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Aktuelles zur Personalarbeit für Gründer und Selbsständige

07.01.10Kommentieren

Nie waren sie so wertvoll wie heute...

Von Anfang an den/die richtigen Mitarbeiter finden

Woher nehmen und nicht stehlen? Eine Frage, die sich Existenzgründer und junge Unternehmer immer häufiger stellen, wenn es darum geht, das Unternehmen mit qualifizierten Mitarbeitern  auf- oder weiter auszubauen. Mit dem Mangel an Fachkräften und einem befähigten Nachwuchs muss sich die Wirtschaft heute in jedem Fall auseinandersetzen und die Herausforderung lösen, sollen Unternehmen auch langfristig nicht nur existieren, sondern erfolgreich wachsen. 

Ein Beitrag von Cay von Fournier

Je bedeutsamer die Position im Unternehmen, und damit ist nicht die Abwertung einzelner Funktionen gemeint, sondern die situationsbezogene Bedeutung der Stelle, desto mehr Zeit sollte für den Auswahlprozess eingeplant werden. So kann möglicherweise innerhalb von 2 oder 3 Wochen die dritte Sekretärin für ein Büro gefunden werden, aber die Suche nach einem passenden Geschäftsführer kann mehrere Monate dauern. Häufig wird der Prozess der Mitarbeitersuche zu spät in Gang gesetzt und verursacht im Unternehmen operative Probleme an den unterschiedlichsten Stellen. Da viele potenzielle Bewerber in bestehenden Arbeitsverhältnissen vertraglich an Kündigungsfristen gebunden sind und diese aus Fairnessgründen auch einhalten wollen, müssen längere Vorlaufzeiten eingeplant werden.

Bei der Suche nach Mitarbeitern ist der Grund für die Einstellung zu beachten. So wird man beim Ersatz eines vorhandenen Mitarbeiters möglicherweise andere Instrumente einsetzen, als wenn man im Rahmen einer Expansion, des Ausbaus einer Niederlassung, der Eröffnung einer neuen Filiale etc. neue Mitarbeiter für das Unternehmen gewinnen möchte. Natürlich spielt auch die Dringlichkeit einer Personalentscheidung eine große Rolle. Bei Mitarbeitern, die kurzfristig eingestellt werden, greifen andere Instrumente (zum Beispiel Zeitungsannoncen) als bei einer langfristigen Personalplanung, wo zum Beispiel ein Tag der offenen Tür ein geeignetes Instrument gerade auch für die Personalsuche sein kann. Aus der Vielzahl der Möglichkeiten der Mitarbeitersuche möchte ich im folgenden einige heraus greifen und kurz auf die eine oder andere etwas detaillierter eingehen, ohne in irgendeiner Form eine Priorisierung vornehmen zu wollen.

Folgende Möglichkeiten bieten sich grundsätzlich an:

  • Zeitungsannoncen
  • Arbeitsamt
  • Persönliches Netzwerk
  • Schwarzes Brett
  • gezielte Führungskräfte- und Mitarbeiterinformation - externe Dienstleistungsunternehmen (Personalvermittler, Zeitarbeitsunternehmen)
  • Radiosender
  • Informationsveranstaltungen

Wahrscheinlich wird es schwer sein, wirklich interessante Mitarbeiter über langweilige, hausbackene oder rein sachliche Stellenanzeigen zu gewinnen. Auch hier gilt es kreativ, modern, ansprechend, vielleicht sogar erfinderisch zu sein. Wichtig ist, Aufmerksamkeit für Ihr Unternehmen (noch nicht einmal primär und vordergründig für die zu besetzende Stelle) zu erreichen. Witzige Sprüche ("Stellen Sie sich vor, Arbeit macht Freude und Sie bekommen auch noch Geld dafür…"), handschriftliche oder farbige Gestaltungen, gewinnende Beschreibungen des Unternehmens, der Gründe für die Mitarbeitersuche ("Wenn die Liebe nicht wäre, müssten wir keine neue Buchhalterin suchen..."), des Umfeldes oder des Kollegenteams können mehr begeistern als Umsatzzahlen und Marktanteile. Aber: Versprechen Sie nicht mehr als Sie halten können, ansonsten wird der neue Mitarbeiter schnell ernüchtert und demotiviert sein.

