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Vorgaben Rechnungsnummern

Welche Vorgaben gibt es für die Vergabe von Rechnungsnummern?

In Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes steht, dass jede Rechnung eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen [enthalten muss], die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)". 


Teilweise herrscht aufgrund der Formulierung der "fortlaufenden Rechnungsnummer" noch der Irrglaube, dass Rechnungsnummern eine lückenlose Zahlenfolge nach dem Muster Nr. 1, Nr. 2, Nr. 3 ... darstellen müssten. Insbesondere Gründer und Kleinunternehmer, die noch nicht allzu viele Rechnungen ausgestellt haben, wären damit mit dem Umstand konfrontiert, die vielleicht noch geringe Zahl ausgestellter Rechnungen preiszugeben.  

Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmalig vergeben werden darf. Es sind beliebige Buchstaben- und Zahlenkombinationen möglich. Wichtig ist, dass der Rechnungssteller nach einem System vorgeht, um auszuschließen, dass zwei Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen. Eine Möglichkeit ist es beispielsweise, das Ausstellungsdatum der Rechnung oder die Kundennummer miteinzubeziehen.

Für den umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsempfänger ist die Rechnungsnummer eine der Voraussetzungen, damit er die aus der erhaltenen Rechnung Vorsteuer beim Finanzamt gelten machen kann.

Was ist bei Rechnungen für Empfänger in anderen EU-Ländern zu beachten?

Bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU spricht man von innergemeinschaftlichen Lieferungen. Neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers muss auch die des Leistungsempfängers auf der Rechnung vermerkt sein. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht ausgewiesen. Jedoch muss das leistungsempfangende Unternehmen die geltende Umsatzsteuer auf die Lieferung in seinem Land abführen. Bei Lieferungen an Privatkunden innerhalb der EU richtet sich die Besteuerung nach den landesabhängigen Lieferschwellen. Wird diese Menge nicht überschritten, werden die Lieferungen in der Bundesrepublik versteuert, andernfalls im Zielland.

Was ist bei Lieferungen außerhalb der EU zu beachten?

Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU macht es keinen Unterschied, ob der Empfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Es handelt sich um eine Ausfuhrlieferung, die in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit ist. Deshalb muss die Umsatzsteuer auch nicht auf der Rechnung angegeben werden.

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