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14.07.09Leser-Kommentare

Gründertagebuch von onchestra.com

Teamwork, aber wie?

Ob Global Player oder Start-up in der Gründungsphase – sobald man nicht alleine, sondern im Team tätig ist, muss die Zusammenarbeit organisiert und dokumentiert, Informationen gemanaged und die Kommunikation in die richtigen Bahnen gelenkt werden. In der aktuellen Folge ihres Gründertagebuches stellen Jörg Pescheck und Michael Krause von onchestra.com, ihren "organisatorischen Stolpersteinen" die bisher gefundenen Lösungen gegenüber. Sie kommen zu dem ehrlichen Schluss, dass die derzeit genutzten Kollaborationstools nicht ausreichend sind. Wie in den vorangehenden Artikeln sind wieder die Erfahrungen der förderland-Leser gefragt.

Jörg Pescheck und Michael Krause, Gründer von onchestra.comJörg Pescheck und Michael Krause, Gründer von onchestra.com

So, da sitzt man nun im gemeinsamen Büro und denkt, sämtliche Verständigungsprobleme, die vorher durch die ausschließliche Kommunikation via Skype, Mails und Telefon die Produktivität hemmten, seien abgehakt. Denkste! Denn jetzt, in der alltäglichen, gemeinsamen Arbeit, geht es erst recht ans Eingemachte. Uns fielen dabei bisher die folgenden organisatorischen Stolpersteine auf:

Gemeinsame Datenbasis
Die aktuellsten Versionen sämtlicher Dokumente müssen für alle zentral verfügbar sein.

Gemeinsame Terminführung
Jeder sollte über anstehende Deadlines Bescheid wissen und über neue Termine informiert werden.

Gemeinsame Ziele
Alle Beteiligten sollten sowohl auf Projekt- als auch auf Unternehmensbasis die gleichen Ziele vor Augen haben.

Gemeinsame Projektübersicht
Es muss für jeden, egal in welchem Bereich (Vertrieb/IT) er unterwegs ist, die Möglichkeit geben, den aktuellen Projektstand bzw. Updates anderer Teammitglieder einsehen zu können.

Asynchrone Kommunikationsmöglichkeit
Neben der verbalen Direktabsprache müssen Informationen von überall aus in Echtzeit an alle Teammitglieder gesandt und diskutiert werden können.

Hier die von uns bisher gefundenen Lösungen:

dropbox.com als gemeinsame Datenbasis ("OK – aber das geht besser!")
Über dropbox.com werden Dateien, die wir in bestimmten Ordnern abspeichern, mit den jeweils anderen des Teams synchronisiert.
Vorteil: Kein Zusatzaufwand beim Speichern der Files; schnelle Synchronisation.
Nachteil: Files können nicht von zwei Personen gleichzeitig bearbeitet werden; nur gespeicherte Files werden aktualisiert; keine Verstrickung mit Projekten/Personen möglich.

google.com/ calendar als zentrale Terminverwaltung ("5 – setzen!")
Zu Anfang nutzten wir den Google Calendar, um unsere Termine zentral zu verwalten. Mittlerweile nutzen wir es nur noch als statischen Kalender, da der Kalender nur per Mail über anstehende Termine informiert. Und Mails bekommen wir täglich genug.
Vorteil: Von beliebig vielen Teammitgliedern administrierbar.
Nachteil: Termin- und Updateinformation nur per Maill.

Whiteboard, um gemeinsame Ziele und Projekte zu durchdenken ("5 – setzen!")
Unser Whiteboard fungiert sowohl als Brainstorming- als auch als Dokumentationstool. Nachdem eine Brainstorming-Session beendet ist, wird das Board abfotografiert und das Foto per dropbox synchronisiert. Nicht lachen, ist so ;-).
Vorteil: Direkte, verbale Brainstormingsession.
Nachteil: Umständlich in Step-by-Step-To-dos pro Teammitglied zu transformieren; keine nachträgliche Pflege möglich.

