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20.11.14Leser-Kommentare

Ein Plädoyer an Inbox-Verschönerer: Gebt jetzt nicht auf, ihr seid auf dem richtigen Weg!

Nach dem vereitelten Masterplan zur Abschaffung der E-Mail gab es zuletzt gleich mehrere Versuche, das alte aber notwendige Medium zu verschönern. Trotz kaum restlos überzeugender Ansätze zeigt es sich hier, dass die Entwickler im Prinzip auf dem richtigen Weg sind.

Neuer E-Mail-Ansatz IBM Verse auf einem iPad. Bild: IBM. Neuer E-Mail-Ansatz IBM Verse auf einem iPad. Bild: IBM.

Thierry Breton, Chef des französischen IT-Systemhauses Atos Origin, sorgte Anfang 2011 für Aufsehen mit dem Wunsch, die E-Mail aus seinem Unternehmen zu verbannen. Möglichst binnen drei Jahren. Ein Jahr später die Bestätigung der Bekräftigung: "Ja, wir schaffen das!". Mittlerweile sind fast vier Jahre seit Bretons Schlachtruf vergangen und die E-Mail erfreut sich weiterhin hoher (Un)Beliebtheit. Vom deutschen Atos-Sprecher Stefan Pieper las man im September diesen Jahres noch einmal die Parole: "Schafft die E-Mail ab!". Geschafft habe man das auch unternehmensintern bisher nicht, gibt Pieper in seinem Plädoyer zu, aber man habe die Kommunikation an sich reduziert oder von der E-Mail auf andere Kanäle verlegt.

Während Atos also weiterhin daran festhält, die Kommunikation auf Teufelkommraus von der E-Mail anderswohin zu verlagern, scheint anderenorts ein Umdenken eingesetzt zu haben: An Stelle der Abschaffung der E-Mail steht nun das weitaus moderatere Ziel, die Kommunikation mit der E-Mail zu verbessern. Jüngste Ansätze sind die attraktive E-Mail-App Mailbox, Googles GMail-Ableger Inbox, Microsofts Postfachstaubsauger Clutter und IBMs Mischung aus Mailpostfach und Social Network, Verse. Sie alle haben eins gemeinsam: Sie schlagen die richtige Richtung ein, doch die endgültige Lösung sind sie nicht. www.youtube.com/watch

Erzwungene Exklusivität

Beispiel IBM Verse: Das E-Mail-Tool für interne Kommunikation in Unternehmen bindet eine Art Kommunikationsbaum mit ein, wie man ihn von Xing kennt: Welcher Kontakt steht mit welchem anderen in Verbindung, welcher Absender ist wichtig und deswegen zu priorisieren? Dateien lassen sich innerhalb von Verse austauschen, ohne dass man sie als Anhang ständig hin- und herschicken müsste. Zusätzlich zeigt Verse an, welche Termine anstehen und welche Aufgaben dazu noch erledigt werden müssen.

Alles in allem sehr interessante Ansätze. Problematisch aber bleibt die Kommunikation nach außen. Wer neben Verse etwa Outlook benutzt, um mit Kunden oder Lieferanten zu kommunizieren, wird dort eine ähnlich komplexe Sammlung aus Services vorfinden und läuft Gefahr, sich zwischen diesen Welten zu verlieren. Zusätzlich verlangen die Services zusätzlich zur Mail bei Verse vom Nutzer teils Eigeninitiative und laufen nicht automatisch ab. Ein Hemmschuh.

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Ein häufiges Problem bei modernen Kommunikationslösungen außerdem, wenn nicht gar das Hauptproblem: Die Anbieter verlangen in der Regel, dass sich der Nutzer für ihre Plattform entscheidet, und möglichst nur für ihre Plattform. Das allerdings kann nicht funktionieren, weil Drittdienste wie Kalender, Social Networks oder Aufgabenplaner meist eine ähnliche Exklusivität verlangen. Benutzt etwa ein Kunde sein ganz eigenes System und verlangt von Anbieter, dieses Tool mitzubenutzen, sitzt ein Nutzer wieder zwischen den Stühlen.

