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02.09.10Leser-Kommentare

"Priority Inbox": Das Für und Wider von automatischer E-Mail-Priorisierung

Millionen Gmail-Nutzer warten gespannt auf Priority Inbox - das neue Feature, welches eingehende E-Mails automatisch nach Relevanz sortiert. Der Vorstoß wirft grundlegende Fragen über die Zukunft von E-Mail auf.

 

Vor zwei Tagen präsentierte Google seine Lösung für das Problem des E-Mail-Overload: Priority Inbox. Mit Hilfe dieser Beta-Funktion, die in den nächsten Tagen allen mehr als 150 Millionen Gmail-Nutzern zur Verfügung stehen soll, will Google allen von der E-Mail-Flut Geplagten das Leben erleichtern..

Das neue Feature bewertet eingehende Mails nach ihrer Wichtigkeit und zeigt die als relevant eingeordneten Nachrichten in einem eigenen Bereich über den zuvor vom Leser markierten sowie über allen anderen E-Mails an. Gmail orientiert sich bei der Einordnung am bisherigen Lese- und Kommunikationsverhalten des Anwenders, bietet aber auch die Möglichkeit, das System durch Betätigen des Plus- und Minus-Buttons im Kontext einzelner Mails zu trainieren.

Laut Google konnten die Benutzer, die Priority Inbox bereits ausprobiert haben, den Zeitaufwand für das Sortieren ihrer E-Mails um sechs Prozent verringern.

Bei mir wurde die neue Funktion noch nicht aktiviert (ein entsprechender Hinweis soll am oberen rechten Rand von Gmail erscheinen), aber das stört mich nicht, denn ich verwende ohnehin einen anderen E-Mail-Dienst und werde somit auch nicht in den Genuss der Priority Inbox kommen.

Dennoch hat mich in den vergangenen Tagen die Frage umgetrieben, welche Auswirkungen dieser Vorstoß von Gmail auf die E-Mail-Kommunikation haben wird. Immerhin gehört Gmail zu den führenden Anbietern von webbasierten E-Mail-Lösungen und ist, was Innovationen in diesem Sektor betrifft, der unangefochtene Champion.

Sofern sich die Feature im Beta-Test bewährt und Teil der Gmail-Kernfunktionalität wird, ist nicht ausgeschlossen, dass Konkurrenten wie Hotmail oder Yahoo Mail nachziehen und die Priorisierung von E-Mails somit zu einer Standardleistung von E-Mail-Services wird.

Während meiner Überlegungen stellte ich mir gedanklich die Frage, was der Einsatz von Mechanismen zur Relevanzbewertung von Mails über das bereits etablierte Herausfiltern von Spam hinaus mittelfristig für die Effektivität von E-Mails bedeutet.

Angenommen, Priority Inbox funktioniert wie angepriesen, dann dürfte der kurzfristige Effekt für die Postfach-Besitzer eine Zeitersparnis und weniger Frustration beim Bearbeiten ihrer Nachrichten sein.

Doch was passiert mit all den legitimen E-Mails, die nicht mit einer hohen Priorität versehen werden und somit sofort in einem Bereich des Posteingangs landen, der selbst Minuten nach dem Eintreffen schon das Scrollen notwenig macht? Zumindest in der Theorie klingt das, als wenn sich die Chancen für Absender, eine Antwort zu erhalten, deutlich verschlechtern - irgendwo müssen die sechs Prozent Zeitersparnis der Priority-Inbox-Tester ja herkommen.

Mittelfristig könnte - ein verbreiteter Einsatz der automatischen Priorisierung vorausgesetzt - E-Mail somit als Tool für die Kommunikation zwischen etablierten Kontakten wie Kollegen, Freunden, Familie etc. an Effektivität und Effizienz zulegen, als Maßnahme für eine erste oder sehr unregelmäßige Kontaktaufnahme jedoch an Leistungsfähigkeit einbüßen. Ich bin mir nicht sicher, ob wir uns damit einen Gefallen tun.

Natürlich fällt es mir leicht, die langfristigen Nachteile von Relevanzbewertungen bei Mails zu analysieren und die Vorteile in den Hintergrund zu rücken, immerhin hatte ich noch nie ein Problem mit E-Mail-Overload. Vor knapp drei Jahren konstatierte ich : "Mein Postfach ist immer leer und beinhaltet selten mehr als fünf ungelesene Mails. [...] Mailschulden gibt es damit bei mir nicht."

Und nicht ganz ohne Stolz stelle ich fest, dass dem noch immer so ist. Eintreffende Mails werden entweder sofort beantwortet, gelöscht, archiviert oder in einen To-Do-Ordner gelegt, den ich einmal täglich bearbeite. Dadurch vermeide ich den Frust, der bei dem Blick auf einen Posteingang mit hunderten ungelesener und nicht bearbeiteter E-Mails entsteht, und der gleichzeitig jede Motivation zerstört, überhaupt noch auf eingehende Mails zu antworten, sofern sie nicht äußerst wichtig sind.

