[Buchführung] Alles muss belegt werden

[kauser]

Hallo!

Ich werde ab 2012 bilanzieren und habe mir dafür nun auch schon ein Programm zugelegt. MS Buchhalter 3.0, falls das jemandem etwas sagt. Bisher teste ich noch die Demo-Version, um mich reinzufinden - Erfahrungsberichte sind also herzlich willkommen

Zur eigentlichen Frage: Bei dem Programm kann man den einzelnen Buchungen auch direkt Belege zuordnen, jede Buchung muss ja belegt werden. Wenn ich also etwas verkauft habe, ordne ich der Buchung die Rechnung zu. Meine Frage ist nun: Ist es zulässig und üblich, dass man die Belege ausschließlich in digitaler Form aufbewahrt? Also die Eingangsrechnungen würde ich dann einscannen und den Buchungen auch wieder zuordnen.

Aber ist das legitim oder muss man die Belege auch in Papierform aufbewahren, weil das Finanzamt die z.B. Eingangsrechnungen im Originalzustand sehen will?

MfG,
kauser

[Blablubb]

Nein, du musst die Belege im Originalen aufbewahren. Denn das digitalisieren gibt dir die Möglichkeit des Bearbeitens der Belege. Ich weiß das hört sich völlig Unsinnig an. Niemand macht sich die Mühe für paar Kröten groß in den Quittungen rumzueditieren. Aber das Problem dabei ist, bei einer Betriebsprüfung ist der Prüfer berechtigt der digitalisierten Form des Beleges zu misstrauen. Tut er das, setzt die sogenannte Beweislastumkehr in Kraft und du musst dem Finanzbeamten nun beweisen, dass der digitale Beleg echt ist. Das ist ohne Original leider unmöglich.

Es gibt da zur Zeit mehrere Ansätze das Problem zu lösen (mittels digitalen Unterschriften/Zertifikaten), vielleicht wird dies in ein paar Jahren dann auch möglich sein. Zur Zeit empfehle ich dir allerdings, alle Belege ganz traditionell nummerieren, aufkleben und abheften