<< Themensammlung Geschäftsführung

18.09.17

Gastbeitrag

Wichtig für Start-ups: Projekte korrekt & zeitnah abrechnen


(Bild: Pixabay)

Im Jahr 2016 wurden laut der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) in Deutschland insgesamt 672.000 Firmen neu gegründet. Städte wie Berlin, München oder Hamburg haben sich mittlerweile als Start-up-Metropolen fest etabliert. Seit Jahren entfällt der Großteil der Neugründungen (ca. 70 Prozent) auf Unternehmen im Dienstleistungsbereich.

Eine korrekte Zeiterfassung ist für Gründer sehr wichtig

Für diese Gründer aus dem Dienstleistungsbereich spielt eine präzise und zeitnahe Abrechnung ihrer Dienstleistungen, die in der Regel in geleisteter Arbeitszeit (Projektstunden/Projekttage) abgerechnet werden, eine zentrale Bedeutung, denn nur so „kommt Geld in die Kasse“. Gerade in der Frühphase eines Unternehmens spielt das Thema Liquidität eine für das Unternehmen (über-)lebenswichtige Rolle, insbesondere dann, wenn es sich bei dem Unternehmen um ein vom Gründer oder den Gründern selbst finanziertes Start-up („Bootstrapping“) handelt.

Sind dagegen externe Investoren oder Kreditgeber involviert, ist es für den Firmengründer im Dienstleistungsbereich wichtig, von Anfang an ein professionelles und transparentes Projekt-Controlling einzuführen, mit dem er seinen externen Geldgebern den Verlauf der ersten Projekte sowohl organisatorisch (wer hat wann woran gearbeitet?) als auch betriebswirtschaftlich (was wurde wann wofür abgerechnet?) darstellen kann. 

Stundenzettel und Microsoft Excel dominieren

In der Praxis setzen viele Existenzgründer auch heute noch in der Anfangszeit auf Tools wie den klassischen Stundenzettel oder Microsoft Excel als in jedem Unternehmen verfügbare Standardsoftwarelösung. Allerdings genügen diese Instrumente in vielen Fällen nicht, um eine korrekte und zeitnahe Abrechnung der Projektarbeiten zu gewährleisten. Stundenzettel gehen verloren, Excel-Listen werden nicht sorgfältig geführt – das Erfassen der Arbeitszeiten und die Übernahme der erfassten Zeiten in die Abrechnung, die in der Regel mit Microsoft Word oder einer Spezialsoftware zum Erstellen von Rechnungen (Faktura) erfolgt, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Und so kommt es nicht selten vor, dass geleistete Projektzeiten falsch oder überhaupt nicht abgerechnet werden.

Wenn man dann allerdings bedenkt, dass fehlende Liquidität und Finanzengpässe zu den häufigsten Gründen für das Scheitern von Existenzgründern und Start-up-Unternehmen gehören, kann der Rat an alle Gründer nur lauten: Setzen Sie frühzeitig auf eine Lösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling, die sicherstellt, dass Sie für Ihre geleisteten Projektstunden auch die entsprechende Bezahlung erhalten. 

Softwarelösungen für Zeiterfassung und -abrechnung: Die wichtigsten Auswahlkriterien

Mittlerweile gibt es am Markt eine ganze Reihe von Softwarelösungen, die Unternehmen im Dienstleistungsbereich von Anfang an beim korrekten und zeitnahen Erfassen und Abrechnen ihrer Projektzeiten unterstützen. Die Bandbreite ist allerdings sehr groß und reicht von speziell für diesen Einsatz entwickelte Erweiterungen für die Standardsoftware Microsoft Excel über einfache, webbasierte Zeiterfassungstools bis hin zu integrierten Gesamtlösungen, die den kompletten Projektzyklus von der Zeiterfassung über die Abrechnung bis zum Projekt-Controlling über eine zentrale Plattform abdecken.

Gerade Unternehmensgründer und Start-up-Unternehmen sollten sich für den Einsatz der letztgenannten Lösungen entscheiden, denn damit haben sie den kompletten Prozess im Griff, ohne sich um die Integration und Abstimmung unterschiedlicher Lösungen und Tools kümmern zu müssen. Darüber hinaus können sie damit sicher sein, dass die erfassten Daten automatisch in die Abrechnung übernommen und weiterberechnet werden. Fehler bei der manuellen Übertragung werden damit vermieden.

Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium bei der Auswahl eines entsprechenden Programms sollte sein, dass die Lösung webbasiert ist und auch mobil – z.B. über entsprechende Apps – genutzt werden kann. Denn in der Regel arbeiten die Mitarbeiter von Dienstleistungsunternehmen vor Ort beim Kunden, sind viel unterwegs und deshalb nur selten im Büro des eigenen Unternehmens anwesend. Sie sollten deshalb in der Lage sein, ihre Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig zu erfassen.

Darüber hinaus sollte die Lösung über grundlegende Funktionen zum Projekt-Controlling wie z.B.

  • Ressourcenplanung
  • Mitarbeiterauslastung
  • Zahlungseingänge und offene Posten
  • Umsatzprognosen und Soll-/Ist-Vergleiche

verfügen.

Damit behält nicht nur der Firmengründer bzw. das Startup-Unternehmen selbst den Überblick, er ist auch in der Lage, seinen externen Investoren und Geldgebern jederzeit einen präzisen und aktuellen Überblick über den Status des neu gegründeten Unternehmens zu vermitteln.

Zeiterfassung und Projekt-Controlling aus der Wolke

Zu guter Letzt sollte sich ein Firmengründer oder Start-up-Unternehmen unbedingt nach einer Lösung umsehen, die im Cloud Computing-Modell betrieben wird, denn dieses Betriebsmodell bietet gerade jungen Unternehmen eine Reihe wichtiger Vorteile. Zum einen müssen sie in keine eigene IT-Infrastruktur investieren, zum Einsatz der Cloud-Lösungen genügt ein PC, Notebook oder Tablet mit Internet-Zugang. Um den Betrieb der Software kümmert sich der Betreiber der Software. Wächst das Unternehmen, können jederzeit zusätzliche Benutzer ergänzt werden.

Allerdings sollte bei der Auswahl der Lösung darauf geachtet werden, dass die Lösung in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben wird und auch die Benutzerdaten dort gespeichert werden, denn dann erfüllt die Lösung alle gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.

Anstatt also Zeit und Geld in IT zu investieren, kann sich das junge Unternehmen voll und ganz auf den Auf- und Ausbau seines Geschäftsbetriebs konzentrieren. Darüber hinaus ist/sind der/die Gründer in der Lage, zeit- und ortsunabhängig stets auf die aktuellsten Projektdaten zuzugreifen: Vor Ort beim Kunden, auf Reisen, im Home Office, oder beim Gespräch mit Banken und/oder Investoren.

Autor: Oliver Lieven

Oliver Lieven ist Mitbegründer und Geschäftsführer der provantis IT Solutions GmbH. Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht. Heute ist ZEP bereits bei mehr als 640 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz.
Website des Autors
Oliver Lieven

Schlagworte zu diesem Artikel

Das könnte Sie auch interessieren

Förderland-Newsletter

Wissen für Gründer und Unternehmer