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29.02.12Leser-Kommentare

Informations- und Kommunikationsmanagement: Meine persönlichen Richtlinien, um nicht in Arbeit zu versinken

Wer mit Freude die Geschehnisse in der digitalen Welt verfolgt und über diese berichtet, muss sich gewisse Grenzen setzen, um nicht in Arbeit zu ersticken. Hier sind einige meiner persönlichen Richtlinien.

 

Meine Tätigkeit als Redakteur für netzwertig.com bietet mir unheimliche Freiräume. Der größte ist die Tatsache, dass ich nicht an einen festen Standort gebunden bin, sondern mein Notebook an jedem beliebigen Ort der Welt aufklappen kann - solange Strom und Internet vorhanden ist und ich mich per Skype zu unserer wöchentlichen Blogwerk-Sitzung einklinke.

Doch um derartige Annehmlichkeiten auch tatsächlich nutzen zu können, ist ein disziplinierte und zielgerichtete Arbeitsweise erforderlich. Denn jeden Tag Informationen aus 275 RSS-Feeds, von rund 800 bei Twitter gefolgten Personen, aus Mails sowie aus diversen anderen Social-Web-Streams im Blick zu behalten - und das mit der Ambition, einen möglichst gr0ßen Teil der potenziell wichtigen Geschichte und Nachrichten nicht zu verpassen - kann einiges an Zeit und Energie und im schlimmsten Fall die gesamte Freizeit kosten.

Über die Jahre habe ich mit verschiedenen Arbeitsroutinen experimentiert. Einige davon erwiesen sich als unbrauchbar, andere als ideal, um mit (relativ gesehen) minimalem Aufwand ein maximales Ergebnis zu erzielen. In meinem Fall bedeutet "maximales Ergebnis", über entscheidende und in Zukunft die Debatte prägende Themen frühzeitig und mit möglichst geringer Vorabarbeit informiert zu sein, lesenswerte Artikel zu verfassen und die allgemeine "Stimmungslage" in der Webwirtschaft auf dem Schirm zu haben, ohne dafür 24 Stunden täglich dem Job zu opfern - letzteres geschieht leicht, immerhin steht das Silicon Valley gerade auf, wenn die hiesige Onlinewelt in den Feierabend geht.

Im Folgenden fasse ich einige meiner persönlichen Richtlinien zusammen, die mir dabei helfen, meine Arbeit effektiv und effizient durchzuführen. Vielleicht eignet sich der ein oder andere Punkt ja zur Inspiration.

Kurze E-Mails

Allen Unkenrufe zum Trotz ist die E-Mail für mich das primäre Werkzeug zur Kommunikation mit Gründern, Kollegen, Autoren und Pressevertretern. Was ich mir jedoch vollkommen spare, sind ausführlich und umfangreich formulierte Mails inklusive Höflichkeitsfloskeln. Stattdessen versuche ich, jeweils so kurz wie möglich zu antworten - dafür muss der Empfänger jedoch in vielen Fällen nicht Tage lang auf meine Reaktion warten. Details zu meiner Vorgehensweise beschrieb ich einst im Artikel "E-Mails wie Chats behandeln", und Sascha Lobo gab gerade gestern weitere Tipps zum "Hermetische Schreiben".

Zero-Inbox-Policy

Die Strategie kurzer, aber dafür frequenter Mailkonversationen funktioniert für mich nur mit einer Zero-Inbox-Policy, also dem Bestreben, stets auf ein leeres E-Mail-Postfach zu blicken. Allerdings komme ich ganz ohne Schummeln nicht aus: Mails, auf die ich nicht sofort antworten kann oder möchte (z.B. Informationen zu neuen Startups), lege ich in einen Ordner "ToDo" ab. Mein Ziel ist es jedoch, dass keine Nachricht darin länger als einige Tage verstauben muss. Viele Mails, die im Laufe eines Tages eintrudeln, schaue ich mir sofort an, beantworte sie gegebenenfalls kurz und archiviere oder lösche sie direkt, sofern sie nicht Zwischenstop im ToDo-Ordner machen.

Telefonate vermeiden

Telefonate führe ich nur in ganz seltenen Fällen, zum Beispiel für Interviews oder hochsensible Off-The-Record-Gespräche, bei denen ein Informant eine schriftliche (im Nachhinein dokumentierbare) Kommunikation vermeiden möchte. Abgesehen von diesen Szenarien verzichte ich größtenteils auf berufliche Telefonate, weil diese nach meiner Erfahrung aufgrund der Konvention zum Small Talk stets länger dauern als die vergleichbare E-Mail- oder alternativ Chat- Konversation.

