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Rechnungsstellung bei Kleinunternehmern

Welche Besonderheiten gibt es für Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung?

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr einen Betrag von 17.500 Euro nicht überstiegen hat und deren Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro aller Voraussicht nach nicht übersteigen wird. Gemäß der Kleinunternehmerregelung müssen sie keine gesonderte Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Wenn sie die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen dennoch ausweisen, können sie auch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Allerdings ist zu beachten, dass der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung für fünf Kalenderjahre bindend ist.

Aber auch Kleinunternehmer sind Unternehmer und müssen die beschriebenen Rechungspflichtangaben beachten. Einzige Besonderheit ist es, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen.

Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht nicht. Es ist aber zu empfehlen einen entsprechenden Zusatz zu machen, da mancher Rechnungsempfänger wegen des fehlenden Steuerausweis die Rechnung beanstanden wird.

Vorschriften für Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen

Grundsätzlich müssen Rechnungen auf Papier an den Empfänger verschickt werden. Eine elektronische Übermittlung ist nur dann möglich, wenn der Empfänger seine Zustimmung gibt. Die Form der Zustimmung ist allerdings nicht vorgeschrieben. Es muss lediglich ein schlüssiges Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Empfänger vorliegen. Meist geschieht dies entweder durch die Rahmenvereinbarungen oder durch die stillschweigende Billigung des Empfängers. Von Seiten des Rechnungsstellers empfiehlt es sich jedoch, vorher die schriftliche Zustimmung des Empfängers einzuholen, um eventuelle Missverständnissen zu vermeiden.

Sowohl Ausgangs- wie auch Eingangsrechnungen müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Wichtig ist, dass die Rechnungen über den gesamten Zeitraum hinweg gut lesbar bleiben. Deshalb müssen von Rechnungen auf Thermopapier (z.B. Tankbelege) Papierkopien angefertigt werden. Dasselbe gilt für Rechnungen, die per Fax auf Thermopapier empfangen wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen für Leistungen mit einem Grundstück erhalten, sind ebenfalls verpflichtet diese Rechnungen zwei Jahre aufzubewahren. Da Privatpersonen sonst nicht zur Aufbewahrung von Rechnungen verpflichtet sind, sollte bei solchen Rechnungen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht enthalten sein.

Elektronische Ausgangsrechnungen und auch Rechnungen, die Ihnen elektronisch übermittelt wurden, sind ebenso elektronisch zu archivieren. Bewahren Sie Ihre elektronischen Eingangsrechnungen nicht in der originalen elektronischen Form auf, verlieren Sie die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

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