Mittlerweile ist Outsourcing ein gängiger Begriff und wird auch intensiv in vielen Unternehmen genutzt. Dabei kann man eine erstaunliche Weiterentwicklung der damaligen Grundidee beobachten: Während anfangs besonders im verarbeitenden und produzierenden Gewerbe ausgelagert wurde, wird heute in fast jedem Bereich eines Unternehmens Outsourcing betrieben. Besonderer Beliebtheit erfreut sich der IT- und Kommunikationsbereich, aber auch im Customer Support oder auf Management-Ebene profitieren Unternehmen von der Auslagerung von Arbeitsbereichen. Dabei spielt die Unternehmensgröße keine Rolle. War Outsourcing früher nur großen Konzernen vorbehalten, machen sich heute auch kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie Start-ups die Vorteile von Outsourcing zu eigen.

Die Einbeziehung Dritter in den Geschäftsprozess wird vertraglich festgehalten und ist in der Regel befristet. Man unterscheidet hierbei zwei Formen des Outsourcing: Business Process Outsourcing und Knowledge Process Outsourcing.

Business Process Outsourcing (BPO)

BPO umschreibt die Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse. Der Unterschied zum allgemeinen Outsourcing besteht darin, dass nicht nur eine organisatorische Einheit ausgelagert wird, sondern ein ganzer Ablaufprozess. Der BPO-Bereich ist der wachstumsstärkste im ganzen Markt der  Informations- und Technologiebranche. Berechnungen der IT-Analysten Gartner (www.gartner.com) zufolge, erzielte der BPO-Markt im Jahre 2010 einen Umsatz von ungefähr 173 Milliarden Dollar. Gartner geht von einem Wachstum von 25 Prozent im Jahr 2011 aus.

Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Im Vergleich zum Business Process Outsourcing, werden beim Knowledge Process Outsourcing (KPO) einzelne, komplexere Aufgaben ausgelagert. KPO-Dienstleister beschäftigen Spezialisten auf einem bestimmten Fachgebiet. Das spezifische Fachwissen und das große Know-how der Dienstleister im Bereich des KPOs bilden den Unterschied zum BPO.

Die vor allem in den angelsächsischen Ländern geprägte Vorgehensweise, Prozesse von externen Anbietern bearbeiten zu lassen, hat sich in den letzten Jahren auch zunehmend in Deutschland durchgesetzt. Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile des Outsourcings für sich. Die Erkenntnis, dass die Konzentration auf das Kerngeschäft der Schlüssel zum Erfolg ist und letztlich die Wettbewerbsfähigkeit gewährleistet, hat sich durchgesetzt. Doch was genau bringt Outsourcing und wie nutzt man Outsourcing richtig? Diese Fragen werden im Folgenden dargelegt.

Vorteile von Outsourcing

Spezialisierung
Beim Outsourcing geht es vor allem darum, Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die Verlagerung bestimmter Aufgaben an externe Dienstleister erlaubt die Konzentration auf das Kerngeschäft des Unternehmens. Die Fremdvergabe von Dienstleistungen setzt Kapazitäten frei, die an anderen Stellen sinnvoll eingebunden werden können. Das Management kann sich ganz auf strategische Entscheidungen konzentrieren, wohingegen administrative Aufgaben ausgelagert werden. Diese Fokussierung geht einher mit einer höheren Flexibilität. So kann sich das Management, gerade in Wachstumsphasen, den wesentlichen Punkten annehmen. Neue Märkt oder Kundensegmente können schneller erschlossen werden.

Flexibilität
Gerade Unternehmen, die eine stark saisonal bedingte Nachfrage haben oder sich in einer starken Wachstumsphase befinden, können von Outsourcing profitieren. Der Zugriff auf weltweite Experten erlaubt die schnelle Reaktion auf Veränderungen am Markt. In wirtschaftlich florierenden Zeiten kann der Mitarbeiterstab problemlos erweitert werden. Bei einer geringeren Auslastung können dagegen weniger Experten beschäftigt werden. Die projektabhängige Einstellung kann temporär befristet sein, somit müssen keine festangestellten Mitarbeiter entlassen werden.

Kosteneinsparung
Vergibt man Aufgaben an externe Dienstleister, kann ein Großteil der Kosten eingespart werden. Die niedrigeren Löhne und eine kostengünstige Infrastruktur erlauben teilweise Einsparungen von bis zu 30 Prozent. Entscheidet man sich für die Verlagerung von Aufgabenbereichen ins Ausland, also für Offshoring, lassen sich die Kosten um bis zu 70 Prozent senken.

Know-how Transfer
Der größte Vorteil von Outsourcing ist jedoch der potentielle Zugewinn an Know-how. Unabhängig von der aktuellen Situation auf dem inländischen Arbeitsmarkt haben Unternehmen die Möglichkeit, weltweit Experten für ihre speziellen Aufgaben zu finden. Der Zugriff auf spezialisierte Dienstleister macht Geschäftsprozesse effizienter und effektiver.

