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29.08.07Kommentieren

Zehn Tipps aus der Praxis

Wie Gründer Fallstricke umgehen

Ein hoher Prozentsatz aller Unternehmen scheitert innerhalb der ersten fünf Jahre. Angesichts der zahlreichen Fallstricke, in denen sich Existenzgründer verfangen können, ist dies auch gar nicht verwunderlich. Wer jedoch die Gefahren kennt, kann sich darauf vorbereiten und sie vermeiden bzw. unbeschadet überwinden. Es sind immer wieder die gleichen Tücken, die zum existentiellen Problem werden können.

Ein Beitrag von Autor Alex S. Rusch

1. Marketing

Viele Existenzgründer meinen, dass es sich schon herumspricht, wenn Dienstleistung oder Produkt gut sind und die Kunden dann von alleine kommen. Doch meist dauert dies zu lange. Und nicht jede Empfehlung vergrößert den Kundenkreis automatisch, da gleichzeitig abwandernde Kunden ersetzt werden müssen. Gutes, an Resultaten orientiertes, Marketing ist deshalb sehr wichtig. Entscheidend ist aber auch eine realistische Erwartungshaltung. Werden 1000 Personen angeschrieben, wird nicht gleich der Auftragseingang überquellen. Es kann durchaus sein, dass nur eine Bestellung oder  - mit viel Glück - vielleicht zehn Aufträge eingehen. 

Tipp: Je nach Branche ist das Marketing-Budget unterschiedlich hoch anzusetzen - es lohnt sich, darüber gezielt Informationen einzuholen. Sprechen Sie mit Experten, die entsprechende Erfahrungswerte -  vor allem aus Ihrer Branche -  haben.

2. EDV

Häufig wird die EDV anfangs nicht ernst genug genommen - ein Fehler, der später mit unnötig viel Geld, Kraft und Energie ausgebügelt werden muss. Zum Start reicht eine günstige Standard-Software oder ein von einem Freund gemachtes Auftrags-Programm - so die weit verbreitete Meinung von Jungunternehmern. Tauchen dann Probleme auf, entstehen schnell Fehlerquellen und ein effizientes Arbeiten wird schwierig, im schlimmsten Falle unmöglich. Selbst wenn gute Software gewählt wurde, besteht die Gefahr, dass für Anpassungen und den Software-Support "abgezockt" wird. Oder der Hardware-Lieferant verkauft Komponenten oder Dienstleistungen, die das Unternehmen gar nicht wirklich braucht (siehe auch Nr. 4).

Tipp: Holen Sie immer mehrere Angebote ein und überprüfen Sie Referenzen sorgfältig. Auch wenn Sie sich auf Ihren EDV-Dienstleister voll und ganz verlassen, sollte Sie das nicht daran hindern, alles zu hinterfragen.

3. Buchhaltung/ Controlling

Verlässliche Zahlen sind die Grundlage für Management-Entscheidungen. Wer auch immer die Buchhaltung macht - der Existenzgründer selbst oder ein externer Steuerberater - muss das nötige Fachwissen besitzen und sehr gewissenhaft und effizient arbeiten. Eine sorgfältige aktuelle Buchhaltung hilft, die Firma mit Zahlen, und nicht mit Vermutungen, zu führen und die Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt (Umsatzsteueranmeldung bzw. Mehrwertsteuer-Abrechnung) pünktlich zu erfüllen. Eine Vernachlässigung der Buchhaltung wird sich rächen.

Tipp: Führen Sie ein gutes Management- und Controlling-System ein. Im Vertrieb beispielsweise bieten Kennzahlen, wie Lohnkosten pro Auftrag und dergleichen, guten Aufschluss.

4. Unseriöse Geschäftspartner

Vom Erfolg eines Unternehmens wollen auch andere profitieren - leider nicht immer seriös. So können gute Unternehmensberater viel helfen, wenn sie richtig und mit Maß tätig sind. Aber leider gibt es auch solche, die nur "abkassieren" wollen, ohne einen wirklichen Nutzen zu bieten. Auch wenn beispielsweise eine Telefonanlage installiert oder ein EDV-Netzwerk gelegt werden muss, führen viele Wege nach Rom. Vorher Kosten und Leistungen anhand mehrerer Angebote zu vergleichen, sollte selbstverständlich sein.

Tipp: Suchen Sie sich Ihre Geschäftspartnern sehr sorgfältig aus und prüfen Sie permanent die erbrachten Leistungen.

5. Mitarbeiter

Nachdem am Anfang vielleicht noch alles selbst gemacht wurde, verstärken bald Mitarbeiter das Unternehmen. Diese sollten mit Bedacht eingestellt werden. Wichtig sind Persönlichkeit und Qualifikation, damit sich die an sie gestellten Erwartungen erfüllen. Nur der/ die rechte Mann/ Frau am rechten Ort bringen Entlastung für den Unternehmer. Wer selbst auf Hochtouren läuft, übersieht leicht, dass eine Einarbeitungsphase notwendig ist. Doch wenn ein Mitarbeiter in 35 oder 42 Stunden nicht einmal das, was früher in 12 Stunden "nebenbei" erledigt wurde, schafft, verbrennt in diesem Bereich viel Geld.

Tipp: Schaffen Sie klare Strukturen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter einbinden, sind diese besser motiviert und wissen genau, was  ihre Aufgaben sind.

6. Immobilien

Nach dem erfolgreichen Start in der Garage oder im Gästezimmer des eigenen Hauses, stellt sich eines Tages die Frage nach einem "richtigen" Büro oder Verkaufsraum. Ist die passende Lokalität gefunden, sollte nicht gleich ein Fünf- oder Zehnjahresvertrag unterschrieben werden. Mit der Entwicklung des Unternehmens ändern sich auch die Ansprüche. Erfüllt die Immobilie diese in ein oder zwei Jahren nicht mehr ideal, steckt die Firma dort fest. 

