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24.11.14Kommentieren

Fachbeitrag

Worauf Sie rechtlich und formell bei geschäftlichen E-Mails achten müssen

 

Gesetzliche Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen

Eine geschäftliche E-Mail gilt aus rechtlicher Sicht als Geschäftsbrief und unterliegt somit denselben gesetzlichen Regelungen. Seit 2007 ist das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“ Grundlage für Pflichtangaben in formellen E-Mails. Um Abmahnungen zu vermeiden, müssen folgende Angaben in einer Geschäfts-E-Mail vorhanden sein.

 

 

 

  •          Adresse / Unternehmenssitz

 

  •          Handelsregisternummer (wenn vorhanden)

 

  •          zuständiges Registergericht

 

Empfehlenswert sind außerdem die Angabe von

  •          Telefonnummer

 

  •          E-Mail-Adresse

 

 

  •          Faxnummer ( falls vorhanden)

Die Signatur darf zudem um weitere Angaben ergänzt werden, z. B. das Firmenlogo oder die Adressen von Social Media-Seiten. Achten Sie aber darauf, dass Sie die Signatur nicht überfrachten, sonst wirkt die Nachricht verwirrend und unstrukturiert. Ein ausschließlicher Link zum Impressum Ihrer Unternehmenswebsite ist übrigens nicht rechtskonform und somit keine Alternative zu den Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur! Grundsätzlich ist es empfehlenswert, alle ausgehenden E-Mails mit einer rechtlich einwandfreien Signatur zu versehen. So vermeiden Sie Abmahnungen, die unter Umständen empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen können.

Kleiner Geschäfts-E-Mail-Knigge

Neben rechtlichen Normen sollten Sie auch die Etikette

beachten, die Ihrer E-Mail die nötige Seriosität für die professionelle

Geschäftskundenkorrespondenz gibt.

Welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten, zeigt z. B. ein

sehr lustiges Video des Unternehmens Solarwinds:


Quelle: www.youtube.com

Vermeiden Sie grundsätzlich:

  •          durchgängige Großschreibung

 

  •          durchgängige Kleinschreibung

 

  •          Smileys und Emoticons

 

  •          Abkürzungen

Außerdem sollten Sie immer die förmliche Anrede „Sie“ wählen. Das persönliche „Du“ ist nur eine Option, wenn der Kunde die Anrede von sich aus anbietet. Bevor Sie eine offizielle E-Mail verschicken, überprüfen Sie unbedingt vor dem Absenden noch einmal folgende Angaben:

  •          E-Mail-Adresse

 

  •          Betreff

 

  •          Geschlecht in der Anrede (Herr / Frau XY)

 

  •          Name des Adressaten und eventuelle Titel und Namenszusätze

 

  •          Rechtschreibung und Grammatik

Besonders wichtig sind das Geschlecht in der Anrede und die richtige Schreibung des Namens des Adressaten, da diese Angaben identitätsstiftend sind und diesbezügliche Fehler als persönliche Beleidigung empfunden werden können. Rechtlich hat dieser Fauxpas zwar keine Folgen, geschäftlich kann er Sie aber unter Umständen den Auftrag oder die Zusammenarbeit kosten.

Die formell perfekte E-Mail

Der formelle Aufbau einer E-Mail sollte sich nach DIN 5008 richten. Die Norm ist zwar nicht verpflichtend, weist Sie aber als seriösen und professionell arbeitenden Unternehmer aus. Beachten Sie folgende Grundregeln:

  • Verwenden Sie eine eindeutige E-Mail, z. B. name@unternehmen.de. Adressen von Freemailern wie googlemail, GMX oder web.de sollten für die geschäftliche Kommunikation nicht verwendet werden.

 

  • Der Betreff ist kurz und knackig, aber klar ausgedrückt und informativ. Für den Adressaten muss auf den ersten Blick klar sein, was Sie wollen.

 

  • Die Anrede ist förmlich, beispielsweise „Sehr geehrter Herr/Frau XY“ und wird durch eine Leerzeile vom weiteren Text der Nachricht getrennt.

 

  • Setzen Sie einen einzeiligen Zeilenabstand und formatieren Sie die     Nachricht übersichtlich.

 

  • Verwenden Sie nur Zeilenumbrüche, wenn Sie den Inhalt der Nachricht thematisch voneinander trennen möchten. Umbrüche im Satz und Worttrennungen sind nicht notwendig, da die Formatierung der Nachricht von den Darstellungsoptionen des E-Mail-Programms des Empfängers abhängig ist.

Beachten Sie zudem, dass bei einer Nachricht an mehrere Adressaten die E-Mail-Adressen in „BCC“ (Blind Carbon Copy / Blindkopie) gesetzt werden, damit die Empfängerdaten für niemanden einsehbar sind. Sie verstoßen ansonsten gegen den Datenschutz und verbreiten die Adressen Ihrer Kunden unkontrolliert im Netz, was sowohl unseriös als auch rechtlich fragwürdig ist.

Rechtlich und formell auf der sicheren Seite

Beachten Sie einige Grundregeln der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation, sind Sie nicht nur vor Abmahnungen sicher, sondern machen auch auf den ersten Blick einen guten Eindruck bei Ihren Kunden. Und dieser Eindruck ist häufig entscheidend. Kümmern Sie sich daher schon bei der Unternehmensgründung um rechtlich einwandfreie Angaben und eine formell perfekte Aufmachung Ihrer Geschäfts-E-Mails. Dann können Sie unbesorgt mit Kunden in Kontakt treten und sich und Ihr Unternehmen überzeugend vertreten.

 

Autor: Sarina Imbusch

Sarina Imbusch

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