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17.06.15Kommentieren

Town Hall Meeting

Betriebsversammlung 2.0: Fünf Tipps für Town Hall Meetings

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne sie aus. Sie dienen dem Informationsfluss, schaffen Zusammenhalt und erreichen alle Mitarbeiter. Die Rede ist von Betriebsversammlungen – neudeutsch auch Town Hall Meetings genannt. In der Regel finden die Veranstaltungen in eigenen Räumlichkeiten oder in Event-Locations wie Hotels oder Kongresshallen statt. 

Um auch andere Niederlassungen zu integrieren, greifen Betriebe für die Übertragung der Inhalte auch auf bestehende Videokonferenzsysteme zurück. Die fünf nachfolgenden Regeln sind entscheidend für einen erfolgreichen Ablauf der Meetings, bei denen oft mehrere Standorte miteinander kommunizieren

Tipp 1: Ziele festlegen

Jedes Meeting stellt immer wieder neue Anforderungen an die Verantwortlichen. Darum: Erst wenn klar ist, was ein Unternehmen präsentieren möchte, zum Beispiel die Quartalszahlen, lassen sich Ziele definieren: Was wollen wir mit der Betriebsversammlung erreichen? Geht es nur darum, zu informieren oder gilt es, ein Wir-Gefühl zu erzeugen? Erst wenn das Ziel der digitalen Versammlung klar definiert ist, kann der Rahmen gezielt darauf abgestimmt werden.

Tipp 2: Storyboard erstellen

Nachdem diese ersten Überlegungen abgeschlossen sind (Tipp 1), geht es an die Erstellung eines durchdachten Storyboards. Hier wird der Ablauf des Town Hall Meetings minutiös geplant – wie in einem Drehbuch mit verschiedenen Sequenzen und Szenen. Umso ausführlicher desto besser. Daher dürfen hier auch keine Zeit- und Sprecherangaben fehlen. Wichtig ist: Für diesen Arbeitsschritt sollten Unternehmen genügend Ressourcen aufwenden – das gilt übrigens auch für das Briefing aller Beteiligten.

Tipp 3: Unterstützung einholen

Ob vor oder während des Town Hall Meetings empfiehlt es sich, fachkundige Unterstützung an Bord zu holen. Gerade bei technischen Problemen sind viele Referenten und Moderatoren schnell überfordert. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollte daher gleich auf Profis aus der Medientechnik gesetzt werden. So können sich die Sprecher auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren – etwa die inhaltliche Ausgestaltung oder auf aufkommende Fragen.

Tipp 4: Webcasts anbieten

Bei Unternehmen, die über verschiedene Zeitzonen hinweg operieren, ist es für einige Mitarbeiter schwierig, dem Town Hall Meeting in Echtzeit beizuwohnen. Dafür gibt es eine einfache Lösung: Dank moderner Technologien wie Webcasts lassen sich weltweit Mitarbeiter einbinden. Dazu muss die Vertriebsversammlung aufgenommen und als On-Demand-Video zum Download zur Verfügung gestellt werden. Ideale Plattform für die Bereitstellung ist das eigene Intranet. Mit einem Klick startet dann das Video und alle Betroffenen erhalten die wichtigsten Informationen des Unternehmens. Großer Vorteil: Auch Mitarbeiter im Schichtdienst, Urlaub oder in anderen Zeitzonen können so teilnehmen.

Tipp 5: De-Briefing aufsetzen

Im Nachgang eines jeden Town Hall Meetings sollte ein kurzes De-Briefing-Gespräch mit allen Ansprechpartnern folgen. Ziel ist es, aufgetretene Probleme zu identifizieren und daraus „Lessons learned“ zu formulieren. Offenes und ehrliches Feedback ist dafür ein absolutes Muss. Da die Sprecher meist dem Vorstand, der Geschäftsführung oder dem Top-Management angehören, genießen die Town Hall Meetings eine hohe Aufmerksamkeit und unterliegen einem entsprechenden Qualitätsanspruch. Diesem werden die Veranstalter nur gerecht, wenn sie immer besser werden.

Wer diese einfachen Tipps befolgt, stellt einen reibungslosen Ablauf der virtuellen Betriebsversammlung sicher. Das ist wichtig, da diese Treffen immer mehr zum Standard für eine moderne, interne Unternehmenskommunikation werden.

Autor: Tobias Enders

Geschäftsführer der GMS Global Media Services
Website des Autors
Tobias Enders

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