Die Finanzbuchhaltung bei KMU – Was müssen Sie als Unternehmer beachten?

 

Als wichtiger Teil des betrieblichen Rechnungswesens sollten klein- und mittelständische Unternehmen der Finanzbuchhaltung ebenso wie große Firmen die nötige Aufmerksamkeit schenken. Sie dient letztlich dazu, die finanzielle Lage detailliert darzustellen und am Ende des Geschäftsjahres gegenüber internen und externen Stellen den Gewinn oder Verlust dokumentieren zu können. Aus diesem Grund ist die Finanzbuchhaltung auch für bestimmte Unternehmen vom Gesetzgeber vorgeschrieben.


Wann sind Sie zu Finanzbuchhaltung verpflichtet?

Festgeschrieben ist die Buchführungspflicht sowohl vom Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB) als auch vom Steuerrecht (§ 140 Abgabenordnung, AO). Daher sind Kaufmänner zur Buchführung verpflichtet, die ins Handelsregister eingetragen sind, sowie die Unternehmensformen oHG, KG, GmbH und AG. Gemäß der Abgabenordnung besteht außerdem für KMUs Buchführungspflicht, deren Jahresumsatz mehr als 500.000 Euro beträgt sowie deren Gewinn bei mindestens 50.000 Euro liegt. Sind Sie Freiberufler oder Gewerbetreibender und erfüllen die genannten Voraussetzungen nicht, ist es ausreichend eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen. Bei der EÜR handelt es sich um einfache Form der Gewinnermittlung, die lediglich sämtliche Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellt. Ob EÜR oder Buchführungspflicht – beide Methoden dienen der Gewinnermittlung und sind damit die Grundlage für die Besteuerung des Finanzamtes.   
Die Betriebsbuchführung und Kostenrechnung führen Sie dagegen nur zu innerbetrieblichen Zwecken und freiwillig durch. Die Daten und Ergebnisse müssen Sie Dritten daher nicht vorlegen.

Welche Grundsätze sind wichtig?

  • Sämtliche Geschäftsvorfälle (Wertveränderungen) des Unternehmens müssen Sie systematisch und chronologisch dokumentieren.
  • Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben muss nach den Regeln der doppelten Buchführung erfolgen.
  • Berücksichtigen müssen Sie außerdem die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
  • Jede Buchung, die Sie durchführen, müssen Sie auch belegen können. Daher ist es wichtig, jeden Beleg, ob Rechnung, Quittung oder Kassenbon, zu ordnen und systematisch in fortlaufender Reihenfolge abzulegen. Eine Anleitung für die Sortierung von Belegen können Sie sich hier ansehen.
  • Die Dokumentation der Aufwendungen und Erträge sowie die Ermittlung des Unternehmensergebnisses müssen transparent und auch für Außenstehende nachvollziehbar sein.
  • Sämtliche Daten müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, damit sie auf Verlangen der Steuerbehörde vorgelegt werden können. Die Daten werden außerdem in zufälligen Abständen durch Steuerprüfungen des Finanzamtes kontrolliert.

Wie können Sie die Buchhaltung vereinfachen?

In großen Unternehmen gibt es normalerweise eine Buchhaltungsabteilung, die in der Regel aus mehreren professionellen Buchhaltern besteht. Da in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Geschäftsvorfälle meist übersichtlicher sind, ist es ausreichend, einen Buchhalter mit der Finanzbuchhaltung zu beauftragen. Diesen können Sie entweder in Ihrem Unternehmen anstellen oder Sie entscheiden sich für einen selbstständigen Buchhalter. Des Weiteren besteht die Option, dass Sie sich diese Kosten sparen und Ihre Finanzbuchhaltung selbst durchführen. In diesem Fall sind spezielle Programme sehr nützlich, die Ihnen die Arbeit erleichtern und zudem sehr benutzerfreundlich sind. Selbst wenn Sie wenig Erfahrung in diesem Bereich haben, ist es mit Hilfe von Finanzbuchhaltungssoftware für Sie relativ einfach, die notwendigen Aufgaben zu erledigen. Darüber hinaus werden diese auch von erfahrenen Buchhaltern verwendet, weil sie die Buchungs- und Erfassungsprozesse übersichtlicher und einfacher machen und außerdem über bestimmte Schnittstellen verfügen (z.B. Datev, Elster), die eine Datenübermittlung extrem vereinfachen.

Beispiele für Buchhaltungssoftware:

                                                                                 

Was sind wichtige Elemente der Buchhaltung?        

Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie sich mit den drei wichtigen Büchern sowie mit den Konten auseinandersetzen.

1.     Die Bücher

a)     Grundbuch/ Journal
In diesem müssen Sie alle Geschäftsvorgänge chronologisch ordnen und mit einer laufenden Nummer versehen. Zudem müssen Sie jeden Ertrag und jeden Aufwand mit Datum, Betrag, Belegverweis sowie einer Erläuterung des Geschäftsvorfalls dokumentieren.

b)     Hauptbuch
Die im Grundbuch erfassten Daten müssen Sie anschließend ins Hauptbuch übertragen. Dieses umfasst alle Sachkonten, welche die Geschäftsvorgänge nach sachlichen Kriterien ordnen und verbuchen.

c)      Nebenbücher
Dazu gehören Waren-, Kontokorrent- sowie Kassenbuch, die bestimmte Hautbuchkonten näher erläutern.
     

2.       Die Konten

Jedes Konto besitzt eine Haben- und eine Sollseite und ist daher normalerweise eine Art zweispaltige Tabelle. Definiert wird es darüber, ob es Güter- und Geldbestände (Bestandskonto) oder erfolgswirksame Geschäftsvorfälle (Erfolgskonto) erfasst.       

 

a)     Bestandskonten
Diese werden wiederum in aktive und passive Bestandskonten unterteilt. Aktiva sind dabei Anlage- und Umlaufvermögen, aktive Rechnungsabgrenzungsposten, aktive latente Steuern sowie der nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag. Bei Passiva handelt es sich um Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, passive Rechnungsabgrenzungsposten sowie passive latente Steuern.      

b)     Erfolgskonten
Auch diese werden noch einmal in Ertrags- und Aufwandskonten aufgeteilt. Auf den Ertragskonten erfassen Sie alle Wertzuflüsse, welche das Eigenkapital erhöhen.

Auch wenn sich die Struktur der Buchführung in der Theorie etwas umständlich und aufwendig anhören mag, hilft sie Ihnen in der Praxis dabei, die Finanzbuchhaltung effizient durchführen zu können. Die Beachtung der Grundsätze sowie die Buchung in den verschiedenen Büchern und auf die unterschiedlichen Konten dienen dazu, jeden Geschäftsvorfall korrekt zu erfassen, sodass am Ende Ihres Geschäftsjahres die Darstellung der finanziellen Lage der tatsächlichen Situation zu 100 Prozent entspricht.

Quelle: buchhaltung-einfach-sicher.de                                                                                                                                                                                                    

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