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22.06.14Kommentieren

Personaleinsatzplanung

Urlaub: Personaleinsatzplanung delegieren

Geht eine Führungsposition in den Urlaub, muss er Aufgaben delegieren. Dabei wird häufig der Fehler gemacht, dass nur Teilaufgaben, Teilkompetenzen und eine Teilverantwortung übertragen werden. Besser ist es, die komplette Aufgabe, alle erforderlichen Kompetenzen und die Gesamtverantwortung zu delegieren.

AKV: Aufgabe, Kompetenz & Verantwortung delegieren

Das Führungsinstrument „Delegation“ setzen Sie ein, wenn Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe:

  • dauerhaft übertragen: Ein Mitarbeiter hat sich für eine bestimmte Tätigkeit über einen längeren Zeitraum bewährt. Und darum beschließen Sie, diese Aufgabe nun seinem Verantwortungsbereich zuzurechnen.
  • zeitlich begrenzt übertragen, z. B. wegen einer Urlaubsvertretung.
  • kurzfristig übertragen. Ein Mitarbeiter ist erkrankt. Ein Kollege muss dessen Aufgaben übernehmen.

So sparen Sie Zeit ein:

  • Delegation erlaubt es Ihnen, Zeitbudget und Aufgaben in ein ausgewogenes Verhältnis zu setzen.
  • Durch verantwortliches Delegieren von Aufgaben, die andere effektiver erledigen können, gewinnen Sie Zeit für das Wesentliche.
  • Delegation entlastet Sie von Routineaufgaben.
  • Delegation trägt zur Motivation der Mitarbeiter bei, weil diese spüren, dass Sie ihnen etwas zutrauen.
  • Durch das Delegieren werden Aufgaben in die Breite gestreut
  • Aktive Beteiligung an den delegierten Aufgaben führt zur stärkeren Identifikation mit den Zielen, die Sie für Ihre Abteilung gesetzt haben: mehr Engagement und Motivation!

Beachten Sie die AKV-Regel

Delegieren Sie immer dreierlei: die konkrete Aufgabe, die Kompetenzen zur Ausführung der Aufgabe und die Verantwortung, die sich für Ihren Mitarbeiter mit der Aufgabe verbindet:

  • die Aufgabe delegieren heißt, die Zuständigkeit nach Inhalt, Form und Umfang eindeutig zu klären. Der Einkäufer muss genau wissen, was von ihm erwartet wird.
  • die Kompetenz delegieren heißt, die mit dem Kompetenzbereich verbundenen Befugnisse in vollem Umfang zu übertragen. Dazu gehören die Informationen, die der Einkäufer benötigt, um die übertragene Aufgabe effektiv bearbeiten zu können. 
  • die Verantwortung delegieren heißt, den Mitarbeiter zu verpflichten, selbstständig über Verbesserungsmöglichkeiten nach zudenken. Das „Wie“ der Erledigung der übertragenen Aufgabe bleibt ihm überlassen und liegt in seiner Verantwortung.

Nehmen wir das Beispiel, dass Sie einen „Urlaubsbeauftragten“ einsetzen, der die Urlaubsplanung koordiniert:

Der Mitarbeiter muss das Recht und die Befugnis haben, mit den Kollegen Änderungen in den individuellen Urlaubsplanungen eigenständig zu besprechen und die Urlaubsscheine zu bearbeiten. Und natürlich ist er es, der die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf der Urlaubsplanung trägt. Sogar Sie sind in diesem Fall verpflichtet, an ihn – Ihren Mitarbeiter – zu berichten und über Ihre Urlaubsplanung zu informieren.

Prüfen Sie den Reifegrad des Mitarbeiters

Wer nur Aufgaben delegiert, die Kompetenzen und die Verantwortung jedoch bei sich behält, muss mit der Rückdelegation rechnen. Aufgaben, die Sie für die Dauer Ihres Urlaubs übertragen haben, bleiben dann unerledigt und landen wieder auf Ihrem Schreibtisch.

Überlegen Sie, welche Aufgaben geeignet sind, übertragen zu werden, und welche Ihrer Mitarbeiter überhaupt in der Lage, sind anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen.  

Experten-Rat 

Erstellen Sie eine Liste, unterteilt nach A-, B- und C-Aufgaben. Legen Sie fest, welche der B- und C-Aufgaben Sie welchem Mitarbeiter übertragen können. Hilfestellung bietet die ABC-Methode in der untenstehenden Checkliste.

Dazu schätzen Sie den „Delegations-Reifegrad“ jedes einzelnen Einkäufers ein: Ist er in der Lage, die Aufgabe zu bewältigen? Gehen Sie nicht nach der Gießkannenmethode vor, sondern prüfen Sie im Einzelfall, ob Verantwortungsbewusstsein, Fähigkeit und Willen dazu ausreichen - und das Zeitbudget des Mitarbeiters dies auch hergibt! 

Checkliste: Unterteilen Sie Aufgaben nach der ABC Methode

Erkennen Sie die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben und wissen Sie, wie Sie am besten delegieren?

A-Aufgaben sind so wichtig, dass sie nur von Ihnen selbst erledigt werden können - möglichst vor Ihrem Urlaub. Oder sie müssen notfalls liegen bleiben.

B-Aufgaben können Sie nach der AKV-Regel delegieren: Aufgabe, Kompetenz
und Verantwortung weitergeben.

C-Aufgaben sind Routinetätigkeiten, die Sie nicht nur vorübergehend, sondern
dauerhaft einem Mitarbeiter übertragen können.

Fazit: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Aufgaben nach der ABC-Methode zu gewichten. Sie werden sehen, wie sehr Sie sich damit entlasten können.

Markus Lemme

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