Allgemeines Nummernchaos

Wann und wo muss man welche Nummer angeben, wie und wo bekomme ich die benötigte Nummer? Diese Fragen stellt man sich immer häufiger. Besonders im täglichen Geschäftsverkehr, beispielsweise beim Schreiben von Rechnungen, ist die Angabe bestimmter Nummern gesetzlich vorgeschrieben. Insbesondere beim Kontakt mit Behörden können Anfragen und Aufträge ohne Angabe der richtigen Nummer oft nur verzögert oder gar nicht bearbeitet werden.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Nummern beim Kontakt mit Finanzbehörden einmal etwas genauer vor. Sie erfahren, welche Nummer wofür steht, wann sie angegeben werden muss, und wo man sie beantragen kann.

Die Steuernummer

Jeder, der schon mal eine Steuererklärung abgegeben oder Kontakt mit dem Finanzamt hatte, wird dieser Nummer bereits begegnet sein, denn jede steuerpflichtige natürliche und juristische Person wird bei Ihrem zuständigen Finanzamt unter einer eigenen Steuernummer geführt.

Auf Antrag vom zuständigen Finanzamt
Diese Nummer erlaubt eine schnelle und unkomplizierte Zuordnung der steuerbehördlichen Verwaltungsvorgänge zu der entsprechenden Person, was beispielsweise für die Bearbeitung der abgegebenen Einkommenssteuererklärung unentbehrlich ist.

Die Steuernummer wird auf Antrag beim erstmaligen Kontakt mit dem Finanzamt vergeben. Welches Finanzamt dabei zuständig ist, richtet sich bei natürlichen Personen nach dem Wohnsitz und bei juristischen Personen (Personen- und Kapitalgesellschaften) nach dem jeweiligen Firmensitz.

Im Alltag begegnet man der Steuernummer meist auf Rechnungen. Sie ist vorgeschriebener gesetzlicher Bestandteil und muss bei der Rechnungserstellung vom Gewerbetreibenden ausgewiesen werden. Hat die gewerbliche Person jedoch zusätzlich noch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, so kann diese alternativ zur Steuernummer auf der Rechnung ausgewiesen werden (siehe unten).

Kein bundeseinheitliches Schema der Steuernummern
Da die Steuernummern von jedem Finanzamt einzeln vergeben werden, gibt es zurzeit noch kein einheitliches Bundesschema zum Aufbau der Steuernummer. Prinzipiell ist die sie jedoch nach folgendem Muster aufgebaut: (F)FF/ BBB(B)/ UUU(U) P

Die ersten 2 bzw. 3 Ziffern sind mit den letzten Ziffern der Bundesfinanzamtsnummer identisch und geben Aufschluss über das zuständige Finanzamt. Die folgenden 3 Ziffern (4 in Nordrhein Westfalen) sind die Bezirknummer und deuten auf den zuständigen Bereich innerhalb des Finanzamtes hin. Die nächste Ziffernfolge (normalerweise 4, 3 in Nordrhein Westfalen)  ist die persönliche Unterscheidungsnummer des Steuerpflichtigen. Die letzte Zahl ist eine einstellige Prüfziffer, die aus den vorangegangenen Ziffern berechnet wird.

Beispiele: Die Steuernummer 079 / 123 / 12347 verrät uns, dass der Steuerpflichtige beim zuständige Finanzamt Rostock (Finanzamtsnummer: 4079) im Bereich 123 (z.B. Buchstabe A-B) unter der Nummer 1234 geführt ist. Die letzte Ziffer 7 ist lediglich eine Prüfzahl.

Die Umsatzsteuer – Identifikationsnummer

Diese Nummer ist besonders für Unternehmer interessant, die ihre Waren und/oder Dienstleistungen über die europäischen Landesgrenzen hinaus anbieten bzw. kaufen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen von § 27a UStG vergeben.

Sie ermöglicht eine eindeutige Kennzeichnung eines Umsatzsteuerpflichtigen und dient innerhalb des europäischen Binnenmarktes zur Abrechnung der angefallenen Umsatzsteuer durch die Finanzämter. So soll eine Versteuerung innergemeinschaftlicher Erwerbe sichergestellt werden.

Eine Pflicht-Nummer bei grenzüberschreitenden Handel
Jeder, der innerhalb der Europäischen Union grenzüberschreitenden gewerblichen Handel betreibt, benötigt demzufolge eine  USt-IDNr., die online oder schriftlich beim Bundeszentralamt für Steuern unter Angabe von Namen und Anschrift des Antragstellers, zuständiges Finanzamt und Steuernummer unter der der Antragsteller umsatzsteuerlich geführt wird,  beantragt werden kann. Die Beantragung ist sehr unkompliziert über die Internetseite www.bzst.bund.de möglich.

