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Reisekosten sind Kosten, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Im Grundsatz hat sich damit auch mit der Reisekostenreform, die am 1.1.2014 in Kraft getreten ist, nichts geändert. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

  

Das Thema Reisekosten spielt dann vor allem eine Rolle, wenn deren Erstattung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft. In diesem Fall sind die Erstattungen des Arbeitgebers nämlich steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung. Aber nur dann, wenn man sich genau an die rechtlichen Voraussetzungen hält.

Diese Reisekosten sind abzugsfähig:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Voraussetzung ist, dass diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.

Was ist eine berufliche Auswärtstätigkeit?

Eine wesentliche Neuerung im Reisekostenrecht ist die Änderung des Begriffs der beruflichen Auswärtstätigkeit. Der alte Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wurde umbenannt in „erste Tätigkeitsstätte“. Nur dann, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend an einer anderen Arbeitsstätte als der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird, dürfen Arbeitgeber steuerfreie Reisekosten gewähren.

  

Fahrtkosten für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind voll lohnsteuerpflichtig und können vom Arbeitnehmer nur über die Pendlerpauschale abgesetzt werden.

Welches die „erste Tätigkeitsstätte“ ist, legt der Arbeitgeber fest. Das kann im Arbeitsvertrag verankert werden oder auf dem Reisekostenformular festgehalten werden. Können Sie als Arbeitgeber nicht nachweisen, dass eine Vereinbarung vorliegt, dann gilt das Prinzip der quantitativen Zuordnung. Erste Tätigkeitsstätten können auch nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen sein, also nicht Schiffe oder Fahrzeuge aller Art. Jedoch kommt auch eine Einrichtung eines Kunden beispielsweise in Frage, wenn der Arbeitnehmer dort hauptsächlich tätig ist.

Praxisbeispiel:

Haben sie beispielsweise zwei Filialen und eine Verkäuferin, die in beiden Filialen verkaufen soll, müssen Sie als Arbeitgeber festlegen, welche der beiden die erste Tätigkeitsstätte ist. Legen Sie das nicht fest, übernimmt das das Finanzamt.

Die Verkäuferin kann nun die Fahrten zur der Filiale, die als erste Tätigkeitsstätte festgelegt wurde mit der Pendlerpauschale absetzen und für die Fahrten zur anderen Filiale einen steuerfreien Reisekostenzuschuss erhalten.

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die Spesen, die durch Verwendung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei Benutzung eines Mietwagens oder öffentlicher Verkehrsmittel sind die tatsächlich entstandenen Kosten anzusetzen. Benutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug, so gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  1. Ansatz der anteiligen tatsächlichen Kosten (dafür notwendig: Gesamtkosten des Fahrzeugs, Jahresfahrleistung und Nachweis der beruflich gefahrenen Kilometer mittels Fahrtenbuch)
  2. Ansatz eines auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelten individuellen Kilometersatzes
  3. Ansatz einer allgemeinen Kilometerpauschale. Diese darf maximal betragen:
    1. bei Kraftwagen 0,30 €,
    2. bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 € und
    3. bei Fahrrädern 0,05 € für den gefahrenen Kilometer.

    Für die Mitnahme eines Kollegen im Kfz erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 € und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 €.

Verpflegungsmehraufwendungen

Die aufgrund einer Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen. Seit 1.1.2014 gelten folgende Inlandsverpflegungspauschalen. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitszeit an einem Kalendertag:

Abwesenheit unter 8 Stunden

0 €

Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden

12 €

Abwesenheit von mindestens 24 Stunden

24 €

Außerdem gilt:

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, bekommt der Arbeitnehmer sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 € als steuerfreier Spesenersatz. An- und Abreisetage sind Tage, an denen der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Übernachtungskosten

Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Pension, Fremdenzimmer, Appartement usw.) anzuerkennen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) gehören nicht zu den Übernachtungskosten. Lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 € (20 % von 24 €) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand zu kürzen.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer maximal in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg beschreiben und Belege der entstandenen Kosten vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

Reisenebenkosten sind beispielsweise:

  • Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck,
  • Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern,
  • Gebühren für die Benutzung von Straßen, Brücken, Tunneln und Parkplätzen,
  • Schadensersatzleistungen bei Verkehrsunfällen, wenn sich der Unfall auf einer beruflichen Fahrt ereignet hat,
  • Unfallversicherungen und andere Versicherungen für die Reisezeit, insbesondere eine Reisegepäckversicherung, deren Versicherungsschutz sich auf Dienstreisen des Arbeitnehmers beschränkt,
  • Wertverluste, die durch Diebstahl, Beschädigung und dergleichen beim persönlichen Reisegepäck während der Dienstreise eintreten.

So halten Sie die Reisekosten im Rahmen

1. Das Thema Reisekosten beinhaltet sehr viel Sprengstoff. Werden Reisekosten gekürzt bzw. Reisen zu sehr eingeschränkt, besteht die Gefahr, dass die Kunden- und/oder Lieferantenbeziehungen leiden, dass Kunden oder Lieferanten abspringen … so jedenfalls argumentieren die betroffenen Mitarbeiter. Im Gegenzug drohen ein Ausufern der Reisetätigkeit und eine Kostenexplosion.

2. Bevor über Reisekosten geurteilt werden kann, muss eine sorgfältige Analyse der Kosten erfolgen und es muss die Entwicklung der Reisekosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren dargelegt werden.

3. Wichtig in diesem Zusammenhang ist es, dass nur die „echten“ Reisekosten für die Darstellung ermittelt werden. Teilweise werden in Standarddarstellungen Werbe- und Reisekosten vermischt. Häufig sind auch Kosten für Weiterbildungsmaßnahmen enthalten, die in jedem Fall zu eliminieren sind.

4. Ein weiterer Punkt zum Thema Reisekosten ist die steuerrechtliche Seite und die damit zusammenhängende Abrechnung. Dabei ist zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit zu unterscheiden. Entsprechend unterschiedlich sind die Abrechnungssätze und Pauschalen.

5. Reisekosten lassen sich dadurch reduzieren, dass sich das Reiseverhalten ändert (z.B. Reisezeiten vermindern), die direkten Reisekosten gesenkt werden (z.B. günstigere Hotels) und die oft unterschätzten indirekten Reisekosten (z.B. Buchung, Organisation, Abrechnung von Reisen) reduziert werden.

6. Die Erarbeitung einer Reiserichtlinie schafft Klarheit für Mitarbeiter. Damit wird klargelegt, wer welche Reisen bis zu welchen Kosten durchführen kann.

7. Unnötige Reisen bzw. Reisekosten lassen sich durch einfache Instrumente wie z.B. das Reiseplanungsformular verhindern. Dabei muss der Mitarbeiter seine Reise begründen, die voraussichtlichen Kosten auflisten und das Reiseziel definieren. Das Formular ist vom Vorgesetzten zu genehmigen und nach Rückkehr von der Reise erfolgt der PLAN/IST-Vergleich (Wurden die Ziele erreicht, die Kosten eingehalten?).

8. Vor jeder Reise sollte geprüft werden, ob nicht alternative Möglichkeiten wie z.B. Telefon bzw. Telefonkonferenz, Webkonferenz oder Videokonferenz günstiger, zeitsparender und effektiver sind.

9. Sofern in einem Unternehmen die Zahl der Geschäftsreisen sehr hoch ist, bietet E-Travel-Management die Möglichkeit der Teil- oder Vollautomatisierung der Geschäftsreiseprozesse von der Reiserichtlinie bis zur Reisekostenabrechnung.

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