Erfolg und Misserfolg von Projekten

Sinnvoll erscheint die Einteilung von Projekten in folgende drei Kategorien, wie sie die Standish Group in ihren Berichten (den jährlich erscheinenden Chaos Reports) über den Stand des Projektmanagements in den USA verwendet.

• Erfolgreiche Projekte sind dabei diejenigen, die in der vorgesehenen Zeit mit dem eingeplanten Budget abgeschlossen werden, sofern das dabei erarbeitete Produkt auch die geforderten Eigenschaften besitzt.
• Kritische Projekte sind diejenigen, deren erarbeitetes Produkt zwar den vollständigen Funktionsumfang aufweißt, bei der Umsetzung aber die vorgegeben Zeit und / oder das Budget nicht eingehalten wurde.
• Als gescheitert gelten Projekte, die vor der Fertigstellung des angestrebten Produktes abgebrochen wurden, oder aber deren Produkt nie eingesetzt wurde.

Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, die Zahlen, welche die Standish Group in ihren jährlichen Bestandsaufnahmen veröffentlicht, liegen bei jeweils einem Drittel: ein Drittel der begonnen Projekte ist nach der oben genannten Definition erfolgreich, ein weiteres Drittel scheitert. Würde man die Budgets dieser gescheiterten Projekte zusammenzählen, käme eine unvorstellbar große Summe an Geld zusammen.  Der Trend der genannten Studien weißt in den vergangenen Jahren für die USA allerdings einen stetigen Trend zur Verbesserung auf.

Rahmenbedingungen

Was führt nun aber dazu, warum manche Projekte erfolgreich sind, andere aber scheitern? Auch auf diese Frage liefern die Berichte der Standish Goup eine Antwort:

• Einer der relevantesten Gründe für eine erfolgreiche Durchführung eines Projekts ist die Unterstützung durch das Management. Ein Projekt, das keine Unterstützung "von oben" erfährt - also auf der Management-Ebene keinen einflussreichen Fürsprecher hat - hat fast schon verloren. Ein solches Projekt wird fast immer hinten anstehen, wenn es zum Beispiel um die Zuteilung von Budget oder Ressourcen geht. Die idaele Situation ist natürlich, wenn der Auftraggeber selbst über genügend Einfluss verfügt und Ihnen als Projektleiter den Rücken stärkt.
• Als Erfolgsfaktor für Existenzgründer interessant ist die Berücksichtigung der Anforderungen der zukünftigen Zielgruppe. Egal, welche Geschäftsidee Sie verfolgen, welches Produkt oder Dienstleistung Sie anbieten möchten, findet das Ergebnis keine Akzeptanz bei der zukünftigen Zielgruppe, wird das Projekt Existenzgründung scheitern. Das Einbeziehen der Wünsche dieser Zielgruppen ist also ein entscheidender Erfolgsfaktor.
• Erfahrene Projektmanager. Nicht verwunderlich: Der übergroße Teil erfolgreicher Projekte wurde von erfahrenen und ausgebildeten Projektmanagern geleitet. Ein starkes Argument, sich ernsthaft mit Projektmanagement zu beschäftigen.
• Klare Geschäftsziele. Projekte sollten nicht aus reinem Selbstzweck verfolgt werden, sondern einem Ziel dienen und eine Strategie verfolgen. Je klarer diese übergeordneten Ziele in einer Firma definiert sind an denen die Projekte ausgerichtet werden, desto größer die Chancen, das dieses Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Wenn alle Beteiligten wissen, warum sie etwas tun, steigt einfach die Wahrscheinlichkeit, dass sie es gut machen.
• "Weniger ist mehr". Auch für Projekte gilt dieser Slogan. Wer während des Projekts immer neue Anforderungen und Wünsche für die Umsetzung aufnimmt, wird nie fertig. Es gilt also, das einmal gesteckte Ziel konsequent zu verfolgen. Bedeutet das nun, dass Änderungen während des Projekts nicht möglich sind? Nein, Änderungen sind jederzeit möglich. Bevor diese aber in die Planung einfließen, werden sie bewertet und priorisiert, vor allen müssen aber auch die Konsequenzen (wie immer sind dies Zeit, Geld und die Eigenschaften des geplanten Produkts) bedacht werden.

Werden diese fünf Rahmenbedingungen erfüllt, stehen die Chancen schon einmal sehr gut, dass ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann.

In diesem Zusammenhang ergibt sich übrigens noch eine interessante Frage: Bringt ein erfolgreich geführtes Projekt zwingend ein erfolgreiches Produkt hervor? Oder andersherum gefragt: Kann ein schlecht durchgeführtes Projekt trotzdem ein erfolgreiches Produkt erzeugen? Projekt und Produkt sind erst einmal unabhängig von einander, somit kann ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt durchaus ein erfolgloses Produkt erzeugen. Aber mit einem gut durchgeführten Projekt werden die Chancen steigen, erfolgreich zu sein. Sei es, weil die Entwicklungskosten im vorgegebenen Rahmen bleiben, der Return of Invest (ROI) also nach Plan erreicht wird, oder weil das Produkt schneller am Markt ist, als zum Beispiel das eines Mitbewerbers (Time to Market).