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25.07.13Kommentieren

Reisemanagement für Geschäftspartner

Einladungsschreiben für die Visa-Erteilung

Wenn Sie den Besuch eines Geschäftspartners aus einem visumspflichtigen Land erwarten, etwa als Konferenz-oder Verhandlungsteilnehmer, dann benötigt dieser eine offizielle Einladung, um seinen Visumantrag für Deutschland zu begünstigen. Lesen Sie hier die Hintergründe und erfahren Sie, worauf Sie beim Formulieren des Einladungsschreibens achten müssen.

Gute Organisation als Voraussetzung

Die gute Nachricht vorab: Staatsangehörige aus EU Staaten benötigen kein Visum für die Einreise nach Deutschland. Bei Besuchsaufenthalten bis zu 90 Tagen pro Halbjahr besteht auch keine Visumspflicht für Angehörige der Staaten, für welche die Europäische Gemeinschaft die Visumspflicht aufgehoben hat. Alle übrigen Ausländer sind bei Aufenthalten in Deutschland grundsätzlich visumspflichtig. Eine Staatenliste zur Visumspflicht bzw. -freiheit bei Einreise in die Bundesrepublik finden Sie auf der Website des Auswärtigen Amtes unter: www.auswaertiges-amt.de.

Der Visumantrag

Für die Erteilung eines Visums ist die Botschaft oder das Generalkonsulat (Auslandsvertretung) der Bundesrepublik Deutschland zuständig, in deren Amtsbezirk der Antragsteller sich aufhält oder seinen Wohnsitz hat. Beantragen muss Ihr Gast sein Visum selbst.

Um den Visumantrag zu genehmigen, muss die Auslandsvertretung die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit des Reisezwecks des Gesuchstellers überprüfen. Unter anderem muss der Antragsteller nachweisen, dass sein Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland finanziell abgesichert ist. Kann er Reise und Aufenthalt nicht aus eigenen Mitteln finanzieren, können Sie sich als Gastgeber verpflichten, für alle aus dem Aufenthalt des Gastes in Deutschland entstehenden Kosten (einschließlich der Kosten für eventuelle Krankenhausaufenthalte oder Rückführung in das Heimatland) aufzukommen.

Schnell-Check: Inhalt der Einladung

  • Anschrift der betreffenden deutschen Botschaft.
  • „Visa-Erteilung“ im Betreff.
  • Name des Unternehmens im Partnerland, verbunden mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner Ihrer Firma handelt.
  • Name des Geschäftspartners/Mitarbeiters dieser Firma, für den das Visum zwecks einer Geschäftsreise nach Deutschland ausgestellt werden soll, seine Passnummer und das Geburtsdatum.
  • Dauer des Besuches (Datum der Ein und Ausreise); mindestens die Angabe eines bestimmten Zeitraums.
  • Genaue Angabe des Reisezwecks.
  • Verpflichtungserklärung nach §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz, wonach in Deutschland entstehende Kosten einschließlich der Kosten für eventuelle Krankenbehandlungen von der einladenden Firma getragen werden.
  • Unterschrift des Firmeninhabers oder Geschäftsführers.

Das Einladungsschreiben

Um den Nachweis für die erforderlichen Bedingungen glaubwürdig zu erbringen, eignet sich die Vorlage eines Einladungsschreibens des Geschäftspartners aus dem Gastgeberland. Die Auslandsvertretung wird unter anderem überprüfen, ob die Firma, von der das Einladungsschreiben stammt, überhaupt existiert. Dazu wird oft die Bescheinigung durch die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) gefordert. Deshalb muss Ihr Einladungsschreiben zwingend auf offiziellem Briefbogen mit Firmenkopf ausgestellt werden.

Musterbrief:

An die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland
(Adresse)

Visa-Erteilung – Einladung

Sehr geehrte Damen und Herren,
mit diesem Schreiben laden wir

  • Herrn Rodolfo Alonso
  • geboren am 4. April 1982
  • wohnhaft in Lima
  • Passnummer 3698394084
  • ausgestellt am 5. September 2009
  • gültig bis 4. September 2014
  • Produktionsleiter bei der Firma Elutex SA, Lima

vom 1. Juni 2013 bis zum 31. August 2013 für ein dreimonatiges Praktikum in unsere Firma ein. Als Produktionsleiter unserer südamerikanischen Tochterfirma wird er im Rahmen dieses Praktikums einen vertieften Einblick in unsere Produktionsabläufe gewinnen.

Wir verpflichten uns gemäß §§ 66 – 68 des Aufenthaltsgesetzes, eventuelle Rückführungskosten sowie die gesamten Kosten, die während seines Aufenthaltes in der Bundesrepublik Deutschland entstehen, einschließlich der Versorgung im Krankheitsfalle, zu übernehmen.

Mit freundlichen Grüßen
(Firmenstempel)
(rechtsverbindliche Unterschrift)

Antrag rechtzeitig stellen!

Bei einem kurzfristigen Aufenthalt dauert die Bearbeitungszeit für einen Visumantrag in der Regel zwei bis zehn Arbeitstage. Rechnen Sie jedoch mit Verzögerungen – vor allem während der Hauptreisezeiten kann die Bearbeitung länger dauern. Bei einem Antrag für ein Visum, das zu einem längerfristigen Aufenthalt oder zur Arbeitsaufnahme berechtigt, muss mit einer mehrmonatigen Bearbeitungszeit gerechnet werden. Denken Sie daran, wenn Sie von einem Geschäftspartner um ein Einladungsschreiben gebeten werden und erledigen Sie diese Aufgabe sofort!

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