Google Inbox: Keine Befreiung

Anderes Beispiel: Google Inbox. Wenige Tage nach dem ersten Test vor zwei Wochen habe ich das Tool wieder aus meiner App-Sammlung entfernt. Die neuartige Sortierung hat mir nicht mehr Übersicht gebracht. In der Darstellung fehlt mir die Uhrzeit des Maileingangs als Ankerpunkt. Weniger relevante Mails wie Werbung oder Benachrichtigungen werden zwar in einem Thread gebündelt. Dass diese aber nach zeitlichem Eintreffen und nicht nach ihrer Bedeutung an eine Stelle ans Ende einer Tageskarte verschoben werden, erschwert mir die Übersicht. Da Mailanhänge deutlich hervorgehoben werden, wirkt eine Mail schon allein dann wichtig, wenn sie einen Anhang hat. Tatsächlich wichtige Mails ohne Anhang werden daneben leicht übersehen.

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In meinem Google-Inbox-Test lobte ich die Möglichkeit, Mails abzuhaken, worauf sie sowohl aus dem Posteingang als auch aus dem Gedächtnis verschwanden. Ich halte das auch nach wie vor für eine gute Idee, die auch in Dropbox' Dienst Mailbox so zum Einsatz kommt.

In der Praxis allerdings bietet diese Möglichkeit Tücken. Zum einen lassen sich manche Mails nicht einfach so abhaken, weil man zum Beispiel ihre Anhänge später noch braucht, oder weil eine Mail Informationen erhält, auf die man über einen längeren Zeitraum noch mehrere Male zugreifen muss. Zum anderen markierte ich leichtsinnigerweise tonnenweise Mails früherer Monate als erledigt, nicht ahnend, dass sie dann auch in meinem GMail-Postfach ins Nirwana befördert würden. Für gewöhnlich benutze ich GMail so, dass ich hin und wieder die Suche benutze, um frühere Korrespondenzen nach Inhalten wie Preise, Kontakte oder frühere Absprachen zu durchsuchen. Das war mit den durch Inbox erledigten Mails nicht mehr möglich.

Erinnerungen in Google Inbox Erinnerungen in Google Inbox

Postfachverbesserungen, auf die wir nicht mehr verzichten mögen

Hat also alles nichts gebracht? Sollten wir einfach akzeptieren, dass die E-Mail bleiben wird, und zum stumpfen Mailprogramm zurückkehren, das den Posteingang chronologisch ordnet?

Ich denke nicht. Zwar hat es in meinen Augen keinen Sinn, die E-Mail abschaffen zu wollen oder sie so radikal zu verändern, dass sie nicht mehr wie eine E-Mail aussieht. Aber einige der Versuche, den Umgang mit dem Posteingang zu verbessern, sind durchaus sinnvoll und werden hoffentlich bleiben. Als Beispiele:

