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23.05.17

Gastbeitrag

Mahnungen schreiben: Schritt für Schritt zum Zahlungseingang


(Bild: Fotolia)

Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies

Wenn Rechnungen nicht pünktlich gezahlt werden, heißt es zeitnah reagieren. Wir zeigen in zehn Schritten, wie das richtig geht.

Die Risiken eines Zahlungsausfalls

Wer beim Mahnwesen zögerlich vorgeht, riskiert die Liquidität des eigenen Unternehmens. Während Sie auf das Geld ihres Kunden warten, zahlen Sie schließlich weiter Büromiete, Lieferantenrechnungen, Gehälter und arbeiten am nächsten Projekt. Bei Zahlungsverzug nur langsam zu reagieren, kostet also mehr als nur Zeit.

Ist ein Kunde zahlungsunwillig, folgen weitere Fristen und der Mehraufwand für Sie als Gläubiger wächst. Außerdem tickt die Uhr, denn die Verjährung beginnt mit der fertig erbrachten Leistung. Daher sollten Sie nicht nur Rechnungen immer zügig nach Abschluss des Projektes stellen sondern auch bei nötigen Mahnungen nicht lange zögern.

Was ist zu tun, wenn das Geld nicht kommt?

Befolgen Sie folgende Ratschläge, um säumige Kunden richtig anzumahnen.

Zahlungsziele im Auge behalten

Zunächst ist es wichtig, überhaupt zu bemerken, dass ein Betrag überfällig ist. Dazu gehört es, die Zahlungsziele im Buchhaltungsprogramm oder im Kalender zu vermerken und die Geldeingänge regelmäßig zu prüfen.

Freundliche Nachfrage

Dieser erste Schritt ist nicht unbedingt nötig. Er dient aber der guten Kundenbeziehung. Gerade bei Kunden, die Sie als zuverlässig kennen, zu denen ein guter Kontakt besteht und die sonst immer zügig zahlen, ist ein formloser Hinweis darauf, dass noch ein Rechnungsbetrag offen und überfällig ist, oft vollkommen ausreichend. Vielleicht wurde die Rechnung nur verlegt oder vergessen? Oft ist die Angelegenheit damit schon erledigt und das Geld zügig auf Ihrem Konto.

Zahlungserinnerung ist kein Muss

Die schriftliche Zahlungserinnerung gehört nicht zum Pflichtprogramm des Mahnwesens. Sie dürfen sofort eine Mahnung schicken, wenn das Zahlungsziel überschritten ist.

Nicht zu lange mit der Mahnung warten

Die Mahnung setzt den Schuldner davon in Kenntnis, dass er im Zahlungsverzug ist. Das ist ein wichtiger Punkt, falls es zu Schwierigkeiten kommt. Eine Mahnung beinhaltet noch einmal ein Zahlungsziel. Bis zu diesem Termin sollte das Geld nun wirklich da sein.

Eine Mahnung ist genug

Das Zahlungserinnerungen und erste, zweite und dritte Mahnungen nötig sein sollen, kann man getrost zu den Mythen der Arbeitswelt zählen. Man kann es so handhaben, verpflichtet ist ein Unternehmer dazu aber nicht. Wenn ein klar formuliertes, konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung steht, sollte dem Kunden klar sein, bis wann das Geld überwiesen sein muss. In dem Moment, wo Sie Ihren Schulder schriftlich auf den Zahlungsverzug hinweisen, können Sie auch  direkt Mahngebühren ansetzen und auf die ab sofort anfallenden Verzugszinsen hinweisen. Eine Mahnung reicht also aus.

Mahngebühren

Mahngebühren sollten angemessen sein und es ist üblich, dass sie bei mehreren Mahnstufen steigen.

Gesetzliche Mahnpauschale: 40 Euro

Es gibt eine EU-Zahlungsverzugsrichtlinie, die auch in Deutschland umgesetzt wurde. Sie soll  Zahlungsverzögerungen entgegenwirken, die in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen entstehen. Die Zahlungsverzugsrichtlinie sieht höhere Mahnkosten vor, wenn eine Behörde oder andere staatliche oder kommunale Einrichtung zu langsam zahlt. In Deutschland ist das die 40 Euro Mahnpauschale.

Verzugszinsen

Von dem Tag an, ab dem ein Kunde im Zahlungsverzug ist, ist es möglich, Verzugszinsen zu fordern. Wichtig ist, dass man dem Kunden das in der Mahnung mitteilt. Bei Verzugszinsen  handelt es sich um 5% (Privatkunden) bzw. 9% (Geschäftskunden) über dem Basiszinssatz. Den aktuellen Basiszinssatz erfährt man bei der Deutschen Bundesbank. Aktuell ist der Zinssatz negativ, das bedeutet, Sie werden bei den Verzugszinsen weniger als 5% bzw. 9% Prozent ansetzen. Berechnet werden sie dann anhand der Tage, die der Schuldner bereits im Zahlungsverzug ist.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Reagieren die Schuldner auch auf Mahnungen nicht, können Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Das gilt allerdings nur für sogenannte unstrittige Forderungen. Das sind solche, bei dem dem Schuldner klar ist, dass er eigentlich zahlen muss. Es stehen keine Nachbesserungen oder ähnliches mehr im Raum. Das gerichtliche Mahnverfahren kann man ohne Anwalt anschieben. Es reicht, einen Online-Mahnantrag auszufüllen und ihn beim zuständigen Amtsgericht einzureichen. Das kostet Gebühren, die am Ende aber der Schuldner erstatten muss.

Strittige Forderungen: Wiedersehen vor Gericht

Strittige Forderungen sind die, bei denen sich Dienstleister und Auftraggeber nicht einig geworden sind. Der Schuldner verweigert die Zahlung, weil er zum Beispiel meint, dass die Rechnung zu hoch ist oder eine Teilleistung nicht korrekt erbracht wurde. In so einem Fall brauchen Sie einen Anwalt, der Ihnen hilft, die Sache vor Gericht zu klären. 

Autor: Paul-Alexander Thies

Steuerexperte Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer des Online-Buchhaltungstool Billomat. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen. Heute blickt der Vollblut-Onliner auf über neun Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen wie Groupon, Payleven (Rocket Internet) und Travador mit aufbauen. Seine Leidenschaft für den E-Commerce-Bereich sowie seine Motivation für den Zukunftsmarkt FinTech führen ihn nun zu Billomat.
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Paul-Alexander Thies

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