Welche Pflichtangaben müssen geschäftliche E-Mails enthalten?

Die meisten werden es bereits wissen: Grundsätzlich die gleichen Angaben, die bereits auf den traditionellen Papier-Geschäftsbriefen verwandt wurden. Wir verweisen auf die Übersicht der Handelskammer Hamburg zu den erforderlichen Pflichtangaben.

Sollte jede E-Mail eines Unternehmens mit den Pflichtangaben versehen
sein?

Wie Sie bereits an der Fragestellung sehen können, bedarf es einer Abwägung und damit einer Regelung im Unternehmen, ob alle oder nur bestimmte E-Mail mit den Pflichtangaben zu versehen sind. Die leichteste Option wäre es, alle E-Mails mit den erforderlichen Pflichtangaben zu versehen. Das ist technisch die einfachste Lösung und kann den Mitarbeitern im Unternehmen am leichtesten vermittelt werden. Sollte also so verfahren werden?

Zunächst einmal: Nicht jede E-Mail im Unternehmen muss die Pflichtangaben enthalten. So ist die unternehmensinterne Kommunikation kein Feld, in welchem Geschäftsbriefe gewechselt werden. Aus der Natur der Sache ergibt sich, dass ein Schriftwechsel zwischen Geschäftspartnern vorliegen muss. Folglich muss die E-Mail an andere Unternehmen oder Privatpersonen verschickt werden, damit sie als geschäftliche E-Mail qualifiziert werden kann. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Das kann bei geschäftlichen E-Mails innerhalb eines Konzerns schon wieder anders sein. Im Grunde sollten daher sämtliche geschäftlichen E-Mails mit den erforderlichen Angaben versehen sein. Allerdings trifft diese pauschale Empfehlung nicht für jedes Unternehmen zu. So ist es in vielen Unternehmen so, dass die private Nutzung der E-Mail-Adresse für die Arbeitnehmer erlaubt ist.

Schließt der Mitarbeiter über diese Adresse Verträge, so darf der Vertragspartner davon ausgehen, dass das Unternehmen den Vertrag schließt. Gefahren ergeben sich auch dadurch, dass der Mitarbeiter die ihm eingeräumten Möglichkeiten überschreitet. Im Unternehmen ist es so, dass nur bestimmte Mitarbeiter zum Handeln im Rechtsverkehr ermächtigt sind (durch Erteilung von Vertretungsmacht, Prokura o.ä.). Nur diese Personen griffen beim traditionellen Geschäftsbrief auf das Papierformular zu. Im E-Mail-Verkehr ist die Gefahr ungleich größer, dass Mitarbeiter, die dazu gar nicht berechtigt sind, rechtsverbindliche Erklärungen gegenüber Geschäftspartnern abgeben.

Können die geschäftlichen E-Mails gelöscht werden, wenn man sie nicht mehr benötigt?

Nach der Abgabenordnung sind Geschäftsbriefe und damit auch geschäftliche E-Mails sechs Jahre lang aufzubewahren. Hier gilt: Grundsätzlich sind alle geschäftlichen E-Mails zu archivieren, soweit das Außenverhältnis betroffen ist, also eingehende und ausgehende E-Mail-Post. Interne E-Mails sind aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Auch hier ergeben sich Probleme, wenn den Arbeitnehmern die private Nutzung der EMail-Adresse erlaubt wurde. Private und geschäftliche Mails lassen sich auf den ersten Blick nicht trennen und private E-Mails des Arbeitnehmers darf der Arbeitgeber aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht einsehen.

Was ist zu empfehlen?

1. Die Pflichtangaben müssen für alle geschäftlichen E-Mails aufgenommen werden.

2. Die Mitarbeiter sind umfassend über die Regelung zu informieren. Es empfiehlt sich eine schriftliche Dienstanweisung bezüglich der Ausgestaltung und Nutzung der E-Mail-Adresse. Dort sollte geregelt sein, welche Erklärungen von wem abgegeben werden dürfen. Ferner ist bei Erlaubnis der Privatnutzung zu regeln, wie die E-Mails auszusehen haben und wie private und geschäftliche E-Mails getrennt werden sollen, damit eine Archivierung der Geschäftspost möglich ist. Bei Unternehmen mit Betriebsrat ist auf Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates zu achten. Dort kann sich der Abschluss einer Betriebsvereinbarung anbieten.