  • Die Thread-Darstellung wie in GMail hat sich bewährt. Mails werden nach dem Betreff sortiert. Bei Ergänzungen zum gleichen Thema wird die Korrespondenz als Neueste angezeigt und das bisher Besprochene darunter baumartig mitgeliefert.
  • Das automatische Sortieren von Mails in – nicht zu viele – Unterordner wie Werbung oder Social-Media-Benachrichtigungen. GMail macht dies bereits seit mehreren Monaten so mit der dreigruppigen Sortierung. Ich habe mich schnell daran gewöhnt. Dazu passend: Das automatische Aussortieren nicht gewünschter Mails wie in IBM Verse und Microsoft Clutter.
  • Die gesonderte Darstellung von Mail-Anhängen wie in Google Inbox. Die Anhänge können nun mit einem Blick erkannt und auch direkt angeklickt werden. Die Funktion ist toll, nur die Umsetzung bei Inbox, wie oben beschrieben, noch nicht ideal, weil Mails mit Anhängen per se stärker gewichtet werden.
  • Die Zuhilfenahme der Cloud oder der Firmeninfrastruktur: Besonders wenn man große Dateien austauschen will, was eine E-Mail nicht erlaubt, ist es hilfreich, sie in der Cloud oder auf einem Unternehmensserver zwischenzuparken. Der Anhang wird dabei eingebettet, verschickt wird nur die Mail. Auch das löst GMail bereits seit einiger Zeit mit Zuhilfenahme des Clouddienstes Google Drive. IBM Verse will zum gleichen Zweck einen Server benutzen.
  • Die Einbindung von Kalendern und die Darstellung von Terminen. Sinnvoll ist das zumindest dann, wenn ein Termin mit einer E-Mail zu tun hat. IBM Verse und auch Outlook ermöglichen diese Funktion.
  • Die Darstellung von Kontakten und ihrer Verbindung zu anderen Kontakten. IBM Verse und auch Google Inbox stellen die wichtigsten Kontakte dar, IBM Verse auch ihre Verbindung untereinander. So lässt sich leichter ermitteln, mit wem man am häufigsten kommuniziert. Mails mit diesen Personen lassen sich wie in einem eigenen Ordner leichter aufrufen.
  • Snooze: Die selbst erstellte Erinnerung an wichtige Mails mit einem Klick. Möglich sowohl in Outlook wie auch in Mailbox und Google Inbox.

Snooze-Funktion in Dropbox Mailbox Snooze-Funktion in Dropbox Mailbox

Was noch besser ginge:

  • Mail-Anhänge in eine separate Liste ordnen, die in einer Vorschau-Ansicht durchstöbert werden kann, oder sie automatisch in einen Ordner auf dem Desktop herunterladen lassen.
  • Termine und Kontakte aus Mails automatisch extrahieren, sie in einem Kalender anzeigen und an wichtige Termine erinnern.
  • Eine bessere Schnittstelle zu To-Do-Listen. Hier wäre ein wirklich intelligenter Algorithmus notwendig, der aus Mails Aufgaben herausliest.
  • Allgemein: Apps, die auf den E-Mail-Posteingang aufsetzen, ohne ihn zu ersetzen.

Denn, ja, die Mail ist nicht immer schön und nicht immer die beste Kommunikationsform. Bei Netzwertig nutzen wir etwa mittlerweile sehr gerne Slack zum Austausch über Themenideen und für Smalltalk. Aber die Mail an sich wird bleiben. Und benutzt man sie richtig und nicht im Übermaß, ist das in meinen Augen auch gar nicht schlimm.

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Was spricht eigentlich gegen eine gute E-Mail?

Stefan Pieper von Atos schreibt in seiner Mail-Gegenrede im September von zwei Dingen. Dass Informationen das "Öl des 21. Jahrhunderts" seien und dass Manager 5 bis 20 Stunden ihrer Wochenarbeitszeit mit dem Lesen und Schreiben von Mails verbrächten.

Ich sehe darin keinen Widerspruch und auch keinen Zeitfresser: Kommunikation ist heute ein wichtiger Bestandteil beinahe jeden Berufs. Sie ist elementarer Teil eines Jobs, nicht dessen Behinderung – wie führende Manager es fälschlicherweise offenbar immer noch sehen. Und zu einem großen Teil hat sich das – aus einem mir unerfindlichen Grund – oft noch als "besser" eingeschätzte Kommunikationsmittel Telefon schlicht auf den elektronischen Postweg verlagert. Kommunizieren bleibt wichtig und wird immer wichtiger. Was spricht dann dagegen, dafür zu einem großen Teil weiterhin die E-Mail zu benutzen?