Der Weg über das Arbeitsamt kann in Einzelfällen durchaus Erfolg versprechend sein. Und sei es nur, weil Sie Informationen über besondere Maßnahmen, wie Umschulungen oder öffentliche Zuschüsse etc. erhalten. Entwickeln Sie im Vorfeld einen guten Kontakt zu einem engagierten und qualifizierten Berater im Arbeitsamt, der ein echtes Interesse daran hat, für Sie die richtigen Mitarbeiter zu finden. Beide Wege - die Stellenanzeige wie das Arbeitsamt - können mit einer Flut von Bewerbungen verbunden sein, von denen 95 Prozent nicht in Frage kommen. Aber Sie haben dann trotzdem 5 Prozent geeignete Bewerber.

Das persönliche Netzwerk (Kontakte zu anderen Unternehmen, Unternehmerstammtische, Gespräche am Golf- oder Tennisplatz, die eigene Familie, der eigene Bekanntenkreis) kann eine weitere Quelle für gezielte Ansprachen sein. Sehr häufig wird dabei unbewusst ein erster Einstellungsfilter gelegt, denn Mitarbeiter über Referenzen zu gewinnen, ist meist deutlich erfolgreicher als auf anderen Wegen. Und welcher gute Freund oder Bekannte würde einem schon einen "schlechten" Mitarbeiter empfehlen?

Den Einstellungsfilter nutzen

Viele Unternehmen haben keine konsequente und durchgängig praktizierte Vorgehensweise bei der Auswahl der Mitarbeiter. Gelingen kann dies mit dem so genannten Einstellungsfilter. Der Einstellungsfilter setzt zu einem Zeitpunkt an, wo Sie nach der Analyse der Bewerbungsunterlagen (Inhalt und Attraktivität des Bewerbungsschreibens, Foto, Lebenslauf und Zeugnisse, Art und Weise der Zusammenstellung der Unterlagen) bereits eine erste Vorauswahl getroffen haben und den Bewerber als möglichen Kandidaten für eine Einstellung betrachten. Acht Schritte sind hier sinnvoll:

  • Selbstdarstellung des Unternehmens
  • Vorstellungsgespräch
  • Ausführliche Hausführung oder Betriebsbesichtigung
  • Partner-Analyse
  • Persönliches Gespräch
  • Arbeitsprobe
  • Ausführliches Einstellungsgespräch
  • Lange Probezeit

Selbstverständlich wird im Einzelfall der eine oder andere Zwischenschritt noch integriert werden müssen oder die Reihenfolge wird hier und da einmal anders aussehen. Manchmal empfiehlt sich auch ein Gespräch mit ehemaligen Arbeitgebern, Kollegen oder betreuten Kunden. Dies setzt, sofern es nicht auf rein persönlichen Wegen der "Informationssammlung" geschieht, das Einverständnis des potenziellen Mitarbeiters voraus. Insgesamt ist der Prozess der Personalgewinnung und Personalauswahl ein zeitintensiver und teurer Weg. Eine Fehlentscheidung wird jedoch noch ungleich teurer werden, so dass jede Information über den Bewerber und jedes "Erleben" des potenziellen Mitarbeiters im Vorfeld für eine richtige Entscheidung wichtig sein kann.

1. Selbstdarstellung des Unternehmens

Die Selbstdarstellung des zukünftigen Arbeitgebers ist wichtig, denn der Bewerber sollte möglichst viel über das Unternehmen wissen, um seine Entscheidung besser und fundierter treffen zu können. Unternehmensbeschreibungen (Geschäftspläne oder Unternehmensexposes), Geschäftsberichte, Produktbeschreibungen, Zeitungsartikel, Leitbilder, Darstellungen der Unternehmensvision und Unternehmenskultur, Mitarbeiterzeitschriften, Kundeninformationen (News), Markt- und Wettbewerbsanalysen sind hierfür geeignet. Natürlich machen auch für diese Zwecke eigens zusammengestellte Informationsmappen, mit den wichtigsten Informationen, Stellenbeschreibungen, Karrierewegen etc. einen sehr professionellen Eindruck und sind - auch in kleineren Unternehmen - schnell zusammengestellt. Auch hier gilt das richtige Augenmaß in Abhängigkeit von der zu besetzenden Funktion. Sicherlich wird eine Führungskraft hier mehr erwar-ten als ein Fach- oder Sachbearbeiter.