Tipp: Wenn Sie keine Laufkundschaft haben und auch keine großen Investitionen im Innenausbau beabsichtigen, dann schließen Sie am besten einen Vertrag mit sechs Monaten Kündigungsfrist ab. So bleiben Sie flexibel, wenn Sie expandieren. Sollten dagegen die Geschäfte nicht wie erhofft verlaufen und Sie Ihre Kosten herunterfahren müssen, werden Sie nicht durch eine langfristige Vertragsbindung daran gehindert.
 
7. Organisation

Mancher, der sich vom Angestelltendasein losreißt und seine Traumfirma aufbaut, nimmt die "Werbeagentur aus einem Fernsehfilm" zum Vorbild: Gute Stimmung, schöne und fröhliche Mitarbeiter, Spaß und Kreativität - keine Bürokratie. Doch bald kommt die Erkenntnis, dass vielleicht doch gewisse organisatorische Maßnahmen des früheren Arbeitgebers Sinn machten. Vielleicht braucht es eben doch ein Zeiterfassungssystem, damit auch wirklich alle Mitarbeiter die Mindest-Stundenzahl erreichen. Und vielleicht sind auch schriftliche Stellenbeschreibungen notwendig, weil sonst "niemand" zuständig ist und wichtige Projekte liegen bleiben. 

Tipp: Machen Sie mit einem Organigramm Aufbau und Abläufe Ihres Unternehmens sichtbar. Eine gut funktionierende Organisation hilft, Prozesse zu optimieren. Damit vermeiden Sie, dass in diesem Bereich Produktivität und ein Teil der Gewinnspanne verloren gehen.

8. Rechtliche Aspekte

Auch Geschäfte mit Freunden und Verwandten sollten immer schriftlich festgehalten werden. So lassen sich viel Streit und Auseinandersetzungen vor Gericht vermeiden. Das Problem ist, dass sich viele Menschen nach ein paar Monaten oder Jahren nicht mehr genau erinnern können, was vereinbart wurde - Wunschdenken überdeckt dann die Realität. Daher ist ein Schriftstück immer gut. Wer einen Juristen hinzuzieht, sollte sich vorher die - manchmal horrenden - Stundenansätze ansehen. Sonst könnte der eigene Anwalt zum Fallstrick Nummer 4 werden. Empfehlenswert wäre es ohnehin, eine Firmen-Rechtsschutz-Versicherung abzuschließen.

Tipp: Jedes Unternehmen fußt auf rechtlichen Grundlagen. Dafür wird Fachwissen benötigt, welches nichts mit dem eigentlichen Geschäftsgegenstand zu tun hat. Durch Kooperation oder Einbindung in ein Netzwerk können Sie sich viele Informationen verschaffen und Know-how nutzen, das sonst teuer eingekauft werden muss.

9. Zu hohe Kosten

Teure Büromöbel, ein Büro in exklusiver Lage und ein repräsentativer Firmenwagen - diesen Schritt bereuen viele Unternehmer spätestens nachdem das Startkapital aufgebraucht ist. Nur in den seltensten Fällen bringt ein schönes Büro mehr Aufträge. Deshalb gilt das Motto: "Was zählt, ist der Gewinn". Ein Büro mit günstigem Preis-/ Leistungsverhältnis spart Monat für Monat Mietkosten, die sich als zusätzlicher Reingewinn niederschlagen. Und was spricht gegen Schreibtisch und Schränke aus einer Büroliquidation? Nicht ausgegebenes Geld erhöht den Gewinn. Wird das rigorose Kostenmanagement der Anfangszeit eines Unternehmens unverhältnismäßig schnell mit dem Anstieg der Gewinne gelockert, wirkt sich das genauso negativ auf die Marge aus. Schon zwei oder drei schlechte Monate können die Firma gefährden. 

Tipp: Halten Sie Ihre Fixkosten so tief wie möglich, aber nicht so extrem, dass sich Geiz negativ auf ihr Unternehmensklima auswirkt. Sie und Ihre Mitarbeiter  sollen sich wohl fühlen.

10. Zu wenig Ausdauer

Eine Firma zu führen ist, wie ein Schiff auf dem Meer zu navigieren. Es gibt Stürme, gefährliche Sandbänke oder Eisberge und häufig bläst ein kalter Wind ins Gesicht. Wer eine Firma gründet, muss enorm flexibel, belastbar und ausdauernd sein. Krise ist der Normalzustand! Bis wirklich alles funktioniert und eingespielt ist, kann dies drei, fünf oder gar zehn Jahre dauern. Wer sich nicht in den beschriebenen Fallstricken verheddern und deswegen scheitern will, braucht sehr viel Ausdauer. 

Tipp: Trainieren Sie Ausdauer - beginnen Sie mit kleinen Dingen im Privatleben. Ein Sportler steigert durch ständiges Training die Fähigkeit seines Körpers, über einen ausgedehnten Zeitraum Leistung zu erbringen. Auch im Beruf kann nur mit Durchhaltevermögen das angestrebte Ziel erreicht werden.

Fazit

Auf dem Weg von der guten Idee bis zum tragfähigen Unternehmen stehen viele Hürden. Für diese Problembereiche sensibilisiert, können Unternehmer und solche, die es werden wollen, die Klippen souverän umschiffen. Umsatz ist sehr wichtig, aber nicht alles. Stimmen müssen auch die anderen Faktoren.

Autor: Alex S. Rusch

Referent, Gründer der Rusch Verlag AG
Website des Autors
Alex S. Rusch

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