Um diese Frage beantworten zu können, muss nochmals etwas ausgeholt werden: Mit jedem Projekt sollen Ergebnisse erzielt werden. Diese Ergebnisse werden üblicherweise in Form eines Produktes das ursprüngliche Projekt überleben, bitte beachten Sie dabei, dass ein Produkt auch eine Dienstleistung sein kann. Ist das Produkt die Ausrichtung der Olympischen Spiele, liegt dessen Lebensdauer bei ziemlich genau zwei Wochen, ist das Ergebnis eine neue Straßenbahn, so wird das Produkt Jahrzehnte leben. Daher ist der Produktlebenszyklus unabhängig vom Projekt.

Projektphasen

Jedes Projekt wiederum wird in Phasen eingeteilt (Phasenmodell). Diese Phasen sind sehr abhängig vom angestrebten Produkt, das heißt die Phasen eines Projekts zum Bau einer Straßenbahn unterscheiden sich deutlich von den Projektphasen einer Softwareentwicklung. Beim letzteren könnten diese zum Beispiel fachlichen Konzeption, technische Konzeption, Entwicklung, Test sowie Auslieferung der neuen Software sein. Alle diese Phasen bilden gemeinsam den Projektlebenszyklus. Wo bleiben nun die Standards?

Gehen wir nun weiter auf diese Projektphasen ein, begegnen wir endlich den produktunabhängigen Standards. In allen weiteren Ausführungen beziehe ich mich auf die Standardprozesse und deren Gruppierung, wie sie vom PMI® in ihrem grundlegenden Werk zum Projektmanagement (A Guide to The Project Management Body of Knowledge, kurz PMBOK®, 3. Ausgabe, 2004) dargestellt werden. Standards anderer Organisationen werden davon mehr oder weniger abweichen, so zum Beispiel die deutsche Indsustrienorm für Projektmanagement (so u.a. die DIN 69901). Das Prinzip wird aber jedes Mal sehr ähnlich sein.

Die Standards selbst bestehen aus Prozessen, die in jeder Projektphase durchlaufen werden. Dabei werden die Prozesse der Übersichtlichkeit wegen noch einmal gruppiert. Dieser zyklische Ablauf einzelner Projektphasen wird als Projektmanagementlebenszyklus bezeichnet.

Die einzelnen Prozessgruppen sind einfach zu merken und dürften für jeden nachvollziehbar sein:

• Initiierung: Die Prozesse der Initiierung stellen sicher, das es für ein Projekt bzw. die nächste Phase einen klaren Auftrag mit definiertem Startzeitpunkt gibt.
• Planung: Die Prozesse der Planung stellen sicher, dass erst geplant und dann gehandelt wird. Das klingt trivial, ist aber nicht unbedingt selbstverständlich.
• Ausführung: Mit den Prozessen der Ausführung wird das Geplante umgesetzt, es werden die in der Planungsphase angestrebten Liefergegenstände erstellt.
• Steuerung: Diese Prozesse stehen übergreifend über Planung und Ausführung und erlauben damit die Reaktion auf Ereignisse, die zu Abweichungen vom Plan führen können.
• Abschluss: Mit den Prozessen des Abschluss wird sichergestellt, dass alle Arbeiten abgeschlossen werden, aber auch die Erfüllung von Verträgen überprüft und Freigaben (z.B. für die nächste Projektphase) erteilt werden.

Diese 5 Gruppen umschreiben insgesamt 44 Prozesse, die in jeder Projektphase zu durchlaufen sind. Das klingt nicht nur nach viel Arbeit, das ist auch viel Arbeit! Projektmanagement ist mit Aufwand verbunden. Wo liegt nun der Vorteil, ein Projekt nach diesem Modell ablaufen zu lassen? Ganz einfach: Der Aufwand lohnt sich.

Je nach Projekt steht hinter jedem dieser Prozesse mehr oder weniger Aufwand. Man kann diese Prozesse auch als eine Art Checkliste verstehen, die in jeder Projektphase durchgearbeitet wird. Stelle ich in der Planung fest, das für die kommende Projektphase keine Anschaffungen zu tätigen sind, ist dieser Prozess auch schon wieder beendet, aber ich habe sichergestellt, dass ich darüber nachgedacht habe, ob tatsächlich Anschaffungen notwendig sind. Ein anderes Beispiel: Werden die Prozesse des Risikomanagements konsequent durchgehalten, so wird die Wahrscheinlichkeit, dass ein unvorhergesehenes Ereignis das Projekt gefährdet, deutlich sinken.

Eine vieldiskutierte Frage ist übrigens, was für einen Projektmanager wichtiger ist: Fachwissen oder Projektmanagementfähigkeiten? Auch wenn die jeweiligen Antworten umstritten sind, wer beides vorweisen kann, wird zweifellos die besten Voraussetzungen für die Durchführen eines Projektes haben.

Der vierte Teil der Serie zum Thema Projektmanagement mit dem Projektstrukturplan.