2. Vorstellungsgespräch

Beim Vorstellungsgespräch kommt es auf die Wahl der Gesprächsteilnehmer, des Ortes und der Zeit an. Am Vorstellungsgespräch kann neben der für das Personal zuständigen Führungskraft, dem späteren unmittelbaren Vorgesetzen (Bereichs-leiter, Teamleiter) auch der eine oder andere zukünftige Kollege teilnehmen. Dies kann gemeinsam oder in mehreren Gesprächsschritten geschehen. Zeit und Ort: Warum in einem Hotel und Restaurant nicht den Samstag oder Sonntag wählen? Oder in einer Bäckerei früh morgens um 4.00 Uhr den Termin für ein Vorstellungsgespräch vereinbaren? In beiden Fällen lernt der Bewerber das reale Arbeitsumfeld und die Arbeitsverhältnisse kennen. Der erste Eindruck ist oft ausschlaggebend. Auch wenn wir bei einem positiven Eindruck nicht immer wissen, ob sich dieser dauerhaft bestätigen wird, bei einem ersten negativen Eindruck ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es bei der Antipathie bleibt.

3. Ausführliche Hausführung oder Betriebsbesichtigung

Dem potenziellen Mitarbeiter sollte (meist im Anschluss an das Vorstellungsgespräch) Gelegenheit gegeben werden, dass Unternehmen auch zu erleben. Im Rahmen einer Betriebsbesichtigung oder Hausführung kann ein Gesamtüberblick über das Unternehmen, die verschiedenen Bereiche und die Abläufe gegeben werden. Der Bewerber bekommt einen ersten Eindruck der Unternehmenskultur. Wie gehen die Mitarbeiter miteinander um? Werden die Besucher begrüßt? Wie herzlich und wie interessiert werden sie begrüßt oder nehmen die Mitarbeiter keine Notiz von den Besuchern? Wie begrüßt derjenige, der mit dem Bewerber durch das Haus geht, die Mitarbeiter? Auch hier ist der erste Eindruck oftmals ein ganz entscheidender. Mit ein wenig Sensibilität nimmt jeder Mensch die Kultur und die Atmosphäre in einem Unternehmen wahr.

4. Partner-Analyse

Nachdem der Mitarbeiter nun das Unternehmen, das Anforderungsprofil seiner zukünftigen Tätigkeit, seine spätere Führungskraft (entweder den Unternehmer, Geschäftsführer, Bereichsleiter oder Teamleiter) und bereits auch erste mögliche Kollegen kennen gelernt hat, empfiehlt es sich, den nächsten Intensivierungsschritt des Einstellungsfilters anzuwenden. Zu diesem Zweck wird dem Mitarbeiter die so genannte Partner-Analyse erläutert. Der Bewerber erhält die Möglichkeit, diese in Ruhe zu Hause auszufüllen. Auch hier können bereits - über die Beantwortung der Fragen hinaus - interessante Erkenntnisse über den Bewerber gewonnen werden. Wie schnell schickt er den Fragenbo-gen zurück? Tut er dies handschriftlich oder hat er nachgefragt, ob er dies auf elektronischem Wege tun darf? Alles Informationen, die vielleicht sein echtes Interesse an der Tätigkeit zeigen oder auch zum Beispiel seine Affinität zum Einsatz moderner Kommunikationsmittel, die eventuell auch im angebotenen Ar-beitsumfeld besonders wichtig sind.