Voraussetzung für die Erteilung der USt-IDNr. ist, dass die Person oder Gesellschaft bereits bei einem deutschen Finanzamt umsatzsteuerlich geführt wird. Kleinunternehmer und Gewerbetreibende, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, müssen sich zur umsatzsteuerlichen Erfassung zunächst an ihr zuständiges Finanzamt wenden und können bei diesem auch die USt-IDNr. beantragen. Das Amt leitet den Antrag dann an das Bundeszentralamt weiter.

Auf Rechnungen entweder Steuernummer oder USt-IdNr.
Die USt-IDNr. ist mit Datum des Bekanntgabeschreibens sofort gültig und kann statt der Steuernummer fortan auf Rechnungen ausgewiesen werden. Sie erlischt mit schriftlichem Antrag auf Beendigung beim Bundeszentralamt für Steuern oder mit Ende der umsatzsteuerlichen Erfassung.

Das Aufbauschema der einzelnen USt-IDNr. der EU-Mitgliedstaaten ist leicht unterschiedlich. Sie beginnen jedoch immer mit einem Präfix, bestehend aus zwei Großbuchstaben, die als Länderkürzel auf dasjenige EU-Land verweisen, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat (z.B. „DE“ für Deutschland). Nach dem Länderkürzel folgen höchsten 12 zusammenhängende Zeichen, deren Anzahl und Aufbau in jedem Land unterschiedlich ist. Dabei können sowohl Zahlen als auch Buchstaben enthalten sein.

Eine Ausnahme dieses Schemas stellen so genannte EU-USt-IDNr. dar. Sie beginnen mit dem Präfix "EU" und werden an Unternehmen vergeben, deren Sitz sich außerhalb der Europäischen Gemeinschaft befindet und die ausschließlich Leistungen gegenüber im EU-Gebiet ansässigen Nichtunternehmen erbringen.  

Prüfen einer erhaltenen USt-IDNr.
Im täglichen Geschäftsverkehr erhalten deutsche Unternehmer teilweise viele unterschiedliche USt-IDNr. von ausländischen Unternehmen. Diese sind auch dringend notwendig. Die USt-IDNr. dienen der Sicherheit. Der Unternehmer kann mit ihrer Hilfe gegenüber den Finanzbehörden nachweisen, dass er die Voraussetzung für die Anwendung verschiedenster umsatzsteuerlicher Regelungen (z.B. der Umsatzsteuerbefreiung in Deutschland) erfüllt und dass es sich bei seinem Geschäftspartner tatsächlich um einen umsatzsteuerlich geführten Unternehmer handelt.

Eins darf der Unternehmer hier nicht übersehen. Er ist in der Nachweispflicht gegenüber den Finanzbehörden.

Damit Unternehmen Sicherheit über den ausländischen Geschäftspartner erlangen können, gibt es ein Prüfverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Im so genannten Bestätigungsverfahren kann der Unternehmer einen Antrag stellen. Er erhält daraufhin Auskunft über die Gültigkeit der USt-IDNr. (einfache Bestätigungsanfrage) sowie bei der qualifizierten Bestätigungsanfrage zusätzlich den Namen und die Anschrift der Person, der die USt-IDNr. von einem anderen EU-Staat zugeteilt wurde. 

Der Antrag kann schriftlich, telefonisch oder per Fax beim Bundeszentralamt gestellt werden. Die einfache Bestätigungsanfrage kann auch Online unter www.bzst.bund.de geprüft werden.

Zukünftige Steuerliche Identifikationsmerkmale

Bereits mit Änderung der Abgabenordnung (AO) deutete sich die Einführung bundeseinheitlicher Nummern zur steuerlichen Identifikation privater und wirtschaftlicher Personen an. Im § 139 wurde die zentrale Speicherung und Vergabe der Identifikationsnummern geregelt. Nur Details des Datentransfers und des zeitlichen Ablaufs der Einführung müssen noch durch Verordnungen geklärt werden. Solch eine entsprechende Verordnung wurde im November 2006 für die Identifikationsnummer für Privatpersonen erlassen, so dass die Einführung dieser Nummer beschlossene Sache ist.

Die Identifikationsnummer für Privatpersonen (§ 139b AO)

Zur steuerlichen Erfassung der Bundesbürger dient die Steuernummer, die vom zuständigen Finanzamt vergeben und dezentral verwaltet wird. Diese Nummer ist deutschlandweit nicht einheitlich aufgebaut und auch eine bundeslandübergreifende steuerliche Zuordnung von Datenbeständen wurde hierdurch stark erschwert.

Bundeseinheitliche Nummer beim Kontakt mit Finanzbehörden
Dieses soll sich zum 01. Juli 2007 mit der Einführung der Identifikationsnummer für Privatpersonen ändern. Diese Nummer ist künftig ergänzend bei allen Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen den Finanzbehörden mitzuteilen und ermöglicht die deutschlandweite Zuordnung und Verwaltung von steuerlichen Daten.

