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13.08.08

Web 2.0 in Unternehmen: Lieber heute als morgen!

Corporate 2.0Der richtige Einsatz von Web-2.0-Diensten in Unternehmen erhöht die Produktivität und fördert den Austausch zwischen Kollegen und Führungskräften. Die Herausforderung liegt darin, das notwendige Wissen zu verbreiten und umsetzen zu lassen.

Gestern fragte sich Marcel als Reaktion auf diesen Beitrag, ob die Zeit für den Web-2.0-Einsatz in Unternehmen eigentlich schon reif sei. Obwohl noch im Urlaub, musste ich unweigerlich über meine eigenen Erfahrungen in einem Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitern nachdenken und kam zu dem Schluss, dass Web-2.0-Tools unbedingt bereits heute in die Prozesse von Firmen integriert werden sollten.

Anders als Marcel bin ich der Ansicht, dass die Verwendung sozialer Webservices sehr wohl "von oben" angeordnet werden muss - zumindest wenn man nicht wirklich weitere fünf Jahre warten möchte, bis jeder mit Blogs, Wikis und Microblogging vertraut ist. Auf Marcels Beitrag folgten zahlreiche durchdachte und konstruktive Kommentare. Unter anderem kam die Frage auf, was eigentlich "Web 2.0 Anwendungen in Unternehmen" wären. In meinen Augen geht es dabei um die gleichen Tools wie im privaten Bereich, allerdings mit dem Schwerpunkt auf Kollaboration und Effizienz. Jeder Dienst, der sich zum schnellen und gemeinsamen Erledigen von Aufgaben und Problemstellungen eignet, kommt für Firmen erst einmal grundsätzlich in Frage.

Hier einige Szenarien, die ich selbst erlebt habe und die mit Web-2.0-Werkzeugen optimiert werden könnten:

Gemeinsame Arbeit an Dokumenten

In vielen Unternehmen werden auf dem internen Netzwerk befindliche Excel-Dokumente genutzt, um Prozesse zu beschreiben, Unternehmenszahlen zu kalkulieren, Budgets aufzulisten oder den Status von Projekten zu erfassen. Dummerweise kann nie mehr als eine Person in die Datei schreiben, was die Geduld von Kollegen, die ebenfalls Änderungen am Excel-Dokument vornehmen möchten, ordentlich auf die Probe stellt.

Es mag Software-Lösungen für das Problem geben, aber viel naheliegender und kostensparender ist die Verwendung webbasierter Online-Office-Services wie Google Text & Tabellen oder Zoho . Dort können nicht nur alle autorisierten Kollegen gleichzeitig Änderungen am Dokument vornehmen, sondern dies auch von einem beliebigen Rechner tun, egal ob dieser über VPN auf das Firmennetzwerk zugreifen kann oder nicht. Das größte Problem hierbei liegt darin, dass die bestehenden Online-Office-Anbieter nicht die hohen Sicherheitsanforderungen erfüllen, die beim Speichern vertraulicher Informationen notwendig sind. Bis es wirklich sichere Lösungen gibt, können Abteilungen aber schon einmal mit den weniger sensiblen Dateien einen Testlauf machen.

Blog statt Rundmails

Gerne richten sich Geschäftsführer oder andere Mitglieder aus der Führungsebene mit Rund-E-Mails an die Belegschaft. Gerade Angestellte, in deren Posteingang Chaos herrscht, könnten diese übersehen oder verspätet lesen. Und auch für motivierte Kollegen, die gerne Feedback auf das Gelesene geben würden, sieht es schlecht aus - sicher sein, dass ihre Antwortmail auch wirklich zur Kenntnis genommen wurde, können sie nicht.

Ein interner Corporate Blog, in dem sich der CEO regelmäßig zu Wort meldet und Diskussionen zulässt, sorgt nicht nur für ein offeneres, konstruktiveres Unternehmensklima, sondern entlastet außerdem den Posteingang. Die Herausforderung liegt darin, die Angestellten zu einem regelmäßigen Blick in das Blog zu bewegen. Ein "freundlicher" Ansatz wäre es, parallel zu den Rundmails das Blog durch Verlosungen und Aktionen bei den Mitarbeitern quasi viral bekannt zu machen. Auch könnte das Blog vom IT-Admin als Startseite im Browser eingerichtet werden. Eine weitere Möglichkeit wäre der Einsatz von vorinstallierten Desktop-RSS-Readern auf allen Firmencomputern - dann wären die Angestellten auch gleich in der Lage, sich effizient über Neuigkeiten in ihrem jeweiligen Fachgebiet auf dem Laufenden zu halten.

Microblogging statt Meetings

Ich gebe zu - Twitter & Co als Erlöser von der ausufernden Zahl an Besprechungen zu bezeichnen, ginge etwas zu weit. Trotzdem könnte die Verwendung einer Microblogging-Applikation Mitarbeitern dabei helfen, einen Überblick darüber zu bekommen, was andere gerade tun. Kürzlich fragte mich eine Kollegin, ob ich ein Program kenne, das sich besonders für die Kommunikation innerhalb eines Firmennetzwerks eignen würde. Ich wollte schon Twitter nennen, habe es dann aber mit Rücksicht auf den hohen Erklärungsbedarf und die häufigen Ausfälle des Dienstes gelassen. Hilfreich wäre ein von allen Mitarbeitern eingesetztes Tool, bei dem jeder Fragen stellen kann oder ab und zu kundtut, was ihn gerade bewegt oder woran er arbeitet, aber allemal.

Fazit

Diese und viele weitere vorstellbare Web-2.0-Integrationen in den Büroalltag sind nichts Neues und für informierte Social-Web-Freunde Schnee von gestern. Der gemeine Angestellte vertraut aber noch immer lieber auf die gelegentlich durch Kollegen gesperrte Excel-Datei, die zahlreichen Rundmails sowie überflüssige Telefonate und Besprechungen, um zu erfahren, wie es gerade um Projekt XY steht. Unternehmen können entweder warten, bis auch wirklich jeder Manager und Angestellte von allein vom Nutzen des Web 2.0 im Büroalltag erfahren hat, oder aber zusammen mit der IT-Abteilung aktiv dafür sorgen, dass das Wissen durch Schulungen und genaue Anleitungen schon heute die Teams erreicht und mit dem Ziel der Produktivitätssteigerung und Erleichterung von Abläufen umgesetzt wird.

(Fotoquelle: Flickr/philippbosch)

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