Open Office Calc als gemeinsame Projektübersicht ("5 – setzen!")
OK, um ehrlich zu sein, hatten wir das mal so geplant. Allerdings pflegt die Datei niemand und es macht auch nicht wirklich Spaß, in einem Tabellenmonster ohne gescheite Such- oder Filterfunktion zu arbeiten.
Vorteil: Öhm, eigentlich keine nennenswerten.
Nachteile: Nicht wirklich zielführend einsetzbar.

Skype zur asynchronen Kommunikation ("3 – aber das geht besser!")
Jup, funktioniert ganz gut. Allerdings haben wir mittlerweile einen unüberschaubaren Texthaufen, der in keiner Weise strukturiert ist bzw. bestimmten Projekten/ Personen zugeordnet werden kann.
Vorteil: Einfach zu administrieren, von überall aus mit allen nutzbar.
Nachteil: Keine Struktur, nicht mit anderen (To-do-, Projektmanagement-)Anwendungen verknüpfbar.

Wie Ihr seht, arbeiten wir aktuell, naja, um es vorsichtig auszudrücken "inakzebtabelst ineffizient (!)", was zentrale Kollaborationsmechanismen angeht.

Klar könnten wir auch die unzähligen Online-Anwendungen nutzen, die es im Netz gibt. Doch erstens können wir diese Einzelangebote nicht miteinander verknüpfen. Zweitens müssten wir uns bei jedem Dienst separat einloggen und jeden Dienst in gewissen Abständen per F5 aktualisieren, um überhaupt zu sehen was los ist. Und drittens wären Dinge, wie das gemeinsame Live-Erstellen eines Textes/ Codes teamintern oder teamextern, also mit Dritten, die nicht bei der jeweiligen Applikation angemeldet sind, nicht möglich (eine solche Funktion wäre bspw. beim Erstellen der Artikel für foerderland.de genial!).

Welche Tools nutzt Ihr, um oben genannte Problemstellungen zu begegnen? Oder seid Ihr der Meinung, das ganze Informationsmanagementgeblubber ist sowieso total überbewertet?!

Kommentare

  • Blogstone

    14.07.09 (10:53:44)

    Wie w?re es ein Wiki f?r die Zusammenarbeit zu gebrauchen?

  • Chris Herrmann

    14.07.09 (11:46:12)

    Wieder ein sch?ner Beitrag, liebe onchestras.
    Schaut mal am Freitag auf den Start-ups international-Artikel - da stell ich ein Projektmanagement-Tool vor. Vielleicht w?r das ja was f?r euch!

    Chris, f?rderland

  • Constantin

    14.07.09 (11:49:05)

    Das Abfotografieren ist gar nicht so dumm - das wird oft so gemacht.

    Wikis sind in meinen Augen haupts?chlich als Knowledge-Base zu gebrauchen - f?r eine agile Teamkommunikation eignen sie sich nicht so.

    Google Wave wird da schon eher brauchbar sein... dauert aber wohl noch etwas, bis man das mal ausprobieren kann.

    Aber wenn Wiki, dann nat?rlich Tucent mit einsetzen ;)


  • Robert Mischke

    14.07.09 (12:37:01)

    Wir arbeiten verteilt als 6 Mann Team und haben sehr gute Erfahrungen mit Target-Process (http://www.targetprocess.com/= als Projekt-Management L?sung gemacht.

    Wir nutzen auch sehr viel Google-Pages (Wiki), verwenden High-Rise als CRM und erzeugen viel Information ?ber SVN-Commit Nachrichten. Wir nutzen unsere Blogs als interne Informationsquelle (Verbesserungsw?rdig) und gucken uns gerade: http://agilezen.com/ an :-)

    Dazu kommen Skype (Chat), relative wenige Emails und mit Google-Calendar sind wir eigentlich auch recht zufrieden (ich pers?nlich nutze das mit dem Outlook-Connector).

    Wirklich wichtig sind regelm??ige Gespr?che und gemeinsames arbeiten ?ber Remote-Desktop L?sungen (wir verwenden jetzt Radmin, f?rher Teamviewer (war aber zu teuer)).