Kommentare

  • Christopher

    20.11.14 (10:30:58)

    Na ja, die E-Mail ist ja vor kurzen bereits 30 Jahre alt geworden, das ist doch schon ein stattliches Alter in der Informationstechnologie, die SMS hat ja beispielsweise erst ihren 20. Geburtstag hinter sich und ob sie den 30. noch erlebt wage ich zu bezweifeln. Aber auch für mich ist und bleibt die E-Mail vorerst das Kommunikationsmedium Nummer Eins. Ich verwalte meine Mails aber noch klassisch mit dem Thunderbird von meinem Notebook aus, aufs Smartphone habe ich meine Kommunikation noch nicht ausgelagert. Wenn ich nicht gerade am Laptop arbeite, dann will ich auch keine Anfragen erhalten.

  • Markus Spath

    20.11.14 (10:45:14)

    Ich sag mal so: Nur weil einige/viele Leute aus irgendwelchen Gründen das Ende der Email sehen wollen, bedeutet das ja noch überhaupt nichts. Die Gründe sind oft egoistisch (weil man ein eigenes Produkt verkaufen will, weil man seine Position im Unternehmen mit Massnahmen rechtfertigen will, etc.) oder dämlich (weil man gerne Dinge für beendet erklärt, weil man eine Ausrede für eigene Ineffizienzen sucht, etc.). Email ist einfach sehr plastisch und deshalb für viele Dinge ideal oder zumindest gut genug geeignet. Es gibt sicherlich einige Bereiche, in denen es noch großes Potential für Verbesserungen gibt - aber allgemein ist die Ursache von Problemen oder Überforderungen nicht technischer Natur sondern eine vom Verhalten. Wer weiss was er tut und ein paar kleine Techniken gelernt hat (die Kombination aus Filtern, Smart-Searches und Tags ist zb. für vieles nützlich) hat 90% der Probleme vom eigenen Tisch. Die Beweislast liegt also bei den Alternativen, und sie besteht nicht in einer Deklaration, sondern sie muss sich tatsächlich auch im Gebrauch beweisen - und selbst dann wird man wohl immer nur ein Subset aller Anwendungsbereiche von Email sinnvoll ersetzen können.

  • Berni

    20.11.14 (12:06:31)

    Ich kanns nicht mehr hören. Ist wie den Hammer abschaffen, nur weil sich andere damit ständig auf die Finger hauen.

  • omegaman

    20.11.14 (16:05:04)

    Ich habe für mich bei Google ainbox folgenden Nachteil festgestellt: Bei Gmail kam alles in ein Postfach und hat sich dort gestapelt. Ich habe täglich diesen Stapel gescannt, und die für mich interessanten E-Mails geöffnet. Den Stapel habe ich aber nie durch verschieben / archivieren reduziert, und der Umgang mit E-Mails, die man aufheben wollte, war etwas schwierig. Und die Gefahr, dass wichtige Mails verschütt gingen, war da. Bei Inbox ist der Umgang mit "zurückgestellten" Mails zwar einfacher, und es kann auch nichts mehr so einfach "durch die Lappen gehen",aber mit dem Preis, dass man nun immer jede Gruppierung öffnen und dann die darin befindlichen Mails bearbeiten (zurückstellen oder abhaken) muss, um eine saubere Inbox zu haben. Das bedeutet, dass ich nun wirklich jede Mail anfassen muss. Also auch diese, die ich bei Gmail zwar realisiert, aber ignoriert habe und die dort für mich keine Arbeit verursacht haben. Für mich ist das jetzt weniger ein E-Mail-lesen, sondern mehr ein Abarbeiten. Und ob mir das für die rein private Nutzung dieses E-Mail-Accounts so gut gefällt, weiss ich noch nicht. Könnt ihr mein Problem nachvollziehen?

  • Jürgen Vielmeier

    20.11.14 (17:26:05)

    Ja kann ich. ;) Guter Punkt!

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