Nachteile des Outsourcings

Mangelnde Sorgfalt bei der Auswahl der Dienstleister
Man sollte nicht dem Trugschluss verfallen, dass die Rekrutierung externer Dienstleister weniger Zeit benötigt als bei festen Mitarbeitern. Gerade bei externen Service-Anbietern sind Referenzen und bisherige Projekte besonders genau zu prüfen. Da das persönliche Vorstellungsgespräch häufig entfällt, muss man auf bisherige Bewertungen achten und die Referenzen ehemaliger Projekte prüfen. Jeder seriöse und kompetente Dienstleister hat ein Portfolio, in dem seine bisherigen Referenzen aufgeführt sind.

Viele Unternehmer entscheiden sich zu schnell für einen externen Service-Anbieter. Das Risiko, dass dieser nicht über die notwendige Expertise verfügt, ist bei einer übereilten und unüberlegten Entscheidung sehr hoch.

Abhängigkeit
Je nach Outsourcingvolumen besteht die Gefahr, in eine zu große Abhängigkeit von externen Dienstleistern zu geraten. Wenn der Dienstleister bzw. das Unternehmen, welches diesen vermittelt, in Schwierigkeiten gerät, bringt das unter Umständen die Planung des Arbeitgebers ebenfalls ins Schwanken. Im schlimmsten Fall werden ganze Prozesse lahmgelegt.

Preisgabe von Know-how
Wenn ein Unternehmen externe Dienstleister beschäftigt, wird immer unternehmensinternes Know-how freigegeben. Die Problematik des Datenschutzes ist für jede Firma relevant und sollte gut abgesichert werden. Die Verträge zwischen Dienstleister und dem Unternehmen, das outsourct, sollten daher unbedingt eine Klausel zur Datensicherheit enthalten. Originäres Wissen nach außen zu tragen bedeutet immer, das Ruder aus der Hand zu geben.

Erfolgreiches Outsourcing – so geht’s richtig

1. Den richtigen Outsourcingpartner finden
Mit dem richtigen Outsourcingpartner steht und fällt jedes Outsourcingprojekt. Die Möglichkeiten, Dienstleister zu finden, sind vielfältig. Die Gelben Seiten und eine ausgedehnte Internetrecherche sind zwar ein guter Anfang für die Suche nach dem richtigen Experten. Allerdings erfahren Sie auf diesem Wege nichts über die bisherigen Referenzen eines Dienstleisters. Die Beurteilung der Qualität ist daher schwierig. Onlinevermittlungsplattformen wie twago oder Projektwerk hingegen geben, aufgrund des detaillierten Onlineprofils, einen umfassenden Einblick über die bisherigen Leistungen eines Service-Anbieters.

2. Gute und stabile Beziehung zum Outsourcing Partner aufbauen
In der Regel sitzen Outsourcingpartner nicht in der Nähe des Auftraggebers. Die Kontrolle der Arbeitsleistung ist insofern schwierig. Als Verantwortlicher sollte man daher darauf achten, stets in engem Kontakt zu den externen Dienstleistern bleiben und sehr viel Zeit in die Kommunikation investieren.

3. Realistisch bleiben
Viele Unternehmer sehen Outsourcing als reine Kostenreduktionsmaßnahme. Wie erwähnt, lassen sich durchaus Einsparungen treffen, allerdings sollte man realistisch bleiben. Große Projekte kosten überall ihr Geld und man sollte nicht am falschen Ende sparen. Wenn das Ergebnis letztlich minderwertig ist, profitiert keiner davon. Bevor man einen externen Dienstleister engagiert, sollte man sich einen genauen Marktüberblick verschaffen. Erst dann kann eine realistische Einschätzung über die Höhe des Angebots erfolgen.

4. Ein guter Plan ist Gold wert
Planung ist alles. Insbesondere bei der Auslagerung von Aufgaben sollte man einen konkreten Plan erstellen. Neben einem ausgefeilten Zeitmanagement gehört auch eine detaillierte Aufgabengliederung und -verteilung dazu. Bei mehreren externen Service-Anbietern muss jeder genau wissen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Deswegen sind Ziele, Meilensteine und Statusreports unabdingbar.

Outsourcing für Startups

Die Entscheidung für oder gegen Outsourcing hängt von vielen Faktoren ab, die es abzuwägen gilt. Um erfolgreiches Outsourcing betreiben zu können, muss man sich der Chancen und Risiken bewusst sein. Denn Outsourcing-Vorteile zu nutzen bedeutet auch, Risiken einzugehen. Betreibt man Outsourcing jedoch richtig, ist der Nutzen sehr hoch.