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01.01.16Kommentieren

Tipps & Tricks

Mail-Postfach verstopft? So kriegt man die E-Mail-Flut in den Griff

E-Mails können überfordern. Besonders durch die Menge, die täglich eintreffen. Nach dem Urlaub ist es dann schwer, einen Überblick zu erhalten. Muss man deshalb auf Messenger oder Soziale Netzwerke ausweichen? Nein, keineswegs – ein verstopftes Postfach ist schnell aufgeräumt.

 

Das Problem mit den Mails

Papierpost in Übermengen ist ein echtes Problem: Sie verstopft erst den Briefkasten und dann den Schreibtisch. Sie gibt somit jedem, der das Büro betritt, den Hinweis „Ui, hier wird gearbeitet“ oder, nach einem zweiten Blick, „Huch, hier ist jemand aber ziemlich überfordert“. Nur die Tatsache, dass der Postversand Geld kostet, bremst die eintreffende Menge in der Praxis.

Dieses Hemmnis entfällt bei E-Mails – sie kosten fast nichts, außer Zeit. Weshalb jede Menge Spam verschickt wird und damit die virtuellen Postfächer verstopft. Zusammen mit Newslettern, Rundschreiben, privaten Anfragen, Witzen … und so weiter.

Mailhalde? Macht nichts!

Schlimm? Nein, solange nicht der Speicherplatz überschritten wird – ob online oder lokal sind inzwischen meist etliche Gigabyte Speicherplatz möglich – oder die Downloadzeiten überhand nehmen, eigentlich nicht. Den "Saustall" im Computer sieht ja niemand und im Gegensatz zu einem Telefonat kann man E-Mails auch einige Minuten, Stunden oder Tage später beantworten, falls sie überhaupt beantwortet werden müssen.

Wichtig ist nur, die entscheidenden, für einen wichtigen E-Mails schnell zu finden. Und dass man keine zu alten Outlook-Versionen oder FAT32 als Dateisystem benutzt. Bei Outlook 2000 und älter kracht es nämlich, wenn das Postfach zwei Gigabyte Dateigröße erreicht – dann geht unter Umständen der gesamte Mailbestand verloren. FAT32 kann wiederum nicht mit Dateien über 4 GB umgehen, sodass es hier ebenfalls zu unerwarteten Problemen kommen kann.

Um eine Mail-Müllhalde, kurz: Mailhalde, zu vermeiden, geben wir hier ein paar nützliche Ratschläge.

Mail- und Müll-Trennung

Zunächst sollte man über unterschiedliche Postfächer für unterschiedliche Dinge nachdenken. Für den Beruf und privat hat man ja normalerweise auch unterschiedliche Telefonnummern, selbst wenn man als Selbstständiger hierzu nicht gezwungen ist. Bei E-Mail-Adressen sollte man es ebenso halten.

Hierbei sollte man weiter aufgliedern und beispielsweise Newsletter in ein anderes Postfach ordern als das, in dem man üblicherweise mit seinen Geschäftspartnern kommuniziert. Überhaupt gilt: Man sollte bei jedem Newsletter über seinen Sinn nachdenken. Besonders, wenn man mit einem beruflichen Postfach an Gewinnspielen teilnimmt, bei denen der Gewinn für den Anbieter in der Zusendung von Werbe-E-Mails besteht.

Auch ein gut funktionierender Spamfilter entlastet den E-Mail-Eingangskorb. Noch praktischer ist ein 3-Wege-Spamfilter, wie ihn beispielsweise Web.de bietet: E-Mails von bekannten und unbekannten Absendern werden in unterschiedliche Postfächer einsortiert, offensichtlich unerwünschte Spam-E-Mails in ein drittes.

Automatisch sortieren lassen

Steht nur eine E-Mail-Adresse zur Verfügung und ist auch die Verwendung einer Weiterleitung nicht möglich, auf die ein E-Mail-Programm ebenso sortieren kann, so lassen sich zumindest Filter einrichten. Diese verschieben beispielsweise alles, was „Newsletter“ im Betreff hat, gleich in ein selbst definiertes Unterpostfach. Denn Newsletter kann man auch später lesen und muss sie nicht beantworten.

Ebenso kann man dies mit anderen E-Mails handhaben, die in eine bestimmte Gruppe fallen, wie E-Mails von der Agentur, des Chefs oder Statusmeldungen eines Servers. Schon wird das Hauptpostfach ohne weiteres Zutun übersichtlicher.