Zentrale Speicherung persönlicher Daten
Demnach wird zum 01. Juli 2007 jeder natürlichen Person in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern aufgrund von elektronisch gelieferten Daten der rund 5500 Meldebehörden eine Identifikationsnummer zugeteilt. Dazu übermittelt die zuständige Meldebehörde Familiennamen, früheren Namen, Vornamen oder Künstlernamen, Doktorgrad, Tag und Ort der Geburt, Geschlecht und gegenwärtige Anschrift der gemeldeten Bürger an eine dem Bundesfinanzministerium angegliederten Behörde. Damit werden diese persönlichen Daten erstmals deutschlandweit zentral gespeichert.

Vorstufe der Totalerfassung der Bevölkerung
Datenschützer kritisierten im Vorfeld vergeblich diese Vorstufe der Totalerfassung der Bevölkerung mit der Personenkennziffer. Die Bundesregierung argumentierte dagegen die Notwendigkeit der Einführung dieser Nummer, um unter anderem eine gerechte Besteuerung der staatlichen wie privaten Renten zu gewährleisten. Die eindeutige Identifikationsnummer soll hier eine lückenlose Kontrolle der Besteuerung erlauben und die Transparenz des Besteuerungsverfahrens erhöhen. Andere Behörden und Einrichtungen dürfen auf die Identifikationsnummer nur dann zugreifen, wenn es für den Datenaustausch mit den Finanzbehörden erforderlich ist.

Erfahrungsgemäß sind aber fast alle Informationen für den Datenaustausch mit den Finanzbehörden erforderlich oder zumindest recht hilfreich, so dass erwartet werden kann, dass unterschiedlichste Behörden von der Identifikationsnummer umfänglichen Gebrauch machen werden.

Vergabe und Mitteilung der Nummer durch Bundeszentralamt für Steuern
Die Verordnung sieht vor, den Datentransfer zwischen den Behörden bis zum 30. September 2007 abzuschließen. Danach vergibt das zentrale Steueramt die Personenkennziffern und teilt diese der zuständigen Meldebehörde zur Speicherung im Melderegister mit. Auch der Steuerpflichtige wird per Post über seine persönliche Nummer informiert, gemeinsam mit Angaben über die von ihm gespeicherten Daten.

Die Meldebehörde unterrichtet das Bundeszentralamt fortan über alle relevanten persönlichen Änderungen des Bürgers, so dass die Aktualität der zentral gespeicherten Daten gewährleistet wird.

Das Bundesfinanzministerium rechnet damit, dass ein reibungsloser Einsatz der neuen Identifikationsnummer ab dem Jahre 2008 möglich ist.

Lebenslange Gültigkeit
Die persönliche Identifikationsnummer gilt ein Leben lang und erlischt erst 20 Jahre nach dem Tod der Person. Somit können eventuelle steuerliche Nachforderungen der Behörden auch noch lange nach dem Tod der betreffenden Person exakt zugeordnet und den Erben gegenüber geltend gemacht werden.

Aufbau der Nummer
Die Nummer wird 10 Ziffern und eine zusätzliche Prüfziffern enthalten. 

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO)

Die wirtschaftliche Identifikationsnummer ist für Unternehmer das Pendant zur persönlichen Identifikationsnummer. Sie wird als bundeseinheitliches Identifikationsmerkmal an wirtschaftlich tätige Personen vergeben.

Diese Nummer hat nichts mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu tun. Verwechslungsgefahr besteht aufgrund der Tatsache, dass beide Nummern mit dem Präfix "DE" beginnen.

Analog der persönlichen Identifikationsnummer wird dem Bundeszentralamt für Steuern durch die zuständigen Meldebehörden alle, für die Identifizierung des Gewerbetreibenden nötigen Informationen, wie Firmenname, Rechtsform, Gründungsdatum, zuständige Finanzbehörde usw. übermittelt. Das Bundeszentralamt speichert und aktualisiert die Daten fortlaufend und vergibt die wirtschaftliche Identifikationsnummer an den Gewerbetreibenden.

Noch kein Einführungszeitpunkt
Anders als bei der persönlichen Identifikationsnummer, gibt es zur wirtschaftlichen Identifikationsnummer noch keine Verordnung, die den Datentransfer und den Zeitpunkt der Einführung regelt. Die Priorität liegt bis dato auf der Einführung der Identifikationsnummer für Privatpersonen. Verständlich, denn Gewerbetreibende sind durch die unumgängliche Steuernummer und USt-IdNr. den Finanzbehörden gegenüber bereits gläsern genug.

Nach Aussage des Bundesfinanzministeriums ist die vollständige Einführung der persönlichen Identifikationsnummer Vorraussetzung für die Einführung und Vergabe der wirtschaftlichen Identifikationsnummer. Da die persönliche Identifikationsnummer erst im Jahre 2008 flächendeckend eingerichtet sein soll, kann man davon ausgehen, dass sich die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer noch hinauszögern wird.