Andererseits sollten Softwarelösungen aber auch zum Einsatz kommen, um Abläufe effizienter zu gestalten, die Buchhaltung zu optimieren oder ein besseres Zeitmanagement zu gewährleisten.Anbei eine Auswahl der sinnvollsten Softwarelösungen für den Unternehmensbetrieb.
1. Aufgabenmanagement
Mithilfe einer professionellen Vorgangsverwaltung lassen sich unterschiedlichste Prozesse wie Aufgaben, Anforderungen, Fehler oder Vorgänge verwalten. Für Anwender hat dies den unschlagbaren Vorteil, stets ganz genau sehen zu können, wann eine bestimmte Aufgabe in jedem Fall erledigt werden muss, was genau noch auf der jeweiligen Tagesordnung steht und wie viel Zeit dafür eingeplant wird. Zudem lassen sich die Aufgaben auch im Nachhinein verfolgen und Aufgaben können schnell und einfach an einen anderen Anwender übertragen werden. Das Prozessmanagement kann auf diese Weise erheblich verbessert werden, da auch im Nachhinein noch ersichtlich ist, wofür im letzten Monat beispielsweise die meisten Stunden aufgebracht wurden und welche Prozesse womöglich zu lange dauern.
2. Dokumentenmanagement
Im digitalen Zeitalter ist es wichtig, der Flut an elektronischen Medien Herr zu werden und diese leicht zu organisieren. Zu diesem Zweck eignet sich ein Dokumentenverwaltungssystem, welches Dokumente und Dateien erfasst, diese effizient durch das Unternehmen lenkt und schnell dort zur Verfügung stellt, wo sie benötigt werden. Ebenso lassen sich die Informationen aber auch kategorisieren, archivieren und bei Bedarf von autorisierten Personen mithilfe einer entsprechenden Suchfunktion abrufen.
3. Kommunikationssoftware
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Auch die Kommunikation findet mittlerweile über unterschiedliche Kanäle statt. So wird beispielsweise nicht mehr nur das Telefon oder das direkte Treffen bevorzugt, sondern ein Austausch über verschiedene Plattformen angestrebt, die in der Regel online nutzbar sind. Einerseits bietet sich hier die Internettelefonie an, um Kontakte schnell und direkt am Computer zu erreichen, andererseits sorgen aber auch integrierte Chats dafür, dass kurze Anweisungen, Fragen oder Probleme kommuniziert werden können. Selbstverständlich sollte in diesem Zusammenhang auch ein gutes Mail-Programm nicht fehlen, um den digitalen Schriftverkehr geordnet durchzuführen.
4. Buchhaltung
In der Regel erfolgt die Buchhaltung bereits in vielen Betrieben mithilfe eines Softwareprogramms und das völlig zu Recht, denn durch die Unterstützung am PC lassen sich nicht nur Rechnungen ablegen sowie Zahlungseingänge und -ausgänge verwalten, auch viele andere Funktionen erleichtern den Geschäftsalltag ungemein. Dazu gehören einerseits beispielsweise die Nachverfolgung von Verkäufen und Forderungen, aber auch ein Mahnwesen ist häufig schon enthalten. Mit einer zusätzlichen Stammdatenverwaltung können Kunden, Lieferanten und Artikel außerdem direkt mit den nötigen Informationen hinterlegt werden – oft wird hier außerdem auch noch eine Anbindung an den Web-Client oder Mobile Apps geboten.
5. Social Software
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Heutzutage unverzichtbar für ein multimediales Unternehmen - Social Media.
Web 2.0 Plattformen werden immer beliebter, sei es nun Wikipedia oder Twitter. Nach und nach hielten verschiedenste Werkzeuge aus diesem eher privaten Bereich auch im Unternehmenssektor Einzug, allen voran sicherlich Plattformen wie Facebook oder Google +, auf denen Unternehmen sich problemlos ein Profil anlegen und mit ihren Kunden oder neuen Interessenten kommunizieren können. Das fördert einerseits die Transparenz zwischen Unternehmen und Kunde, andererseits können auf diesem Wege jedoch auch wertvolles Feedback oder konstruktive Kritik gesammelt werden. Denn kommt etwas nicht gut an, so können sich die Betreiber der Seite auf Protest gefasst machen. Ebenfalls interessant sind in diesem Zusammenhang aber auch dazugehörige Analyse-Tools, die gesammelte Daten auswerten. Angefangen bei der Aktivität der Fans über die beliebtesten Posts bis hin zu den Reaktionen auf Fragen und Aussagen lässt sich so nahezu alles in Erfahrung bringen und liefert wertvolle Informationen, die effektiv in Marketingmaßnahmen investiert werden können.
Fazit:
Nicht für jedes Unternehmen muss es hier wirklich auch jeder vorgeschlagene Softwaretyp sein. Einige Betriebe sind aufgrund ihrer Größe vermutlich auch gar nicht auf solche umfassenden Komplettlösungen angewiesen. Andererseits besteht bei vielen Programmen auch die Möglichkeit einer kostenfreien Open-Source-Lösung, um beispielsweise erste Erfahrungen zu sammeln oder nur zu schauen, wie gut der Umgang mit der Software wirklich klappt. Nicht zuletzt sollte außerdem nicht vernachlässigt werden, wie gut ein bestimmtes Programm wirklich in das Unternehmen passt. Mit den entsprechenden Tipps für den Agentursoftware Vergleich kann hier bereits im Vorfeld ein guter Kandidat herausgefiltert werden. Dafür sollten beispielsweise Punkte wie die Individualisierbarkeit und der Funktionsumfang genauer betrachtet werden, sodass nicht etwa direkt die erstbeste Software genommen wird. Bevor es also als an die Integration ins Unternehmen geht, sollten im Idealfall einige favorisierte Programme aus einem Bereich gewählt und miteinander verglichen werden.
Videotelefonie, Chats oder Online-Gruppendiskussionen sind heutzutage in vielen Unternehmen Standard. Die vier Phasen des PDCA-Kreislaufs.