Om Malik von GigaOm erhält täglich 1500 E-Mails und freut sich deshalb sehr über das neue Gmail-Feature. Doch was würde dessen Einsatz für User bedeuten, die ihm mailen? Bisher (ohne Priority Inbox) konnte selbst ein für ihn unbekannter Absender mit dem richtigen Timing zum richtigen Zeitpunkt an oberster Stelle in seinem Posteingang landen und seine Aufmerksamkeit erhalten - ich hatte ihm vor langer Zeit mal einen Newstipp geschickt und ein "danke" per Mail bekommen. Mit der Gmail-Priorisierung wäre meine Nachricht wahrscheinlich weit unten gelandet und zwischen allen anderen "unwichtigen" Mails untergegangen.

Egal wie kreativ sich neue Dienste dabei anstellen, Nutzern die mit E-Mails verbundene Last abzunehmen - am Ende besteht eine konzeptionelle Begrenzung darin, wie viele elektronische Nachrichten ein durchschnittlicher User pro Tag bearbeiten kann. Je mehr Mails eintreffen, desto größer ist die mathematische Wahrscheinlichkeit, dass einige Nachrichten untergehen und nicht gelesen werden.

Ein Priorisierungsmechanismus kann zwar dabei helfen, das Post von "wichtigen" Personen zur Kenntnis genommen wird. Dies geschieht aber gleichzeitig auf Kosten der Mails von unbekannten Kontakten, die weniger Beachtung finden. Dabei sind es doch genau diese Nachrichten, die zu Inspiration, interessantem Input oder gar neuen Geschäftskontakten führen können.

Für Personen, die wie Om Malik 1500 E-Mails erhalten, ist Priority Inbox wohl der beste Weg, um einen größtmöglichen Teil der relevanten Nachrichten serviert zu bekommen. Für alle Nutzer, die deutlich unter diesem überdurchschnittlichen Wert liegen, könnte etwas mehr Disziplin und Ordnung im Posteingang kombiniert mit einigen Regeln viele der Probleme lösen - und das, ohne dass dafür eine Einteilung der Mails in zwei Klassen notwendig ist. Tipps dazu gibt es bei unserem Schwesterblog imgriff.com.

Freut ihr euch auf Priority Inbox? Seht ihr großen Verbesserungsbedarf in eurem E-Mail-Management?

(Illustration: stock.xchng)

Kommentare

  • Klaus

    02.09.10 (13:59:27)

    Ich habe dieses Feature seit vorgestern und kann deine "Kritik" nicht wirklich verstehen. Oder glaubst du wirklich, dass man alle Emails mit gleicher Priorität bearbeiten kann/sollte, obwohl doch 95% einfach nur FYI sind? Ein ähnliches Feature bietet Google übrigens schon seit Jahren, und zwar die Markierung via Stern. Durch das neue Feature muss ich halt nicht mehr manuell markieren, sondern kriege die wichtigen Dinge gleich angezeigt. Alleine das macht schon x% Ersparnis aus. Und es funktioniert automatisch mit absoluter Präzision! Nebenbei ist der Screen nun dreigeteilt: - Wichtig und ungelesen - Markiert (also von mir mit Stern versehen) - Alles andere Lese ich damit meine anderen Emails nicht mehr? Nein, natürlich nicht. Aber ich kann die vielen Newsletter und InfoSchreiben auf später verschieben, z.B. in der Pause mit Butterbrot in der Hand, da sie ja keine absolute Konzentration mehr erfordern, sondern eher nice-to-read sind. Alles andere ist bis dahin schon abgearbeitet. Niemand wird gezwungen, dieses Feature zu benutzen. Wenn man Angst davor hast und einem die unwichtigen Emails auch weiterhin sehr wichtig sind, dann sollte man es halt einfach nicht aktivieren. Und den SPAM-Filter sollte man dann konsequent auch noch gleich mit deaktivieren...

  • Khamelion

    02.09.10 (14:25:05)

    Ich denke die Kritik, dass man unbekannten Kontakten weniger Beachtung schenkt ist nur für den Moment gültig. Es ist ja nicht so, als würde man die anderen Nachrichten dadurch komplett ignorieren. Und falls es mal eine wichtige Nachricht hinzukommt, wird sie als wichtig markiert und schon ist der unbekannte Kontakt auch wichtig ^^

  • Dirk

    02.09.10 (18:10:57)

    Hm, ist schon komisch, wenn Du über einen Dienst schreibst, dessen Leistung Du nur weder zu diesem Zeitpunkt nutzen kannst, noch zukünftig nutzen wirst. Im Großen und Ganzen liegst Du mit Deiner Kritik ja nicht falsch. Aber auch nicht richtig, da das jedem User überlassen ist, was er aus den vorsortierten E-Mails macht oder ob er das überhaupt nutzt. Ich habe seit gestern diese Funktion in Google Mail und bin bisher sehr zufrieden damit. Vorher nutzte ich die Möglichkeit der Markierung oder versah einzelne Mails mit verschiedenen Labels, behielt sie aber trotzdem gelesen im Posteingang, um sie nicht umständlich erst in einem Ordner/Label nachträglich doch wieder zu durchwühlen. Inzwischen habe ich einen viergeteilten Posteingang (wichtig und ungelesen, wichtig und gelesen, markiert, alles andere) und finde das sehr nützlich.