5. Persönliches Gespräch

Im Anschluss daran wird intern im Unternehmen eine Entscheidung getroffen, mit welchen Bewerbern weitere persönliche Gespräche geführt werden. In diesem Gespräch wird schwerpunktmäßig die Partner-Analyse besprochen. Offene Punkte, Missverständnisse oder Erklärungsnotwendigkeiten sollten sehr offen angesprochen werden, ehe diese oder ähnliche Themen zu einem späteren Zeitpunkt zu einem Problem werden. Nur im Gespräch lassen sich auch das Verhalten und die kommunikativen Fähigkeiten des Bewerbers einschätzen. Im weiteren Verlauf können dem potenziellen Mitarbeiter die nächsten Schritte des Einstellungsfilters (Arbeitsprobe und Einstellungsgespräch) erläutert werden. Da normalerweise nicht sofort nach dem Gespräch eine Entscheidung über Einstellung oder Ablehnung getroffen wird, sollte dem Bewerber zumindest ein fester Termin für eine Entscheidung über die weitere Fortsetzung der Gespräche genannt werden. Für den Fall einer negativen Entscheidung ist es aus unserer Sicht selbstverständlich, dem Bewerber auch die Gründe dafür zu benennen. Sie helfen ihm möglicherweise, sein eigenes Profil zukünftig noch besser herauszuarbeiten.

6. Arbeitsprobe

Alle Gespräche und Analysen von Partnerprofilen, Bewerbungsunterlagen etc. geben immer noch keinen Eindruck davon, wie sich der Mitarbeiter in einem konkreten Umfeld am Arbeitsplatz verhalten könnte. Wir empfehlen deshalb (soweit dies im Rahmen eines noch bestehenden Arbeitsverhältnisses überhaupt durchführbar ist) die Vereinbarung einer Arbeitswoche zur Probe. Selbstverständlich wird die geleistete Arbeitszeit angemessen bezahlt. Sie soll beiden Parteien die Chance geben, erkennen zu können, ob eine Partnerschaft tatsächlich möglich ist oder ob die eine oder andere Seite nicht doch von fehlinterpretierten Voraussetzungen oder Erwartungen ausgegangen ist.

7. Einstellungsgespräch

Nach der "Arbeitsprobe" (nicht zu verwechseln mit der arbeitsvertraglich vorgesehenen Probezeit) erfolgt in einem weiteren Gespräch die gemeinsame Bewertung der Arbeitsprobe. Im positiven Fall wird so aus diesem Gespräch das Einstellungsgespräch, in dem der bereits vorbereitete Arbeitsvertrag vorgelegt und der Inhalt mit dem Mitarbeiter gemeinsam durchgesprochen wird. Es wird der Zeitpunkt des Arbeitsbeginns festgelegt, und der Mitarbeiter erhält die Gelegenheit, sich den - gegebenenfalls modifizierten - Vertrag noch einmal in Ruhe zu Hause anzuschauen und ihn dann rechtsverbindlich unterzeichnet zu-rückzugeben. Ein besonderer Punkt ist meist die Vereinbarung einer Probezeit und eine etwaige Befristung des Vertrages.

8. Lange Probezeit

Im Rahmen des Arbeitsvertrages ist die Vereinbarung einer langen Probezeit, das heißt zumindest ein halbes Jahr, sinnvoll. Da in der Regel nicht selten schon die Einführungsphase - je nach Komplexität des Arbeitsgebietes - zwischen 1 und 3 Monaten liegen wird, erscheint eine Probephase von insgesamt einem halben Jahr nicht unrealistisch, um einen neuen Mitarbeiter mit einiger Verlässlichkeit einschätzen zu können.

Ein Unternehmen ist erst dann ein Unternehmen, wenn dort Menschen handeln, also etwas unternehmen. Mit Menschen umzugehen, sie optimal auszuwählen und einzusetzen, ist eine Kunst und erfordert einen echten Könner. Nur wer diese Kunst beherrscht, wird auf Dauer ein erfolgreicher Unternehmer sein können. Deshalb muss sich jeder Existenzgründer mit dem Thema "Führung" intensiv auseinandersetzen und in dem Bewusstsein handeln, dass Menschen in einem Unternehmen das wertvollste "Gut" sind. Dann wird aus dem Engpassfaktor Mitarbeiter ein Erfolgspotential der Zukunft.

Autor: Dr. Dr. Cay von Fournier

Arzt und Unternehmer.
Website des Autors
Dr. Dr. Cay von Fournier

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