Beginn und Ende eines Projektes

Gibt es zum Beispiel einen klaren Auftrag für dieses Projekt? Wie sind die Zuständigkeiten geregelt? Gibt es einen Auftrageber und einen verantwortlichen Projektmanager? Falls ja, verfügen diese Personen über die notwendigen Kompetenzen um das Projekt voran zu treiben? Einfache Fragen, die zu Beginn eines Projektes feststehen müssen. Eigentlich. Oft trifft man im Alltag des Projektgeschäftes aber auf Situationen, wo selbst diese einfachen Fragen nicht geklärt sind, das Projekt aber schon längst läuft.

Noch schwieriger wird es mit dem Endzeitpunkt des Projekts: Jeder der bereits im Umfeld von Projekten arbeitet weiß, dieser Termin steht oft  als erstes fest. Ob das Ziel mit den zu erfüllenden Anforderungen bis zu diesem Zeitpunkt und mit dem zur Verfügung stehenden Budget erreichbar ist wird außer Acht gelassen. In einer ordentlichen Projektplanung ist der Endtermin einer der Parameter, die aus allen möglichen Eingangswerten errechnet werden, vielleicht sogar der letzte Parameter, der vom Projektteam mitgeteilt werden kann. Vorher ist noch eine Menge Arbeit zu tun!

Der Projektauftrag wird oft nach folgendem Muster erteilt: "Kümmere Dich doch mal um ....". Dem Auftraggeber und dem frischgebackenen Projektmanager ist dabei meist nicht bewusst, dass gerade ein Projekt begonnen wurde. Man klärt im Vorbeigehen noch schnell einige Rahmenbedingungen - wie das verfügbare Budget oder bis wann das Ergebnis vorliegen soll - das war es auch schon.

In anderen Situationen wird die Rolle des Projektmanagers als eine Art Titel oder auch zur Belohnung vergeben. So begannen und beginnen nicht wenige Menschen ihre Karriere als Projektmanager. Ob die ersten Projekte allerdings auf Anhieb erfolgreich abgeschlossen werden, lassen wir mal offen. Wenn die Betroffenen Glück hatten, so sind sie mit ihrer Aufgabe gewachsen.

Das "Magische Dreieck"

Damit haben wir so nebenbei drei Parameter eingeführt, welche den Rahmen für ein Projekt bilden und die voneinander abhängig sind: Die Anforderungen - oder auch der Inhalt und Umfang eines Projektes -, die zur Verfügung stehende Zeit sowie das verfügbare Budget. Diese Parameter kann man sich als Stellschrauben vorstellen, mit denen man im Projekt auf Veränderungen reagieren kann. Ist einer dieser drei Parameter fest vorgegeben, können nur noch die beiden anderen Parameter verändert werden. Sind zwei Parameter vorgegeben bleibt demnach nur einer übrig, der bei Abweichungen vom ursprünglichen Plan noch angepasst werden kann. Diese Abhängigkeiten sind unter dem Namen Magisches Dreieck (englisch "Triple Constraints") bekannt.

Für jedes Projekt sollte durch den Projektmanager mit dem Auftraggeber geklärt werden, wie die Prioritäten unter den drei Parametern verteilt sind, welcher Parameter am einfachsten veränderbar ist und welcher nur mit großen Konsequenzen angepasst werden kann. Ist zum Beispiel ein Endtermin unumstößlich fest, wie vor einigen Jahren bei dem berühmten "Jahr 2000-Problem", so ist es leicht nachvollziehbar, das niemand Silvester verschieben wird, wenn wir mit unserem Projekt nicht rechtzeitig fertig werden. Eine mögliche Antwort wäre dann eine Erhöhung des Budgets, um eine vielleicht drohende Verzögerung im Projekt durch Einsatz von zusätzlichem Personal abzuwenden.

Begreifen Sie Ihre Existenzgründung als Projekt, so ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie in beide Rollen schlüpfen müssen, in die des Auftraggebers und des Projektmanagers. Aber selbst in diesem Fall sollten Sie die Prioritäten der drei Parameter, Inhalt und Umfang, Zeit sowie Budget, für sich festlegen. Für das Magische Dreieck existieren übrigens mehrere Varianten. Oft wird die Qualität des Projekts als ein weiterer, vierter Parameter genannt. Diese Details sollen uns an dieser Stelle aber nicht interessieren!

Teil 3 der Serie zum Thema Projektmanagement befasst sich mit den unterschiedlichen Lebenszyklen eines Projektes.