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18.04.07Kommentieren

Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails

Neue Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails nach Inkrafttreten des EHUG - Abmahnungen vermeiden!

Durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurde an versteckter Stelle und von der Öffentlichkeit weitgehend unbemerkt das Erfordernis von Pflichtinformationen in jeder Form von Geschäftsbriefen eingeführt. 

Ein Beitrag von Dr. Achim Walk

Rechtslage bis zum 31.12.2006

Bisher regelten unter anderem die §§ 37a Abs. 1 HGB, 125a Abs. 1 HGB, 177a Abs. 1 HGB, 35a Abs. 1 GmbHG, 80 Abs. 1 AktG und 25a Abs. 1GenG, dass auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, Pflichtangaben zu machen sind. Anzugeben waren insbesondere die Firma, die Firmenbezeichnung, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht, die Registernummer sowie bei Kapitalgesellschaften die Geschäftsführer bzw. die Vorstände und die Aufsichtsräte. Der Begriff des Geschäftsbriefes wurde weit ausgelegt und umfasste jede vom Kaufmann ausgehende schriftliche Mitteilung an einen Empfänger außerhalb des Unternehmens, wobei die äußere Form oder der Inhalt dafür nicht ausschlaggebend waren. Die Pflichtangaben waren daher auch auf Rundschreiben, Verkaufsangeboten, Rechnungen, Quittungen, Preislisten, Lieferscheinen sowie auf Auftrags- und Empfangsbestätigen zu machen.

Die Pflichtangaben gelten ausnahmsweise nicht für Mitteilungen oder Berichte oder Bestellscheine, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (z.B. § 37 a Abs. 2 und Abs. 3 HGB).

Rechtslage ab dem 01.01.2007

Das EHUG ergänzt die §§ 37a Abs. 1 HGB, 125a Abs. 1 HGB, 177a Abs. 1 HGB, 35a Abs. 1 GmbHG, 80 Abs. 1 AktG und 25a Abs. 1GenG, durch den kaum merkbaren und unauffälligen Einschub so z.B. in § 37 a Abs. 1 HGB:

 "Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die …….."
Durch den Zusatz „gleichviel welcher Form“ wollte der Gesetzgeber zunächst wieder alle Gesellschafts- und Geschäftsformen erfassen und zugleich sicherstellen, dass als Geschäftsbriefe insbesondere die E-Mails gemeint sind, die heute weitgehend die schriftliche Geschäftskorrespondenz ersetzen.
Danach müssen in sämtlichen Geschäftsbriefen "gleichviel welcher Form" also auch in E-Mails die Mindestangaben über den kaufmännischen Betrieb angegeben werden. Dies sind in der Regel zusammenfassend nochmals:

Beim Einzelkaufmann:
Das zuständige Registergericht und die Registernummer,
Firma, Firmenbezeichnung und Sitz, ggfs. auch Angaben nach § 19 HGB.

Bei der OHG:

Das zuständige Registergericht und die Registernummer,
Rechtsform, Firmenbezeichnung und Sitz.

Bei der KG:
Das zuständige Registergericht und die Registernummer,
Rechtsform, Firmenbezeichnung und Sitz,
Vor- und Nachname des persönlich haftenden Gesellschafters.

Bei der GmbH & Co KG zusätzlich die Angaben der GmbH in ihrer Funktion als persönlich haftender Gesellschafter:

Das zuständige Registergericht und die Registernummer,
Firma und Sitz,
Alle Geschäftsführer und (fakultativen) Aufsichtsratsmitglieder mit Vor- und Nachname.

Bei der GmbH:
Das zuständige Registergericht und die Registernummer,
Firma und Sitz,
Alle Geschäftsführer und der (fakultative) Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname.

Bei der AG:

Das zuständige Registergericht und die Registernummer,
Firma und Sitz,
Alle Vorstände und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname.

Bei der Genossenschaft:

Das zuständige Genossenschaftsregister und die Registernummer,
Rechtsform, und Sitz,
Alle Vorstände und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname.
Auf allen Rechnungen sind zusätzlich die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer anzugeben.

Was für die E-Mail nunmehr ausdrücklich geklärt ist, bleibt für die SMS oder für andere Kommunikationsmittel weiterhin offen. Aufgrund der weiten Fassung der Einschübe in den Einzelgesetzen erscheint es durchaus nahe liegend, auch diese Medien mit einzubeziehen und den Pflichtangaben zu unterwerfen.

Empfehlung

Um Abgrenzungen zu vermeiden, ob nun ein Geschäftsbrief vorliegt oder nicht, erscheint es auf jeden Fall zweckmäßig, grundsätzlich jede E-Mail mit den vervollständigten Pflichtangaben zu versehen.

Rechtsfolgen bei Verstoß

Werden die Pflichtangaben nicht gemacht muss der Betroffene mit Maßnahmen des Registergerichtes und mit förmlichen Abmahnungen rechnen. Im Einzelnen:

a. Festsetzung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht
Werden die Pflichtangaben in den Geschäftsbriefen nicht oder nicht vollständig gemacht, werden die betroffenen Kaufleute, die Handels- und Kapitalgesellschaften sowie die Genossenschaften vom Registergericht dazu durch ein Zwangsgeld anzuhalten, vgl. z.B. §§ 37 a Abs. 4, 125a Abs. 2, 177a HGB, § 79 Abs. 1 GmbHG, § 407 Abs. 1 AktG und § 160 Abs. 1 GenG. Aus Gründen der Verhältnismäßigkeit wird ein Zwangsgeld zunächst angedroht, bevor es dann endgültig festgesetzt wird.

b. Abmahnung
Weitaus einschneidender als das Zwangsgeld sind Abmahnungen, insbesondere wegen der damit verbundenen, teilweise erheblichen Kosten.
Soweit nämlich die geschäftliche Korrespondenz in Geschäftsbriefen, gleichviel welcher Art, künftig keine vollständigen Pflichtangaben enthält, ist von einem Verstoß gegen gesetzlich zwingende Erfordernisse auszugehen, was eine Wettbewerbswidrigkeit begründen und somit zu wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen führen kann.

Zwar mag die Wahrscheinlichkeit, dass der Abmahnende zunächst abmahnfähige E-Mails erhält bzw. von solchen Kenntnis nimmt eher gering erscheinen, doch sollten die Aktivitäten von professionellen Wettbewerbsschützern, solche Hindernisse zu überwinden, keinesfalls unterschätzt werden. Es sei an die Änderung der Impressumspflichten nach dem Teledienstgesetz (TDG) erinnert, als Verstöße über entsprechende Recherchen im Internet quasi anlassunabhängig ermittelt und abgemahnt werden konnten.

Wird eine Abmahnung mit einer straf bewehrten Unterlassungs- bzw. Verpflichtungserklärung wegen eines derartigen Verstoßes ausgesprochen, sollte durch einen kompetenten Rechtsrat genau geprüft werden, ob die Unterlassungserklärung zur Vermeidung eines kostspieligen Rechtsstreits abgegeben wird oder die Abmahnung wegen materieller oder formeller Fehler ins Leere geht. 

Dr. Achim Walk
Rechtsanwalt/Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater
 www.awajur.de

Autor: DASV

Deutsche Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e.V
Website des Autors
DASV

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