    Ach so, SVN l?sst sich auch sehr sch?n f?r Dokumenten-Verwaltung verwenden und wir hatte mal eine intensive google-docs Phase. (?berhaupt haben wir viele Collaboration Tools angetestet, die wir jetzt nicht mehr verwenden (Bsp.: Backpack))

    Jeden Tag warten wir auch auf: wave.google.com :-) !!

  • blubb

    14.07.09 (13:14:11)

    Wie der Titel schon sagt...

    Zudem empfehle ich ein Mindmapping-Tool, und zur Kollaboration w?re mindmeister nicht schlecht (aber in der sinnvollen Variante ein klein wenig kostenpflichtig): http://www.mindmeister.com/de/home

    blubb

  • Heiko Webers

    14.07.09 (14:40:13)

    Hi! Wir stellen dazu demn?chst ein Tool vor, die Werkstatt42. Unten findet ihr die Seite, die bald online geht:

    http://www.werkstatt42.de/werkstatt42/home

    Aufgaben verteilen und den ?berblick behalten, Dateien im Team austauschen, Produktivit?t steigern und effektiv kommunizieren.

  • Michael@onchestra

    14.07.09 (15:26:04)

    Kaum ist man 2h weg um Wettbewerbsunterlagen pers?nlich abzugeben (die gute Frau war total ?berrascht, dass hinter Web-Gr?ndungen tats?chlich auch Menschen zu finden sind :-D - das war auch Sinn und Zweck der 60km-Fahrt), schon gehts hier rund - sehr sch?n!

    @Stefan/blogstone: ein Wiki w?re sicherlich eine ?berlegung wert. Allerdings kenne ich den Einsatz (und das Ergebnis) der g?ngigen Wiki-Tools aus meinem vorigen Angestelltenverh?ltnis: niemand pflegt es, da es schlichtweg keinen Spa? macht und total statisch ist, man kann keine ToDos einrichten etc. etc. - kurzum, ich finde Wikis viel zu wenig interaktiv. Meiner Meinung nach m?ssten da andere Tools her, die intuitiver und interaktiver bedient werden k?nnen.
    Hast Du bei Deinen Projekten evtl. andere Erfahrungen gemacht?

    @Chris/foerderland: wenn das Tool interaktiv ist und Live-Kollaboration erm?glicht, schau ich es mir gern an ;) Wenn nicht, schau ich es mir auch gern an, werde die Gr?nder ab zudem noch anrufen und die ONchestra.com-Technologie vorstellen :-)

    @Constantin/tucent: klar, tucent steht auch auf unserer Liste! Allerdings brauchen wir da erstmal sinnvoll strukturierten Content :-) Auf google wave warten viele - ich gehe davon aus, dass wir vor google wave einen Prototyp pr?sentieren k?nnen. Dennoch werden wir uns brav der direkten Konkurrenz entziehen, indem wir andere Zielgruppen w?hlen.

    @Robert/speak-friend.com: hab grad mal nachgeschaut: targetprocess kostet $25 pro Monat und User. highrise wohl ca. $49 als Paket. agilezen $29. radmin (als "herk?mmliche Software") ?37,10 pro Lizenz.
    D.h. Ihr seid bei $250 pro Monat (ganz grob) f?r 6 Teammitglieder.

    Seid Ihr mit dem Ergebnis zufrieden? Wie habt Ihr diese Tools integriert - jeden Mitarbeiter "verdonnert", sie zu nutzen? Oder sieht jeder die Vorteile von selbst?

    Du schreibst Ihr wartet auf google wave. Wieso? Wegen der Realtime-Funktion? Wegen der Geschwindigkeit? Was erhofft Ihr Euch davon?

    @blubb/von woher auch immer ;): Mindmeister ist sicherlich sinnvoll. ?46 finde ich nicht wirklich zu teuer f?r 10 Lizenzen/Zug?nge. Denn ehrlich gesagt halte ich nichts von der allgemein ?blichen "It has to be free - cause it's online"-Mentalit?t. Coole, produktivit?tssteigernde Produkte d?rfen etwas kosten, solange sie mehr einbringen als sie kosten. Was bringt mir ein kostenloses Tool, das ich ?ber 6 Monate hinweg nutze, mit Daten f?ttere und mich dran gew?hnte, wenn im siebten Monat die Lichter ausgehen weil die anbietende Firma, oh Wunder oh Wunder, kein Geld verdient hat?! In sofern danke f?r Deinen Tipp!

