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20.12.06Kommentieren

Multifunktionsgeräte

Multifunktionsgeräte – die Alleskönner der Zukunft

Von Pia Heine

Trotz hoher Anschaffungskosten sind bei Multifunktionsgeräten

Kostenersparnisse vorprogrammiert. Durch die undurchdachte Verteilung

von Druck- und Kopieraufträgen verschwenden viele Unternehmen wertvolle

Ressourcen. So ist der alte Tintenstrahldrucker im Sekretariat den

ganzen Tag in Betrieb, während der neue und teure Laserdrucker beim

Abteilungsleiter im Büro steht und wenig genutzt wird. Ebenso verhält

es sich mit den Scangeräten. Je älter ein Gerät, desto langsamer und

schlechter die Scanqualität – daraus resultiert ein Zeitverlust, der

sich nach der Ablage eines Dokuments durch die schlechte Lesbarkeit

endlos fortzieht.

Integrierte Arbeitsweisen

Aktuelle

Modelle erlauben eine Synthese zwischen der Softwarelandschaft eines

Unternehmens und dem eingesetzten Multifunktionsgerät. So bieten

namhafte Hersteller wie Konica Minolta bereits auf das

Multifunktionsgerät abgestimme Software im Rahmen eines

Dokumentenmanagement an. Einen innovativen Ansatz zeigt die Firma

Sharp. So ermöglichen die neuen Geräte des Herstellers mittels einer

offenen Systemarchitektur die Integration des Multifunktionsgerätes

direkt in Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement oder

Fax-Kommunikation eines Unternehmens (siehe www.sharp.de/osa).

Hierdurch kann beispielsweise der Ablageort eines Dokuments während des

Scanvorgangs am Bedienpanel des Multifunktionsgerätes gewählt und auf

diese Weise ein Arbeitsschritt innerhalb der digitalen Archivierung

eingespart werden. Mit der gleichen Technologie lassen sich Workflows

und Wiedervorlagen unmittelbar während des Scanvorgangs starten. Das

Gerät wird außerdem zu einer Kommunikationszentrale, die Dokumente per

Fax und E-Mail versenden kann.

Zukunftsaussichten

Die

Welt der Druck- und Kopiergräte verändert sich rasant schnell. Jedes

Jahr werden neue Innovationen vorgestellt und die wenigsten Unternehmen

können sich diesen Trends widersetzen. Mit der wachsenden

Technik-Performance steigen auch die Ansprüche der Kunden und

Mitarbeiter. Steht also die nächste Neuanschaffung ins Haus, sollte ein

Unternehmen ernsthaft über ein Multifunktionsgerät nachdenken. Sicher

erscheinen die Anschaffungskosten hoch, doch die Einsparpotentiale in

Form von Zeit, Platz und Papier sind immens. Vor allem die

Konzentration von Tätigkeiten, die sonst zwei bis drei Arbeitsplätze

erfordern, auf ein Gerät sowie die Reduktion mehrerer Arbeitsschritte

auf einen einzigen versprechen enorme Zeiteinsparungen (z.B. Scannen

eines Dokuments, Umwandlung der Datei in ein revisionssicheres Format

und Ablage im digitalen Archiv).

Autor: Pia Heine

Leiterin Marketing
Website des Autors
Pia Heine

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