14.10.2010

Die Kosten im Griff halten

Wie man mit externen Experten das Budget effektiv nutzt und Aufgaben schneller und besser erledigt

Gründen ist eine Herausforderung. Von der Anfangsidee bis zu den schwarzen Zahlen ist es ein weiter Weg, denn die Idee allein reicht nicht aus. Sie muss auch in ein ertragreiches Businessmodell gefasst werden können. Eines der Hauptprobleme von Gründern ist das begrenzte Budget. Wie man aber diese begrenzte Budget richtig nutzen kann, erklärt Gunnar Berning in seinem Fachbeitrag.

Ein Beitrag von Gunnar Berning

Das Ziel eines jeden Gründers ist, das Maximale aus dem vorhandenen Budget heraus zu holen. Dies kann man auf verschiedenen Wegen erreichen. Eine Möglichkeit ist die Auslagerungen von Aufgaben an externe Experten. Große Unternehmen nutzen dies schon seit Jahren. Die Vorteile sind aber für jede Unternehmensgröße relevant. Das Konzept lässt sich auch in kleinen Unternehmen einfach anwenden.

Gründer haben häufig den Drang, alle Aufgaben selbst erledigen zu wollen oder Freunde bzw. "Bastler" zu beauftragen. Hauptgrund dafür ist das Argument des knappen Budgets. Wenn man als Gründer alles selbst erledigt, geht damit einher, dass das Unternehmen deutlich langsamer ist. Viele akzeptieren dies aber notgedrungen. Beispielsweise setzt sich der Gründer selbst an den Rechner und versucht das Firmenlogo zu designen, obwohl er kein professioneller Designer mit Erfahrung ist. Das Logo ist dann mehr oder weniger befriedigend umgesetzt, hat aber beim Designen viel Zeit gekostet, die an anderer Stelle fehlt. Der Gründer hätte in der Zwischenzeit neue Vertriebsaktivitäten starten oder sich um das Recruiting von Personal kümmern können. Aufgaben, die nicht im Kernkompetenzbereich des Gründers liegen, verschlingen unnötig Ressourcen und haben am Ende nicht die gewünschte Qualität. Professionelle Experten im jeweiligen Bereich – Designer beispielsweise – liefern schneller bessere Resultate.

Ein anderes anschauliches Beispiel ist die Erstellung der eigenen Unternehmenswebseite. Manche Gründer haben eventuell grundlegende HTML-Kenntnisse oder wissen, wie man Dreamweaver bedient. In Skript- und Beschreibungssprachen für Webseiten kann man sich zwar einlesen, jedoch kostet das viel Zeit und man weiß nicht, ob es dann für die Anforderungen, die das Konzept der Webseite stellt, genügt. Außerdem treten im zweiten Schritt häufig hohe Folgekosten auf, weil eventuell die Webseite nicht für Erweiterungen ausgelegt ist. Die Auslagerung an einen Webdesigner und Pro-grammierer ist in diesem Fall eine vielversprechende Lösung. Die externen Experten haben die nötige Erfahrung aus früheren Projekten und wissen für komplexe Probleme eine Lösung.

Die Frage ist häufig: Wie findet man geeignete Dienstleister für eine spezielle Aufgabe? Es gibt verschiedene Wege in Kontakt mit potentiellen Partnern zu kommen. Neben professionellen Vermittlungsagenturen, die häufig eine hohe Vermittlungsprovision erheben, gibt es auch Möglichkeiten, die ins Start-up-Budget passen.

Verschiedene Arten externe Dienstleister zu finden

Eine konventionelle Suche über die Gelben Seiten kann ein erster Anlaufpunkt sein. Jedoch gibt es dabei keine wirkliche Transparenz zu Qualität, Stärken bzw. Schwächen und bereits abgeschlossenen Projekten. Eine Alternative dazu ist eine klassische Google-Suche. Hierbei ist es ebenfalls häufig schwierig, die "schwarzen Schafe" zuverlässig zu identifizieren. Bei beiden Arten muss man außerdem jeden Service-Anbieter einzeln recherchieren, kontaktieren und dessen Qualität einschätzen. Eine Alternative zu dieser herkömmlichen Art der Suche ist die Nutzung von Vermittlungsplattformen, wie odesk, twago.de oder elance. Plattformen, die auf die Vermittlung von Dienstleistern im Bereich Programmierung oder Design spezialisiert sind, bieten für Auftraggeber aus dem Start-up-Bereich gute Möglichkeiten, einen geeigneten Dienstleister im Budgetrahmen für das jeweilige Projekt zu finden.

Der Auftraggeber stellt auf diesen Plattformen ein Projekt mit allen Anforderungen und Preisvorstellungen ein und die Dienstleister geben ihre ausführlichen Angebote ab. Der Kunde vergleicht die Angebote und Dienstleisterprofile und wählt anschließend den am besten passenden Dienstleister aus und vergibt das Projekt an ihn. Gute Plattformen bieten die besonders für Start-ups interessante Möglichkeit, Projekte auch mit einer Vertraulichkeitserklärung zu schützen und so neuartige Business-Ideen vor einer ungewollten Verbreitung zu bewahren.

