Vielen Unternehmern ist nicht bewusst, dass die Konzeption eines geeigneten Organigramms an dieser Stelle eine wichtige Hilfestellung für die nächste Stufe sein kann. In Unternehmen mit bis zu fünf Mitarbeitern macht ein Organigramm wenig Sinn. Die Strukturen sind klar, jeder kennt seine Position: es gibt einen Chef, das Team und gegebenenfalls noch jemanden, der den Chef bei Abwesenheit vertritt.

Erst die strategische Ausrichtung, dann die Struktur

Mit zunehmender Größe wachsen die Reibungsverluste durch unklare Kommunikationsabläufe und Verantwortlichkeiten. Und zwar nicht linear, sondern exponentiell. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Strukturen möglichst beim ersten Auftreten solcher Reibungsverluste zu klären. Der Zweck eines Organigramms ist somit typischerweise der, die Kommunikation über den Aufbau und die Abläufe im Unternehmen zu erleichtern.

Dabei gilt: "Structure follows strategy". Das heißt, solange Ihr Unternehmen alles macht und als überdimensionierter Bauchladen daher kommt, können Sie kein vernünftiges Organigramm zeichnen. Zuerst kommt also die klare strategische Ausrichtung.

Vorausschauend strukturieren

Gerade bei wachsenden Unternehmen wird man immer wieder mit dem Einwand konfrontiert, dass die Zeichnung eines Organigramms keinen Sinn macht, weil es in einem halben Jahr schon wieder überholt sei. Das bedeutet für das unternehmerische Selbstverständnis, dass praktisch binnen Jahresfrist ein anderes Unternehmen entstünde. Wie aber sollen Mitarbeiter bei einer solchen Planung mitkommen? Orientierungslosigkeit und Verwirrung auf Mitarbeiterseite sind vorprogrammiert.

Hier hilft ein kleiner Trick: Planen Sie Ihr Unternehmen mit Blick auf die Zukunft und zeichnen Sie Ihr Organigramm so, wie Ihr Unternehmen in drei Jahren aussehen soll. Angenommen, Sie möchten in diesem Zeitraum von fünf auf 30 Mitarbeiter expandieren. Besetzen Sie die Felder nicht mit konkreten Mitarbeitern, sondern mit Rollen, die die Teammitglieder einnehmen sollen. Für jede Rolle beschreiben Sie das Aufgabenfeld und die geplanten Kommunikationswege im Unternehmen.

Finden Sie dann heraus, welche Rollen Sie schon jetzt besetzen und verteilen Sie die fünf Mitarbeiter auf die 30 Rollen. Jeder Mitarbeiter nimmt aktuell also mehrere Rollen ein. Wenn nun Mitarbeiter wechseln oder sich ihre Aufgabenbereiche verschieben, bleiben Rollen und Abläufe weitestgehend konstant.

Die Vorteile dieses Konzepts: Sie müssen nicht jährlich umstrukturieren, sondern gestalten eine zukunftsfähige Struktur, die auch in drei Jahren noch trägt. Ihre Umstrukturierungskosten sinken drastisch, und Ihre Mitarbeiter wissen verlässlich, wo der Zug hinfährt.