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02.02.09Kommentieren

Wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft

Diese Unterlagen sollten Sie sich endgültig vom Halse schaffen

Sie kennen das: Die Aktenschränke sind voll von Unterlagen bis zurück in die 90er Jahre und so mancher Vorgang ist dabei, den Sie laut Steuererklärung „nach bestem Wissen und Gewissen“ in den Zahlen haben – nur das sich Ihr Wissen Jahre später gemehrt hat und das Gewissen dadurch seine Ruhe etwas einbüßte. Lesen Sie hier, wann Sie diese gefühlten „Kellerleichen“ loswerden können

Diese Unterlagen sollten Sie sich endgültig vom Halse schaffenDiese Unterlagen sollten Sie sich endgültig vom Halse schaffen

Faustregel: 10 Jahre, …

Wie jedes Jahr können Sie auch in diesem Jahr wieder ab dem 01.01.2009 solche Unterlagen vernichten, die Sie aus handels- und steuerrechtlichen Gründen 6 bzw. 10 Jahre lang aufzubewahren hatten.

Entsorgen können Sie nun insbesondere Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse als auch Buchungsbelege und sonstige Buchungs- und Organisationsunterlagen.

… aber nach letzter Erstellung!

Das wird gerne missverstanden: Entscheidend für die Frage, ob die Unterlagen vernichtet werden können, ist nicht das Jahr, für das die Unterlagen erstellt wurden (z. B. Jahresabschluss für 1996), sondern das Jahr, in dem die letzten Eintragungen gemacht wurden. Wurden die letzten Buchungen für das Jahr 1996 erst 1998 gemacht, können diese 1996er Unterlagen auch erst ab dem 01.01.2009 vernichtet werden. Sie müssen sie also nach dem Gesetzeswortlaut noch dieses Jahr bei sich behalten.

Expertenrat

Den Finanzämtern ist es schon geläufig, dass die meisten Steuerpflichtigen denken: „Unterlagen für 1998 kommen am 01.01.2009 in den Schredder – egal, wann sie fertig wurden!“

Natürlich dürfen wir Ihnen nicht raten, diesen Standpunkt einzunehmen. Es soll aber schon Steuerpflichtige gegeben haben, die für sich abgewogen haben, dass die „bewusste irrige“ Annahme im Ergebnis weniger Risiken birgt als die weitere Aufbewahrung.

Das ist natürlich illegal und stellen Sie sich einmal vor, dass dann ein fraglicher Vorgang überhaupt nicht mehr zu Ihren Lasten vom Finanzamt aufgeklärt werden könnte. Das finden Sie sicher unmoralisch.

Dann wird ein Ordnungsgeld verhängt, das allerdings recht milde ausfällt, weil sich nicht widerlegen lässt, dass sich der Steuerpflichtige im Rechtsirrtum befand.

Natürlich ist es auch Unrecht, wider besseren Wissens zu behaupten, die 1996er Unterlagen wären schon Anfang 1997 fertig gewesen und durften daher am 01.01.2008 vernichtet werden.

Hinsichtlich sämtlicher EDV-Buchführungen ist zudem seit 2002 zu beachten, dass die Vorlage von Papierbelegen und Kontoausdrucken für die EDV-Buchführung auch elektronisch zugänglich gemacht werden müssen.

Insider-Tipp

Schließlich ist noch zu beachten, dass bei Gesellschaften wie z.B. GmbHs solche Unterlagen nie vernichtet werden sollten, die Nachweise über Ihre geleisteten (Kapital-)Einlagen darstellen.

Schließlich ist ein Insolvenzverwalter im Falle einer Insolvenz berechtigt, diese Nachweise zu verlangen und könnte bei Nichtvorlage entsprechende Nachforderungen stellen.

Ihre Faustregel muss sein: Was Sie irgendwann einmal entlasten kann, wird weiter aufbewahrt!  

Mathias Frenzel
Mathias Frenzel ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht in Potsdam-Babelsberg und in Berlin. Dort berät er Selbständige, Unternehmer und Finanzdienstleister in Steuer-, Rechts- und Kapitalanlagefragen. Auch die Mandantenbetreuung bei Steuerfahndung und in Steuerstrafverfahren gehört zu seinen Aufgaben. Erfahrungen hat er zuvor in einer Bank und einer der größten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gesammelt.

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