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09.10.14Kommentieren

Fachbeitrag

5 Tipps gegen Zahlungsausfall für Start-Ups

Noch mehr als andere Unternehmen leiden Start-ups darunter, wenn es zu Zahlungsausfällen kommt. Häufen sich die Fälle, ist das frisch gegründete Geschäft schnell bedroht. Besonders im E-Commerce. Wie können Unternehmen Zahlungsausfälle vermeiden? Unsere fünf Praxistipps geben Start-ups erste Grundlagen, mit solchen Fällen professionell und erfolgreich umzugehen. 

 

1. Achten Sie auf korrekte Rechnungsstellung

Schon bei der Ausstellung von Rechnungen gibt es diverse Fallstricke, die Sie durch Sorgfalt und Kenntnis der einschlägigen Gesetze vermeiden können. Beispielsweise sind die Angaben, die eine Rechnung zu enthalten hat, präzise geregelt. Achten Sie deshalb darauf, dass zwingende Inhalte wie das Entgelt, die Art der Leistung, darauf zu entrichtende Steuern, Adressen, Steuernummer und Rechnungszeitpunkt aufgeführt sind. Denn nur dann sind Rechnungen gesetzeskonform – und Sie auf der sicheren Seite. Und geben Sie dem Kunden in der Rechnung eine konkrete Zahlungsfrist. Sie erleichtern sich damit die Buchhaltung, die Zahlungseingangskontrolle und ggf. das innerbetriebliche Mahnwesen. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geht von einer Frist von 30 Tagen nach Rechnungsstellung aus.

2. Lassen Sie eine Bonitäts- bzw. Kontoverbindungsprüfung durchführen

Gerade Start-ups sehen sich häufig mit der Frage konfrontiert, ob der neue, unbekannte Kunde über die nötigen Mittel verfügt, um die bestellten Waren tatsächlich zu bezahlen. Dann lohnt sich eine Bonitätsabfrage. Denn dadurch erhalten Sie verlässliche Auskunft über die Liquidität Ihres potenziellen Kunden und beugen schon im Vorfeld einem Zahlungsausfall vor. Bestehen außerdem Zweifel, ob eine angegebene Kontoverbindung für die Abbuchung im Lastschriftverfahren tatsächlich existiert – ein typisches Problem im E-Commerce – sollten Sie diese Kontoverbindung prüfen lassen. Entsprechende Auskünfte gehören zum Dienstleistungsportfolio professioneller Inkassodienstleister.

 

3. Formulieren Sie freundliche, aber bestimmte Mahnschreiben

Ein gut formuliertes Mahnschreiben bildet die Basis Ihres Mahnwesens. Seien Sie so freundlich wie möglich, aber auch so bestimmt wie nötig. Weisen Sie Ihren Kunden unbedingt auf das verstrichene Zahlungsziel hin. Wichtig ist auch, ihm eine konkrete Frist zu setzen, bis wann Sie den Zahlungseingang erwarten. Überhaupt sollten die Vokabeln „Zahlungseingang“ oder „Zahlungsziel“ unbedingt in Ihrem Mahnschreiben vorkommen, damit ganz klar ist, was Sie erwarten, und damit Sie sich rechtlich absichern.

4. Suchen Sie ein Gespräch zum säumigen Zahler

Reden Sie mit Ihrem Kunden. Nur wenn Sie Probleme aktiv ansprechen, besteht die Chance, eine individuelle Lösung zu finden, etwa in Form einer Ratenzahlung. Das Ziel des Mahnwesens sollte immer ein doppeltes sein: den Schuldner zum Ausgleich der offenen Forderung zu bewegen, ihn zugleich aber als Kunden zu behalten. Beides zusammen wird nur gelingen, wenn Sie aufeinander zugehen und gemeinsam einen Kompromiss finden. Auch ein Dienstleister kann für Sie als Mediator auftreten. Moderne Inkassodienstleister bieten mit dem sogenannten Mediativinkasso einen sinnvollen Rahmen für den Dialog zwischen den Parteien. Sie fungieren dann als emotional unbeteiligte Vermittlungsinstanz.

5. Setzen Sie technische Lösungen zur Fallübergabe ein

Professionelle Inkassodienstleister bieten heute eine ganze Reihe unterschiedlicher technischer Lösungen für eine effektive Fallübergabe. Die Möglichkeiten reichen von der manuellen Eingabe jedes einzelnen Falls über den Export maschinenlesbarer Datenformate bis hin zur vollautomatisierten Schnittstellenanbindung bestehender ERP-Systeme. Durch solch eine automatisierte Fallübergabe lohnt sich oft auch die Beitreibung von Kleinstforderungen – gerade für Onlineshops mit einem entsprechenden Sortiment ein wichtiger Aspekt. Einige Inkassodienstleister bieten auch schon mobile App-Lösungen an, mit denen Forderungsfälle immer und von überall aus übergeben werden können. Welche Lösung für Ihren Betrieb und Ihre Bedürfnisse sinnvoll ist, hängt letztlich vor allem von der Zahl der Forderungsfälle ab. Der prinzipielle Vorteil, wenn Sie Ihr betriebliches Mahnwesen weitestgehend automatisieren: Ihre Debitorenbuchhaltung behält stets den Überblick über offene Forderungen und Sie etablieren ein vollautomatisches, schnelles und einheitliches Mahnwesen. 

Autor: Alfons Winhart

Alfons Winhart

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