Forderungen stellen

Häufig kommuniziere ich mit Menschen, deren Produktivitätsroutinen und Verhaltensweisen ganz anders aussehen als meine eigenen, und die daher auf entsprechend andere Art in die Interaktion mit mir treten. Abhängig vom Typ der Anfrage/Kommunikation habe ich mir angewöhnt, meine eigenen Anforderungen an den Dialog durchzusetzen. Erhalte ich eine lange Mail, die mit Floskeln über das Wetter beginnt, antworte ich trotzdem mit einem Zweizeiler. Mailen mir Gründer kurze Infos zu einem neuen Startup und fragen mich, wann sie mir ihren Webdienst per Screencast vorstellen können, erwidere ich, dass ich den Service gerne alleine ausprobieren würde. Benötige ich Informationen am Wochenende, maile ich Samstag und merke zumindest nett an, dass mir eine Antwort bis Sonntagnachmittag sehr helfen würde.

Inwieweit ich mich flexibel zeigen und Abstriche machen muss, hängt natürlich auch davon ab, ob jemand etwas von mir will (zum Beispiel Vorstellung eines Startups oder Veröffentlichung einer Neuigkeit), oder ob ich die Dienste oder Hilfe anderer benötige (z.B. Interview, Hintergrundinformationen etc.).

Informationskonsum auf Effizienz trimmen

Mindestens die Hälfte meiner Arbeit, wenn nicht ein noch größer Teil, entfällt auf das Monitoring der Geschehnisse in der Startup- und Internetwelt sowie auf das Weiterverbreiten von Informationen auch abseits von netzwertig.com (Letzteres einfach, weil es mir Spaß macht). Entsprechend viel Zeit und Energie kann ich mit einer auf Effizienz getrimmten Informationsverarbeitung einsparen. Alles steht und fällt mit den richtigen Tools und der Verknüpfung dieser untereinander. Google Reader, Google Docs, Reeder, Instapaper, ifttt, ein beliebiger Twitter-Client (für mich bevorzugt TweetDeck), Diigo und neuerdings auch Quote.fm sind die Werkzeuge, die mir dabei helfen, den Überblick zu behalten und Onlineinhalte zu verarbeiten, zu archivieren und weiterzuverbreiten. Grundsätzlich gilt: Es gibt immer Optimierungsbedarf, weshalb ich stets die Augen nach weiteren oder besseren Diensten für das Informationsmanagement offen halte.

Zeit-Nutzen-Abwägung

Viele Aspekte meines Jobs machen mir unheimlich Spaß, weshalb ich mir ab und an auch erlaube, den Modus der Effizienzoptimierung und Produktivitätsmaximierung temporär zu deaktivieren. Doch bei Tätigkeiten, die mir wenig Stimulation verschaffen, schaue ich stets darauf, ob der erforderliche Aufwand im Verhältnis zum zu erwartenden Nutzen steht. Diese Grundhaltung begleitet mich sowohl in der redaktionellen Arbeit als auch in der Kommunikation mit anderen sowie in der Informationsbeschaffung. Wenn mir Pressesprecher ungefragt Interviews mit dem CEO eines Unternehmens anbieten, lehne ich dies ab, wenn ich vermute, dass sich der zusätzliche Zeitaufwand nicht lohnt. Wenn ich schon zehn Artikel zu einem Thema verschlungen habe, spare ich mir den elften womöglich, selbst wenn dieser gerade ganz oben bei Rivva steht. Und fehlt mir gerade die Zeit für einen Skype-Chat, bitte ich den Gesprächspartner, mir die Informationen per Mail zukommen zu lassen.

Wartezeiten nutzen

Jeder Tag ist von Wartezeiten geprägt. Ich versuche, diese sinnvoll zu einzusetzen, indem ich zum Beispiel in der U-Bahn, im Wartezimmer beim Zahnarzt oder in der Schlange beim Mittagessen "Kleinigkeiten" wie E-Mails abarbeite. Dank der von mir angestrebten Kürze der Mails (siehe oben) schafft man in diesen Augenblicken sogar ziemlich viel. Ab und an habe ich auch schon einen Artikel von mir auf dem iPhone angelegt, während ich im Bus oder im Zug saß. Einige Male sogar auch am Strand.

Beobachtungen und Ideen festhalten

Es gibt Tage, da fällt es schwer, Ideen für Artikel zu finden, und auch die Nachrichtenlage gibt nichts her. In diesen Fällen hilft mir meist ein Blick auf meine kontinuierlich geführte Liste mit Themenvorschlägen bei Google Docs. Diese befülle ich von meinem Notebook, Smartphone oder Tablet aus mit Links, Stichworten und Kurzkommentaren zu allen möglichen Aspekten und Beobachtungen rund um die digitale Sphäre. Viele meiner Beiträge entstanden aus Einträgen auf dieser Liste, wo sie häufig einige Zeit reiften, bis sie schließlich in Artikelform gegossen wurden.

