Jede Software lässt sich individuell nach Ihren Anforderungen gestalten. Das Problem liegt eher darin, dass alle Anpassungen Geld und Mühe kosten. Wie beim Hausbau der Grundriss, muss das Programm die heutigen und zukünftigen Grundanforderungen erfüllen, sonst ist mit enormen Zusatzkosten zu rechnen.

Der Software-Anbieter verkauft, wie das Bau-Unternehmen, seine Leistung. Er möchte das Programm möglichst schnell und reibungslos einführen. Eine Überprüfung der Anforderungen findet hauptsächlich unter den Verkaufs-Gesichtspunkten statt.

Die eingesetzte Software bestimmt zu großen Teilen die Effizienz Ihrer technischen und kaufmännischen Verwaltung.

Projektorganisation

Die Verantwortung für die Einführung muss einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Software-Firma braucht einen eindeutigen Ansprechpartner. Das Denken in Organisation, die Kenntnis von Unternehmen und Mitarbeitern und die Akzeptanz durch die anderen Beteiligten sind für die Auswahl wichtig.

Die Güte der vorhandenen Stammdaten ist für eine Übernahme aus dem "Alt-System" entscheidend. Hier kann parallel zur Auswahl vorgearbeitet werden. Da hier häufig manuelle Arbeiten zu leisten sind, ist dies einer der Knackpunkt der Umstellung von Software.  Legen Sie das Budget fest. Rechnen Sie mit 

• 1/3 Software-Grundpreis  
• 1/3 Zusatzprogrammierung   
• 1/3 Hardware

Zu Beginn der Software-Einführung wird ein Projektplan mit Zielen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Grobanalyse

Am Beginn der Software-Auswahl steht eine Grobanalyse des Unternehmens, unter Berücksichtigung von

• Aufbau-Organisation,  
• Einkaufs- und Verkaufsmarkt, 
• Produkten,  
• Räumlichkeiten unf 
• Produktion.

Auf dieser Grundlage wird das Unternehmen in wenigen Sätzen beschrieben. Diese Beschränkung ist wichtig und schwierig. Beim Bau eines Hauses wären dies die Anzahl der Personen im Haushalt, Verkehrsanbindung, usw.

Vorauswahl

Die Grundausrichtung der Software muss zu den heutigen und zukünftigen Hauptanforderungen des Unternehmens passen. Ansonsten wird es teuer, da aufwändige individuelle Anpassungen notwendig werden.

Beispiele für Grundanforderungen sind:

• Handel oder Produktion, 
• Eigenprodukte oder Lohnfertiger,  
• Ein- oder Mehr-Mandantenfähigkeit,  
• Buchhaltung intern/extern,  
• Abwicklung von Fremdbearbeitung,  
• Service-Rapporte.

Das Programm muss alle Grundanforderungen erfüllen. Deshalb ist hierbei die Beschränkung so wichtig. Zusätzlich zu den Hauptanforderungen sind folgende Kriterien in der Vorauswahl zu berücksichtigen:

• Räumliche Nähe des betreuenden Systemhauses, 
• Datenbankstruktur und Netzwerktechnik (wichtig für dauerhaft schnellen Zugriff), 
• Erfahrung in der Branche,

Ziel ist es, drei Programme auszuwählen. 

Endauswahl

Die drei verbleibenden Programme werden jetzt im Detail verglichen. Geprüft werden hierbei hauptsächlich:

• Anlage der Stammdaten 
• vorgesehene Abläufe 
• Anlage und Pflege von Belegen 
• notwendige Programmierung  
• Erstellung von Auswertungen

Die Vorbereitung erfolgt in Form einer detaillierten Checkliste. Diese dient dann später auch als Bewertungsgrundlage. Mit jedem Software-Anbieter wird ein detailliertes Lastenheft erstellt. Die Übernahme von Alt-Daten und die Anforderungen an Hardware und Netzwerk sind zu klären. Um die Software im täglichen Gebrauch zu betrachten sind Besuche vergleichbarer Firmen sinnvoll, die die Software bereits längere Zeit einsetzen. Durch Gespräche mit den Anwendern werden Stärken und Schwächen der Software und des Anbieters deutlich. Auch eine Test-Installation in Ihrem Haus kann sinnvoll sein.

Wichtig ist es vor der Entscheidung die Software-Berater kennen zu lernen, die die Einführung begleiten. Jeder im Haus eingesetzte Berater sollte vom Unternehmen freigegeben werden. Die Güte der Software-Berater ist für die Schnelligkeit und Qualität der Umsetzung Ihrer Anforderungen entscheidend.

Eine saubere Vertragsgestaltung spart spätere Überraschungen. Hierzu zählen insbesondere der Projektplan für die Einführung und Reisekosten, Tagessätze für die Zeit nach der Einführung.

Einführung

Planen Sie ausreichend Personalkapazität für die Einrichtung der Details und die Stammdatenpflege. Die Mitarbeiter sollten frühzeitig informiert und in das Projekt einbezogen werden. Zuerst wird sehr schnell durch die Umsetzung der Hauptabläufe im Programm eine Grobversion erstellt. Ausgehend hiervon werden die Details verfeinert, übergreifende Probleme werden sichtbar.

Ein Software-Berater hat die Umsetzung der ihm vorgegebenen Anforderungen zum Ziel. Er wird nur in den seltensten Fällen die Sinnhaftigkeit der Vorgaben hinterfragen. Deshalb ist es wichtig die Sinnhaftigkeit der Vorgaben für Organisation und Inhalte unabhängig von der Software-Firma zu gewährleisten. Eine enge Projektkontrolle der Einführung zeigt frühzeitig die Probleme auf. So kann rechtzeitig gegengesteuert werden.

Wirkungskontrolle

Sechs Monate nach Einführung der Software sollte eine Überprüfung eingeplant werden. Hierbei ist folgendes wichtig:

• Umsetzung der Vorgaben
• Schulungs- und Dokumentationsbedarf
• Verbesserungsmöglichkeiten

Fazit

Mit der richtigen Vorbereitung, konsequentem Projektmanagement und dem Willen zur Umsetzung ist eine Software-Einführung kein Problem und der langfristige Nutzen gesichert.

© by Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Harald Keil