13.04.2015

Effiziente Büroverwaltung für Selbstständige

In ihrem Berufsalltag müssen selbstständige Unternehmer viele verschiedene Aufgaben bewältigen, einige davon nehmen viel Zeit in Anspruch. Während größere Unternehmen Mitarbeiter für die Produktion, den Vertrieb, das Marketing, das Sekretariat und die Buchführung haben, sind Selbstständige in ihrem Ein-Mann-Betrieb all dies in einer Person.

Die Zeit, die zum Beispiel für Verwaltungsaufgaben, Akquisetätigkeiten und das Schreiben von Rechnungen verwendet werden muss, steht nicht für die Haupttätigkeit zur Verfügung und wird dem Selbstständigen nicht bezahlt. Dennoch sind diese Aufgaben zu erledigen. Durch ein effizientes Verwaltungssystem und eine regelmäßige Routine mit diesen Aufgaben, lässt sich die Arbeit zumindest zeitsparend organisieren. So bleibt dem Einzelunternehmer mehr Zeit für das Kerngeschäft, so erreicht er seine jeweils gesteckten Unternehmensziele schneller.

Bestandteile der elektronischen Verwaltung

Heutzutage haben Computer und Internet die Organisation selbstständiger Unternehmen bereits stark vereinfacht. Die Geschäftskommunikation per E-Mail, die bei vielen Selbstständigen sogar den Hauptteil der Geschäftskorrespondenz ausmacht, spart eine Menge Papier. Auch Angebote und Rechnungen werden online verschickt und elektronisch gesichert. Ob in städtischen Behörden oder in Unternehmen aller Größe, die Verwaltung wird zunehmend von der fortschreitenden Digitalisierung erfasst.

Mit einem guten Ordnungssystem und durch die der Verwendung einmalig erstellter Vorlagen für wiederkehrende Zwecke - zum Beispiel Angebote und Rechnungen - lassen sich die elektronischen Verwaltungsaufgaben recht zügig und effizient erledigen. Archiviert ein Selbstständiger regelmäßig die Belege beziehungsweise heftet sie regelmäßig ab, muss er diese nicht kurz vor der Steuererklärung erst noch zusammensuchen.

Um das elektronische Ordnungssystem eines Kleinunternehmens effizient nutzen zu können, sind folgende Punkte von Bedeutung:

Das Ordnungssystem sollte leicht für den Selbstständigen auf dem Computer, Tablet oder auf dem jeweiligen Arbeitsgerät auffindbar sein. Er sollte schnell darauf zugreifen können, ohne sich erst durch eine Menge Ordner klicken zu müssen.
Ideal ist es, einen übergeordneten Ordner für das Unternehmen anzulegen. Darin können Unterordner für die wichtigen Bereiche angelegt werden.
Es empfiehlt sich, hierbei eindeutige Ordnernamen zu wählen, zum Beispiel „Aufträge“, „Kunden“, „Korrespondenz“, „Akquise“ und „Rechnungen“. Diese Ordner können bei Bedarf weitere Unterordner enthalten. Beispielsweise macht es Sinn, den Ordner „Rechnungen“ nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen aufzuteilen.
Gerade bei den Belegen empfiehlt es sich der Übersicht halber, das elektronische Ordnungssystem so zu gestalten wie beim analogen Ordner, also zum Beispiel mit einheitlichen Bezeichnungen für die Kategorien.
Wer regelmäßig mit verschiedenen Dateien arbeitet und beispielsweise häufig PDF-Dateien erstellen muss, der kann diese mit Tools wie FilePlane eventuell zeitsparender organisieren. Mit diesem Tool werden kleinere Arbeiten sinnvoll zusammengefasst.
Im Laufe der Zeit sammeln sich viele Dateien an, aus diesem Grund empfiehlt sich obendrein eine zeitliche Sortierung der Dateien und Dokumente. Wie auch im Falle von Papierdokumenten ein Ordner pro Jahr angelegt wird, kann bei der digitalen Archivierung ebenfalls ein großer Überordner für jedes Geschäftsjahr angelegt werden.
Um den Verlust dieser wichtigen Daten vorzubeugen, sollten Selbstständige sich angewöhnen, regelmäßige Datensicherungen auf ein externes Medium, beispielsweise eine Festplatte, durchzuführen.

Effiziente Bürosoftware spart Aufwand und Zeit

Doch selbst das beste individuelle EDV-Ordnungssystem hat seine Grenzen. So sind zur Erstellung und Bearbeitung der verschiedenen Dateien meist mehrere unterschiedliche Programme nötig. Während der Arbeit muss zudem oft zwischen etlichen Fenstern hin- und hergewechselt werden.

Eine Lösung hierfür können spezielle Verwaltungsprogramme bieten. Mit der Software sevDesk ist es möglich, verschiedene Prozesse unter einem Dach durchzuführen. So können Benutzer schnell und effektiv Angebote und Rechnungen schreiben sowie versenden. Zur Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen gibt es bei diesem Anbieter ein separates Online-Programm und die einzelnen Funktionen. Mit der SevDesk-Software können die Kundendaten, Belege sowie mit einem entsprechenden Lagerverwaltungs-Tool die Lagerbestände übersichtlich verwaltet werden.

Weitere Tipps für eine effiziente Büroorganisation

Damit sich die Post oder andere zu sortierende Papiere gar nicht erst zu einem hohen Berg anhäufen, empfiehlt es sich, täglich Zeit für das Sichten, Sortieren und dem Entsorgen nicht benötigter Dinge, wie etwa Werbeblättern, einzuplanen. Dann ist dies in wenigen Minuten erledigt und der Selbstständige muss bei Bedarf nicht lange nach den Dokumenten suchen. Zugleich bleibt der Schreibtisch aufgeräumt.
Am besten wird die eingehende Post in drei Stapel sortiert: Einen für zeitnah bis sofort zu erledigende Dinge (zum Beispiel Eingangsrechnungen und abzuheftende Dokumente), einen Stapel für Informationen, mit denen sich der Unternehmer später befassen möchte, und einen Stapel für die sogenannte „Ablage P“ (Papierkorb). So bleibt die Ordnung erhalten und es ist weiterhin Platz für die wirklich wichtigen Dinge vorhanden.
Wem die losen Stapel nicht ordentlich genug sind, der kann die sortierten und zu bearbeitenden Papiere in Ablagefächern einsortieren. Diese sind meist günstig im Bürofachhandel erhältlich. Da diese übereinander stapelbar sind, benötigen die abgelegten Papiere auf diese Weise weniger Platz, als wenn sie in mehreren Stapeln nebeneinander auf dem Schreibtisch liegen.
Um solche Verwaltungsaufgaben sowie die steuerlichen Aufgaben neben der Hauptarbeit nicht zu vergessen, ist es sinnvoll, regelmäßige Zeiten dafür in den betrieblichen Terminplan einzutragen und diese jeweils in die tägliche To-Do-Liste einzutragen. Am effizientesten lassen sich diese Aufgaben erledigen, wenn mehrere kleine Arbeitsschritte zusammengefasst werden.
Für wichtige Tätigkeiten, zum Beispiel Steuertermine, können sich Selbstständige auch Deadlines setzen. Da diese Tätigkeiten Zeit brauchen, sollte die persönliche Deadline für deren Erledigung so gesetzt werden, dass der Unternehmer idealerweise einige Tage vor dem Abgabetermin für die Unterlagen alles erledigt hat. So ist ein gewisser Zeitpuffer gegeben für den Fall, dass Etwas dazwischenkommt oder der Zeitaufwand unterschätzt wurde.