und ein professionelles Management der Forderungen integriert werden. Nur so können Zahlungsausfälle minimiert und die Liquidität des Unternehmens gewährleisten werden.

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