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14.07.09

Gründertagebuch von onchestra.com

Teamwork, aber wie?

Ob Global Player oder Start-up in der Gründungsphase – sobald man nicht alleine, sondern im Team tätig ist, muss die Zusammenarbeit organisiert und dokumentiert, Informationen gemanaged und die Kommunikation in die richtigen Bahnen gelenkt werden. In der aktuellen Folge ihres Gründertagebuches stellen Jörg Pescheck und Michael Krause von onchestra.com, ihren "organisatorischen Stolpersteinen" die bisher gefundenen Lösungen gegenüber. Sie kommen zu dem ehrlichen Schluss, dass die derzeit genutzten Kollaborationstools nicht ausreichend sind. Wie in den vorangehenden Artikeln sind wieder die Erfahrungen der förderland-Leser gefragt.

Jörg Pescheck und Michael Krause, Gründer von onchestra.comJörg Pescheck und Michael Krause, Gründer von onchestra.com

So, da sitzt man nun im gemeinsamen Büro und denkt, sämtliche Verständigungsprobleme, die vorher durch die ausschließliche Kommunikation via Skype, Mails und Telefon die Produktivität hemmten, seien abgehakt. Denkste! Denn jetzt, in der alltäglichen, gemeinsamen Arbeit, geht es erst recht ans Eingemachte. Uns fielen dabei bisher die folgenden organisatorischen Stolpersteine auf:

Gemeinsame Datenbasis
Die aktuellsten Versionen sämtlicher Dokumente müssen für alle zentral verfügbar sein.

Gemeinsame Terminführung
Jeder sollte über anstehende Deadlines Bescheid wissen und über neue Termine informiert werden.

Gemeinsame Ziele
Alle Beteiligten sollten sowohl auf Projekt- als auch auf Unternehmensbasis die gleichen Ziele vor Augen haben.

Gemeinsame Projektübersicht
Es muss für jeden, egal in welchem Bereich (Vertrieb/IT) er unterwegs ist, die Möglichkeit geben, den aktuellen Projektstand bzw. Updates anderer Teammitglieder einsehen zu können.

Asynchrone Kommunikationsmöglichkeit
Neben der verbalen Direktabsprache müssen Informationen von überall aus in Echtzeit an alle Teammitglieder gesandt und diskutiert werden können.

Hier die von uns bisher gefundenen Lösungen:

dropbox.com als gemeinsame Datenbasis ("OK – aber das geht besser!")
Über dropbox.com werden Dateien, die wir in bestimmten Ordnern abspeichern, mit den jeweils anderen des Teams synchronisiert.
Vorteil: Kein Zusatzaufwand beim Speichern der Files; schnelle Synchronisation.
Nachteil: Files können nicht von zwei Personen gleichzeitig bearbeitet werden; nur gespeicherte Files werden aktualisiert; keine Verstrickung mit Projekten/Personen möglich.

google.com/ calendar als zentrale Terminverwaltung ("5 – setzen!")
Zu Anfang nutzten wir den Google Calendar, um unsere Termine zentral zu verwalten. Mittlerweile nutzen wir es nur noch als statischen Kalender, da der Kalender nur per Mail über anstehende Termine informiert. Und Mails bekommen wir täglich genug.
Vorteil: Von beliebig vielen Teammitgliedern administrierbar.
Nachteil: Termin- und Updateinformation nur per Maill.

Whiteboard, um gemeinsame Ziele und Projekte zu durchdenken ("5 – setzen!")
Unser Whiteboard fungiert sowohl als Brainstorming- als auch als Dokumentationstool. Nachdem eine Brainstorming-Session beendet ist, wird das Board abfotografiert und das Foto per dropbox synchronisiert. Nicht lachen, ist so ;-).
Vorteil: Direkte, verbale Brainstormingsession.
Nachteil: Umständlich in Step-by-Step-To-dos pro Teammitglied zu transformieren; keine nachträgliche Pflege möglich.

Open Office Calc als gemeinsame Projektübersicht ("5 – setzen!")
OK, um ehrlich zu sein, hatten wir das mal so geplant. Allerdings pflegt die Datei niemand und es macht auch nicht wirklich Spaß, in einem Tabellenmonster ohne gescheite Such- oder Filterfunktion zu arbeiten.
Vorteil: Öhm, eigentlich keine nennenswerten.
Nachteile: Nicht wirklich zielführend einsetzbar.

Skype zur asynchronen Kommunikation ("3 – aber das geht besser!")
Jup, funktioniert ganz gut. Allerdings haben wir mittlerweile einen unüberschaubaren Texthaufen, der in keiner Weise strukturiert ist bzw. bestimmten Projekten/ Personen zugeordnet werden kann.
Vorteil: Einfach zu administrieren, von überall aus mit allen nutzbar.
Nachteil: Keine Struktur, nicht mit anderen (To-do-, Projektmanagement-)Anwendungen verknüpfbar.

Wie Ihr seht, arbeiten wir aktuell, naja, um es vorsichtig auszudrücken "inakzebtabelst ineffizient (!)", was zentrale Kollaborationsmechanismen angeht.

Klar könnten wir auch die unzähligen Online-Anwendungen nutzen, die es im Netz gibt. Doch erstens können wir diese Einzelangebote nicht miteinander verknüpfen. Zweitens müssten wir uns bei jedem Dienst separat einloggen und jeden Dienst in gewissen Abständen per F5 aktualisieren, um überhaupt zu sehen was los ist. Und drittens wären Dinge, wie das gemeinsame Live-Erstellen eines Textes/ Codes teamintern oder teamextern, also mit Dritten, die nicht bei der jeweiligen Applikation angemeldet sind, nicht möglich (eine solche Funktion wäre bspw. beim Erstellen der Artikel für foerderland.de genial!).

Welche Tools nutzt Ihr, um oben genannte Problemstellungen zu begegnen? Oder seid Ihr der Meinung, das ganze Informationsmanagementgeblubber ist sowieso total überbewertet?!

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