Das mit den privaten E-Mails in der Arbeit ist wie mit dem Fernsehen. Der pädagogisch sinnvolle Weg ist wohl, dass man Fernsehen (und privates Mailschreiben) erlaubt, aber mit festen Regeln, an die sich alle Beteiligten halten müssen. Nur gibt es eben immer ein paar, die es trotz Vereinbarung übertreiben und so stellt sich die Frage: doch gleich komplett verbieten? Bei den privaten Mails gibt es noch einen weiteren Knackpunkt: Privates Mail-Schreiben von der privaten Mail-Adresse aus, ist die eine Sache. Wie sieht es aber mit privaten Mails von der Geschäftsadresse aus? Hier ist technisch gesehen ein Nachkontrollieren ja um ein Vielfaches leichter. Aber: Darf man dem Mitarbeiter nachspionieren?
Juristisch ist genau diese Sache hochproblematisch. Experten aus dem Arbeitsrecht weisen darauf hin, dass eine Firma zum "Telekommunikationsanbieter" wird, sobald sie die private Nutzung ihrer E-Mail-Systeme erlaubt. Somit unterliegen die Arbeitnehmer dem Fernmeldegeheimnis und der Chef darf nicht kontrollieren. Das heißt, es ist für einen Inhaber sogar problematisch, wenn er an den Mail-Account des Mitarbeiters muss, weil dieser krank ist, dort aber wichtige Geschäftsmails auflaufen.
Deshalb unser Tipp: Private Mails generell lieber nicht von der Geschäftsadresse erlauben und für Geschäftsadressen, die erheblichen Einfluss auf das Tagesgeschäft haben, unbedingt mehrere Backup-Szenarien aufbauen.
Das ist allerdings noch nicht alles. Ganz allgemein ist es Arbeitgebern schon gestattet, Telefonate, Internet- und E-Mail-Aktivitäten von Arbeitnehmern zu überwachen. Derzeit stehen diesem Zugeständnis an den Arbeitgeber aber noch zu viele Gesetze "im Weg" (Persönlichkeitsrecht, Recht auf Selbstbestimmung, Bundesdatenschutzgesetz). Und eine generelle, systematische Überwachung ist nach Ansicht deutscher Gerichte sowieso unzulässig. Nicht zuletzt gibt es auch noch keine höchstrichterlichen Entscheidungen, was speziell die Kontrolle der E-Mail-Kommunikation oder der Internetnutzung am Arbeitsplatz betrifft. Zynisch gesprochen: Kontrollieren ist erlaubt, man darf es nur nicht in die Tat umsetzen, weil die entsprechenden Gesetze (noch) fehlen. Es zählt der Einzelfall, der für den Arbeitgeber aber einen höchst ungewissen Ausgang bedeutet.
Nun geht es natürlich auch noch um den Umfang. Wie viele Minuten privates Mailschreiben pro Tag ist akzeptabel? Oder sollen die Angestellten nur in der Mittagspause schreiben dürfen? Schauen wir uns kurz die Anfänge an: Am Anfang stand das Telefon, Handys gab es noch nicht. Daraus entstand das Gewohnheitsrecht, dass Arbeitnehmer das Geschäftstelefon für kurze (Orts-) Telefonate benutzen dürfen. War also früher kurzes, privates Telefonieren erlaubt, ist die Frage, ob Arbeitnehmer nicht quasi davon ausgehen können, dass in vergleichbarem Umfang auch (kurze) private E-Mails und (geringfügige) Internetnutzung möglich sind - zumindest dann, wenn beim Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten entstehen und der Mitarbeiter dringliche Sachen abends einfach nicht erledigen kann. Wenn man das natürlich alles zusammenzählt, kommt ganz schön viel private Zeit zusammen: Einen Zahnarzttermin vereinbart, die Erzieherin vom Kindergarten zurückgerufen, kurz noch das Wetter im Web gecheckt und der Nachbarin eine SMS geschrieben, dass sie bitte die Mülltonne mit rausstellt. Und dann wollte man ja noch die Fotos vom letzten Teambuilding auf Facebook hochladen… Die Erledigung solch dringlicher Dinge summiert sich natürlich auch aufgrund der immer besser werdenden, technischen Möglichkeiten. Sie haben aber nun mal alle nichts mit der Arbeit zu tun, für die der Arbeitnehmer bezahlt wird.
Was tun? Zunächst macht es sicherlich Sinn, seine wesentlichen Vorstellungen auf Papier festzuhalten und von den Mitarbeitern gegenzeichnen zu lassen. Das macht spätere Diskussionen einfacher (wer Kinder hat, weiß wovon wir sprechen). Allerdings wird man so den Dingen nicht gänzlich Herr werden. Wenn Sie zudem Ihre Zeit nicht als Kontrollfreak verbringen wollen, können Sie eigentlich nur das Pferd von hinten aufzäumen: mit effektiven und knackigen Zielvereinbarungen. Wenn der Mitarbeiter diese zur vollen (Entschuldigung "vollsten") Zufriedenheit erfüllt, dann kann er in der verbleibenden Zeit doch gerne Geburtstagseinladungen versenden. Vielleicht sind Sie als toleranter Chef dann auch im Verteiler? Würde doch auch beitragen – zum Teambuilding.
