28.03.07Kommentieren

Serie Projektmanagement - Teil IV

Den Überblick behalten: der Projektstrukturplan

Nicht selten passiert es, dass man als Projektleiter Gefahr läuft, den Überblick zu verlieren. Große Projekte oder Projekte mit vielen Beteiligten, zum Beispiel Dienstleistern, sind da besonders gefährdet. Wie schafft man es, trotzdem den Überblick zu behalten? Frei nach dem Motto "Teile und Herrsche" wird das Projekt in kleine, überschaubare Einheiten zerlegt. Nach der Fertigstellung einer Einheit geht man zur nächsten über und hakt so einen Punkt nach dem anderen ab oder identifiziert auftretende Probleme. Ein wunderbares Werkzeug für dieses Vorgehen ist der Projektstrukturplan.

Ein Beitrag von Thomas Schmidt

Stücke vom Ganzen: Teilprojekte

Es ist gängige Praxis, große Projekte der besseren Überschaubarkeit in Teilprojekte, also kleinere Einheiten, zu zerlegen. Wie groß diese Teilprojekte sein sollten, ist wiederum abhängig von der Branche. Für die Softwareentwicklung findet man Empfehlungen für (Teil-)Projektlaufzeiten von sechs bis neun Monaten, Abweichungen nach unten oder oben sind natürlich möglich. Mit dem Projektstrukturplan wird ein solches Teilprojekt weiter zerlegt. Für die Erstellung eines Projektstrukturplans gibt es verschiedene Varianten bzw. Vorgehensweisen. Die einfachste und nachvollziehbarste Art einen solchen Plan zu erstellen ist die Ableitung von den so genannten Liefergegenständen.

Liefergegenstände


Diese Liefergegenstände werden etwas weiter gefasst, als das eigentliche Projektprodukt. Bei Softwareprojekten gehören neben der eigentlichen Software auch Dinge wie eine Dokumentation, Schulungen oder die Auslieferung der Software dazu. Von einem solchen Liefergegenstand ausgehend werden alle Aktivitäten identifiziert, die nötig sind, diesen zu erstellen.

Gemeinsam zum Projektstrukturplan


Es bedarf einiger Übung, alle Aktivitäten vollständig zu erfassen. Aus diesem Grund sollte der Projektstrukturplan gemeinsam im Team erarbeitet werden und nicht von einer einzelnen Person. So stellen Sie sicher, dass alle Aspekte berücksichtigt werden. Ein weiterer Vorteil: Das gesamte Team hat einen Überblick über alle Aktivitäten, niemand arbeitet isoliert an einzelnen Teilen, sondern jeder weiß, was er zum großen Ganzen beiträgt.

Nicht vom Hundertste ins Tausendste


Dieses Zerlegen eines Liefergegenstandes ließe sich beliebig weit treiben. Am sinnvollsten ist es allerdings, die Aktivitäten in einem Detaillierungsgrad zu beschreiben, dass sie einem Bearbeiter zuzuordnen sind. Dieser Bearbeiter sollte in Lage sein, für diese Aktivität eine möglichst genaue Schätzung des voraussichtlichen Aufwands abzuliefern. Damit spielt der Projektstrukturplan eine zentrale Rolle in der Projektplanung: Er gilt als einer der Eingangswerte für die Termin- und Kostenplanung.

Wichtig ist, dass alle Aufwandsschätzung auf der untersten Ebene gemacht werden. Fast man dann den geschätzten Aufwand Ebene für Ebene zusammen, weiß man am Ende, welcher Aufwand für das gesamte Projekt nötig wird (eine so genannte Bottom Up-Schätzung).

Erfolgsmessung


Der Projektstrukturplan dient übrigens noch einem weiteren Zweck: Mit ihm kann am Ende eines Projekts entschieden werden, ob das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde. Wurden alle Liefergegenstände erstellt? Wurde bei einzelnen Liefergegenständen der geschätzte Aufwand eingehalten, unter- oder überschritten?

Alle diese Informationen dienen dazu, Erfahrungen zu sammeln, die für spätere Projekte oder Projektphasen sehr nützlich sein können.

Ein kleiner Tipp für die praktische Arbeit bei der Erstellung eines Projektstrukturplanes: Verwenden Sie einfach die kleinen gelben Klebezettelchen für die Aktivitäten und kleben diese zum Beispiel auf ein White Board. So können Sie mit dem Team die Aktivitäten beliebig anordnen und jederzeit neu gruppieren, bis alle mit dem Ergebnis  einverstanden sind.

Der fünfte Teil der Serie zum Thema Projektmanagement beschäftigt sich mit den Faktoren, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen.

Autor: Thomas Schmidt

Diplom Biologe
Website des Autors
Thomas Schmidt

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