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Elektronische Rechnungen

Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

In der Regel sind Rechnungen in Papierform zu verfassen. Wenn vorher jedoch eine entsprechende Vereinbarung zwischen Unternehmen und Auftragsempfänger getroffen wurde, dann ist es zulässig, die Rechnung auf elektronischen Weg, also per E-Mail, zu übermitteln. Bei dieser Variante lassen sich natürlich erheblich Kosten (für Druck, Kuvertierung und Versand) einsparen. Dabei ist es wichtig, dass die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt sind. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.

1. Die elektronisch verschickte Rechnung muss eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem deutschen Signaturgesetz enthalten. Der Empfänger der Rechnung wiederum ist verpflichtet, diese Signatur zu prüfen und die Rechnung aufzubewahren. Dabei gilt: Elektronisch übermittelte Rechnungen (und das dazugehörende Prüfprotokoll) müssen elektronisch aufbewahrt werden. Die sogenannten qualifizierten elektronischen Rechnungen werden mittels mathematischer Verfahren und mithilfe eines kryptographischen Schlüssels erzeugt. Möchte der Rechnungsempfänger die Signatur prüfen, so kann er dies mit einem öffentlichen Schlüssel jederzeit tun und damit die Echtheit der Daten feststellen.

Elektronische Rechnungen können auf zwei verschiedene Arten signiert werden. Im Falle von pdf-Dateien kann die Signatur unmittelbar in die Dateien integriert werden. Ansonsten gibt es noch die Möglichkeit, dass der Rechnungsempfänger neben der Rechnungs-Datei noch eine zusätzliche Signatur-Datei erhält.

2. Darüber hinaus kann die Rechnung im sogenannten EDI-Verfahren  (EDI = Elektronischer Datenaustausch) übermittelt werden. Voraussetzung dafür ist, dass zwischen den Vertragsparteien auch eine Vereinbarung über den Datenaustausch besteht, die den Einsatz von Verfahren vorsieht, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. GS 1 Germany stellt diese EDI-Mustervereinbarung kostenlos zum Download bereit.

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