Der Vorteil der Vermittlungsplattformen ist, dass der Kunde direkt Angebote von vielen Dienstleistern bekommt und nicht bei jedem einzeln anfragen muss. Weiterhin gibt es auf professionellen Plattformen die Möglichkeit für Dienstleister, sich detaillierte Nutzerprofile mit Angaben zu den Expertisen sowie Referenzen bereits abgeschlossener Projekte und früherer Kunden anzulegen. Anhand dieser kann sich der Auftraggeber, anders als bei einer Suche über Google oder die Gelben Seiten, ein umfassendes Bild von der Qualität der potentiellen Partner machen und die Dienstleister untereinander vergleichen. Denn der Angebotspreis allein sollte nie die alleinige Grundlage bei der Entscheidung für oder gegen einen Service-Anbieter sein.

Bei der Auswahl des Dienstleisters über eine Vermittlungsplattform sollten einige Dinge bedacht werden:

• Erscheint der Dienstleister allgemein seriös?
• Gibt es Referenzen, die die Qualität bereits abgeschlossener Projekte zeigen?
• Hat der Plattformbetreiber den Dienstleister überprüft?
• Welche Zahlungsmethoden bietet der Dienstleister an?
• Gibt es Bewertungen des Dienstleisters auf der Plattform?
• Hat er ein professionelles Angebot abgegeben?
• Stellt der Dienstleister Detailfragen zum Projekt und drück somit aus, dass er sich damit beschäftigt hat?
• Kommt er mit konstruktiven und hilfreichen Lösungsansätzen?
• Gibt der Dienstleister eine realistische Einschätzung über die Machbarkeit, den Zeitplan und die Kosten des Projektes ab?

Outsourcing ist für Gründer bares Geld und professionelle Qualität

Externe Experten kosten Geld. Es ist aber eine Investition, die sich lohnt. Man bekommt professionelle Ergebnisse und muss sich als Gründer nicht in "fremde" Themen einarbeiten. Wichtig ist, dass die Dienstleister Briefing, Steuerung und Feedback brauchen. Schreibt man als Gründer beispielsweise ein Projekt für die Überarbeitung der Webseite aus, sollte man mit dem externen Partner genau vereinbaren, was geschehen soll. Was sind die Ziele? Wie soll beispielsweise die Webseite nach dem Redesign aussehen? Was soll nicht verändert werden? Welche weiteren Änderungen müssen vorgenommen werden? Welche Änderung hat Einfluss auf andere Elemente der Homepage?
Aber auch bei Übersetzungsprojekten, z.B. die Übersetzung des Businessplans für den ausländischen Investor, sollte man klären, ob amerikanisches oder britisches Englisch, welchen Stil der Text haben soll und ob es für bestimmte Wörter bereits etablierte Übersetzungen gibt (Heißt der Kunde zum Beispiel nun "customer" oder "client"?).

Weiterhin sollte man sich auch die Zeit bei größeren Projekten nehmen und professionelles Projektmanagement einführen. Dies beinhaltet Meilensteine zu formulieren sowie diese Zwischenziele mit dem Dienstleister gemeinsam zu evaluieren:

• Ist der eingeschlagene Weg noch der richtige?
• Sind die Zwischenziele realistisch und wie vereinbart zu erreichen?
• Welche Hürden sind aufgetreten oder werden erwartet?
• Wie geht man damit um?
• Was wurde in den vergangenen Tag erreicht?
• Was sind noch offene Punkte und wo liegen die kritischen Themen?

Generell darf man nicht davon ausgehen, dass externe Dienstleister keine Zeit fordern. Will man optimale Ergebnisse erzielen, sollte man davon ausgehen, dass die externen Experten ebenso viel Zeit brauchen, wie die eigenen Mitarbeiter.

Jedes ausgelagerte und erfolgreich abgeschlossene Projekt bringt auch mehr Erfahrung. Für spätere Projekte weiß der Gründer, auf was man in bestimmten Fällen achten muss. Designer brauchen etwas mehr Freiräume und Programmierer benötigen möglichst detaillierte Vorgaben, an die sie sich halten können.

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Gunnar Berning ist Geschäftsführer und Gründer von twago.de, Deutschlands größter Online-Plattform für die Vermittlung von internationalen Dienstleistern im Bereich Progammierung, (Web-)Design und Unternehmensservice.

Vor der Gründung von twago zusammen mit Maria Lindinger und Thomas Jajeh beriet er als Projektleiter bei der Siemens AG Teile des Konzerns in Israel, Finnland, Singapur, Thailand und Indone-sien. Davor war er bei der Bertelsmann AG / Lycos Europe für die Produktenwicklung des Finanzportals verantwortlich und leitete den Aufbau eines Outsourcing-Centers in Bangalore/Indien.

Gunnar Berning ist bei twago für die Strategie und Produktentwicklung sowie Marketing und PR verantwortlich.

Kontakt:
twago GmbH
Gunnar Berning
030/275 94 812
berning.gunnar@twago.com

www.twago.com