    So *copy - save*, sorry f?r den Roman!

    Viele Gr??e aus Leinfelden-Echterdingen,
    Michael

  • Robert Mischke

    14.07.09 (16:51:02)

    Hallo Michael,

    Target-Process macht mit insgesamt 8 Lizenzen (2 zus?tzliche um Kunden einzubeziehen) den gr??ten Batzen aus. Wobei die $200 im Monat absolut gut angelegt sind. Als Softwareentwickelnde-Firma, ist Planungssicherheit, Erfassung von Anforderungen und Bugs sowie das Durchf?hren von Tests unser Kerngesch?ft, sowohl f?r Dienstleistungen, als auch in der Eigen-Produktentwicklung.

    Die Einf?hrung vor 8 Monaten hat uns sehr geholfen und die Zusammenarbeit mit Kunden und untereinander massiv verbessert. Im Segment der Projektmanagement L?sungen ist Target-Process auch noch im unteren Preissegment. Wir haben auch wirklich viele kostenlos und kostenpflichtige L?sungen vorher probiert und die, die uns auch gefallen haben waren uns zu teuer und die Open-Source L?sungen f?r unserer Bed?rfnisse nicht ausreichend.

    Obwohl wir als Firma sehr preiswert arbeitet, sind die Betriebs-Kosten f?r Online-Kollaborationswerkzeuge im Verh?ltnis zu unserem Umsatz eher gering. Der gr??te monatliche Ausgabeposten geht f?r Arbeit drauf und damit diese Arbeit maximal effizient durchgef?hrt werden kann, braucht es halt Werkzeuge.

    F?r die Firma, trifft das Team gleich berechtigt Entscheidungen , daher ist das verdonnern nicht m?glich:-) Aber es braucht schon jemand, der bestimmte, gemeinsam beschlossene Standards, nicht nur bei der Toolverwendung einfordert. ?blicherweise ist das immer der, mit dem h?chsten Interesse. Bei Target-Process sind das die jeweiligen Projektverantwortlichen. Wenn es niemanden gibt, der sich um etwas verantwortlich k?mmern m?chte, ist das aus meiner Sicht auch eine gutes Zeichen, daf?r das es auch nicht ben?tigt wird :-)

    Zum Thema Online-Kollaborationswerkzeuge f?llt mir auf, das immer wenn wir einen Termin nur mit Stress erreicht haben bei der Frage: "Was h?tten wir besser machen k?nnen" die Antwort kam "bessere Abstimmung".

    So genug ... und jetzt weiterarbeiten :-)

  • Isleoflife

    15.07.09 (19:54:01)

    Abend,
    was haltet Ihr von eyeOS? Probiere es gerade ein wenig aus. Es ist kostenlos. Ein Vorteil!
    Gr??e

  • Michael Krause

    16.07.09 (14:10:12)

    Hallo "Isleoflife",

    eyeOS ist sicherlich interessant. Allerdings w?rde mir als Unternehmen die Tatsache, dass es kostenlos ist, eher negativ als positiv aufsto?en. Wenn ich das System nicht auf meinem Server installiere (was ich als 3-7-Mann-Betrieb vermutlich nicht kann/will) muss sich jemand um meine Daten k?mmern. Wer ist das? Jemand, der kein Gehalt bekommt? Oder gibts ?berhaupt jemanden?
    Wird "Lars Knickrehm" (http://eyeos.org/de/team) alle meine Supportanfragen und ?nderungsw?nsche umsetzen?

    Au?erdem fehlen mir unter http://wiki.eyeos.org/EyeOS_Apps die business-taglichen Anwendungen.

    Ich denke, eyeOS hat generell einen anderen Ansatz, der weniger in Richtung Unternehmens- und mehr in Richtung Privat-Spa?-Welt geht.

    Oder habe ich etwas falsch interpretiert?

    Gr??e

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