Filterfunktionen gibt es in E-Mail-Programmen ebenso wie in besseren Webmailern. Der Vorteil von Letzteren: Die E-Mails werden bereits auf dem Server sortiert und sind auch beim mobilen Abruf über Smartphone oder Webmail bereits in den jeweiligen Unterfächern zu finden.

Einstellungen -> Ordner -> Filterregeln

Für das Verschieben von E-Mails in Unterordner nach Absender oder Betreff gibt es bereits fertige Vorlagen. Ebenso können beispielsweise E-Mails, in denen man nur in CC adressiert ist – die also eher informativen als eine Antwort erfordernden Charakter haben – umsortiert werden. Oder die E-Mails der Ex-Freundin ungelesen gelöscht werden. Was man natürlich nicht tun sollte. Solche Mails sollten besser in ein eigenes Verzeichnis archiviert werden.

Bei geschäftlichen E-Mails, so sie nicht reine Newsletter oder Werbung sind, herrscht inzwischen ohnehin Archivierungspflicht. Zudem ist es in einem späteren Streitfall von Nutzen, wenn man alles aufgehoben hat.

Filter bei Outlook

Die Filter-Einstellungen bei Webmailern mögen eine praktische Lösung für die E-Mail-Nutzung unterwegs oder an unterschiedlichen Computern sein. Aber E-Mail-Software wie Outlook oder Thunderbird ist wesentlich schneller darin, in einem gefüllten Postfach Ordnung zu schaffen.

Auch hier können Filter eingerichtet werden, die dann allerdings erst beim Herunterladen der E-Mail greifen. Wie diese Filter einzurichten sind, ist bei den jeweiligen Versionen unterschiedlich, doch ebenfalls nicht kompliziert.

Kommt man aus dem Urlaub zurück und es liegen plötzlich 746 E-Mails im Eingangskorb, ist es für das Einrichten von Filtern meist zu spät. Manche Mail-Software - wie zum Beispiel Outlook - erlaubt allerdings auch das nachträgliche Filtern bereits eingegangener E-Mails.

Sortieren ohne Mail-Filter

Auch ohne Filter kann man seine E-Mails schnell sortieren – nach Absender, nach Betreff und natürlich nach Zeitpunkt. So lassen sich Gruppen von E-Mails zu einem Thema oder von einem Absender in einem Rutsch löschen oder zur Archivierung in ein Unterverzeichnis verschieben: Alles von „Müller“ oder zum „Antrag E45“ ist so erst mal weg.

Auf diese Weise werden aus beängstigenden 746 elektronischen Briefen in wenigen Minuten 53 E-Mails, von denen dann vielleicht 15 tatsächlich eine zügige Antwort erfordern. Alles andere ist aber weiter im Archiv vorhanden und kann bei Bedarf abgerufen werden.

Das ist auch der große Vorteil gegenüber Messengern und sozialen Netzwerken, in denen die neuen Meldungen ältere verdrängen oder in denen sowieso nur angezeigt wird, was das Netzwerk für wichtig hält. Dort läuft man Gefahr, etwas Wichtiges zu übersehen oder später nicht mehr darauf zugreifen zu können. Bei E-Mail gibt es das nicht. Ein gut strukturiertes und sortiertes Postfach vergisst nichts!

Soziale Netzwerke nerven zusätzlich

Das Senden und Lesen von Messages in Facebook und anderen Messengern ist zwar einfach, doch das reduziert nicht den Bearbeitungsaufwand. Und schließlich hängen gerade die sozialen Netzwerke und andere vermeintliche E-Mail-Vermeidungstools erst recht am Mail-Tropf.

Einerseits sind sie alle über eine E-Mail-Adresse anzumelden und zu administrieren. Andererseits sorgen Facebook, Twitter & Co. in den Standardeinstellung für geradezu gigantische Mailfluten: Alle paar Sekunden wird man über so „wichtige“ Dinge wie „Angelika hat Dich angestupst“, „Barbara hat in Farmville eine Kuh erworben“ oder „Bachelor hat in der Gruppe 'Bacherlors Flohmarkt' gerade einen neuen Eintrag geschrieben“ informiert.

Deswegen unser Tipp: E-Mail-Benachrichtigungen von sozialen Netzen, die man aktiv nutzt, auf ein Minimum reduzieren oder ganz abschalten. 

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