(Foto: stock.xchng/ante3)

Kommentare

  • Martin

    29.02.12 (09:34:07)

    Heute war wohl so ein Tag, an dem keine Idee vorhanden war. ;-) Aber sehr schöner Artikel und perfekte Ergänzung zu Sascha Lobos Artikel auf Spiegel.de. Sehr erfreulich, das es jemanden gibt, der es mit den eMails ähnlich handhabt wie ich. Schnell und kurz antworten - statt spät und noch kürzer.

  • Jürgen Vielmeier

    29.02.12 (09:36:51)

    Gerade für solche Tage, an denen wenig los ist, führe ich eine Artikelliste neuerdings auf Wunderlist. Könnte auch ein belibiger anderer ToDo-Client sein. Aber Wunderlist hat den Vorteil auf nahezu allen Plattformen zur Verfügung zu stehen. Und am Rechner tippt es sich einfach schneller als auf dem Smartphone.

  • Manuel Wortmann

    29.02.12 (10:24:46)

    Schöner Beitrag und bringt es gut auf den Punkt. Wer sich hier noch gerne weitere Tipps abholen möchte, dem empfehle ich das Buch "Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben" (http://www.amazon.de/Die-4-Stunden-Woche-Mehr-Zeit-Leben/dp/3548372635/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1330507321&sr=8-1).

  • Martin Weigert

    29.02.12 (11:07:09)

    @ Martin Haha @ Jürgen Vielmeier Das ist ja dann ungefähr so, wie ich mit Gdocs verfahre. @ Manuel Hab ich gelesen. Aber solange sich nicht Artikel von alleine lesen und schreiben, werd ich dieses Ziel nicht erreichen. Aber so zur Anregung und Inspiration auf jeden Fall sehr gute Lektüre.

  • Enno Schummers

    29.02.12 (11:07:22)

    Congrats! Nur den Punkt "Telefonate vermeiden" halte ich für bedingt richtig. Oftmals ist ein Telefonat schneller und umfassender als eine lange E-Mail Korrespondenz. "Öfter mal zum Hörer greifen" löst viele Probleme zeitnah!

  • Martin Weigert

    29.02.12 (11:10:33)

    Das geht halt nur, wenn dein Gesprächspartner direkt erreichbar und mit folgendem Gesprächsverlauf einverstanden ist: "Hallo, XY hier" "Hallo" "Sachverhalt" "Antwort" "Danke, tschüss".

  • Katia

    29.02.12 (17:08:55)

    Hast Du Tipps, wie man es schafft, nicht angerufen zu werden? Ich weiß nämlich wirklich nicht, wie ich Leute (insbesondere aus der PR) dazu zu kriege, mir einfach zu mailen - damit ich in Ruhe einschätzen kann, ob mich dieses oder jenes Thema interessiert -, anstatt mich am Telefon zu "überfallen".

  • Martin Weigert

    29.02.12 (17:10:43)

    Indem man ihnen das Auffinden der Nummer so schwer wie möglich macht ;)

  • Katia

    29.02.12 (17:13:44)

    Klingt gut.

  • Peter

    01.03.12 (11:27:34)

    Ich versuche mich immer zu fragen: "ist das, was ich tue, wirksam?". Wenn ich diese Frage nicht eindeutig mit Ja beantworten kann oder zu lange über den tatsächlichen Nutzen nachdenken muss, dann lasse ich es.

  • Andreas Von Gunten

    01.03.12 (12:24:11)

    lass einfach alle Anrufe in die Voicemail laufen und hör Dir zuerst an, was die anrufer wollen, antworte dann ggf. per E-Mail und schreib, dass Du derzeit telefonisch nicht gut erreichbar bist :-)

  • Max

    01.03.12 (21:04:28)

    Ich habe zwei Telefonnummern, eine für vernünftige Leute und eine für den Rest ;) Die zweite Nummer ist nur für ein paar Stunden aufs Telefon geschaltet und den Rest der Zeit auf AB.. und die Maximaldauer zum Aufsprechen ist 30 Sekunden ... Das klappt bisher ganz gut. Meiner Erfahrung nach ist es manchmal auch nötig bei einigen Leuten offen und ehrlich zu sagen was man erwartet und was aktuell falsch läuft. Die meisten kommen, vielleicht nicht sofort, aber nach kurzer Zeit damit klar und das Arbeitsverhältnis wird besser als je zuvor. Manche sind sogar Dankbar weil sie selten echtes Feedback bekommen. Gut einige kommen damit nicht klar, aber mit solchen Leuten will ich meist keinen Umgang pflegen.

  • Leander Wattig

    04.03.12 (20:15:22)

    "Was ich mir jedoch vollkommen spare, sind ausführlich und umfangreich formulierte Mails inklusive Höflichkeitsfloskeln." Das funktioniert aber meist nur dann, wenn man in der Position der Stärke ist.

  • Martin Weigert

    04.03.12 (20:41:34)

    Das stimmt.

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