  • Florian

    02.09.10 (20:20:16)

    Leider habe ich das Feature auch noch nicht aktiviert - es geht mir nicht anders als Dir, Martin. Wie meine Vorredner glaube ich auch das mit dem Feature nicht mehr E-Mails verloren gehen, als ohne die Priority Inbox. Im Endeffekt kommt es ja auf die eigene Organisation an und die Priority Inbox ist ja nur eine Möglichkeit (von vielen) die der Anwender nutzen kann, sich (besser) zu organisieren. Es kann also im Grunde nur von Vorteil sein und ich bin schon sehr gespannt drauf!

  • zon

    02.09.10 (20:46:34)

    seltsamer artikel

  • Martin Weigert

    03.09.10 (02:13:05)

    @ Dirk Es geht mir ja nicht nur um die Gmail-Funktion, sondern auch generell um die Idee, E-Mails auf Basis von Algorithmen nach Relevanz beurteilen und entsprechend sortieren zu lassen. Wenn Nachrichten oder Medieninhalte durch Maschinen empfohlen und priorisiert werden, ist das eine Sache. Bei Mails, hinter denen oft ein Absender steht, der eine Antwort erwartet, bin ich mir einfach nicht sicher, ob das der richtige Weg ist. Ist es wirklich so abwegig, zu glauben, die niedrig priorisierten Mails werden weniger Aufmerksamkeit erhalten als bisher? Und kann man wirklich ausschließen, dass dort ausschließlich Mails mit niedriger Priorität landen?

  • Meeresbiologe

    03.09.10 (10:45:33)

    Das ist der Beweis - Maschinen können leider nicht denken bzw. werden uns das Denken und Überwachen niemals restlos abnehmen können. Ich fürchte, wenn man weiter will, dass einem keine wichtigen Mails entgehen, wird man weiter alle mehr oder weniger gründlich durchschauen müssen. Obwohl: In den Spamordner gucke ich auch kaum noch rein.

  • Alex

    04.09.10 (21:18:53)

    Ich sehe das Problem wie @Klaus nicht. Es ist nicht umständlicher, eine Drei-Teilung zu haben. Auf die Priority Inbox schaue ich eben zuerst. Wenn ich sehe, dass sich die Anzahl der eingegangenen Mails zw. normaler und Prio Inbox stark unterscheidet, schaue ich eben in der normalen Inbox auch nach. Momentan gucke ich aber auch bei einem einfachen (also einer Mail mehr) in der Normalo-Inbox nach - zu Testzwecken, um zu sehen ob wie das neue Feature arbeitet. Bizarr finde ich Martins Aussage: aber das stört mich nicht, denn ich verwende ohnehin einen anderen E-Mail-Dienst und werde somit auch nicht in den Genuss der Priority Inbox kommen.. Ich gehe ja der Philosophie nach: Wenn ich etwas nicht mache oder mich damit nicht auskenne, sprich es nicht nutze, dann bin ich auch still. Klar ging es dir (Martin) um das generelle Konzept, dass Mails systematisch (also von einem System) vor-priorisiert werden. Dennoch machst du dich mit o.G. unglaubwürdig, was bei mir nicht allzu positiv ankommt. Ich muss aber auch zustimmen, dass man sich dem Inbox-Overload-Frust schön entziehen kann, wenn man sofort einordnet, so wie du beschrieben hast -> entweder sofort beantwortet, gelöscht, archiviert oder in einen To-Do-Ordner gelegt, den ich einmal täglich bearbeite. Besagten To-Do-Ordner nutze ich auch erfolgreich! Die Thematisierung bzw. Relevanz des Thema finde ich aber dennoch gut bzw. vorhanden. VG, - Alex

  • Oliver Buerge

    05.09.10 (14:27:41)

    Besser als die Priority Inbox finde ich die eigene "Priorisierung" via Inbox-Filter bei Googlemail. Mit der Möglichkeit, eingehende Nachrichten direkt via Filter entsprechenden "Labels" zuzuordnen, kann man sich einfach eine eigene "Priorisierung" erstellen. Diese Lösung, die schon mal von @avongunten promotet wurde, find ich ideal, weil man eigene Prioritäten der eMails sehr einfach erstellen kann. Je länger man diese Methode anwendet, desto besser werden die Resultate.

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