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24.06.11Leser-Kommentare

Effiziente Kommunikation: E-Mails wie Chats behandeln

Manche wünschen sich eine Welt ohne E-Mail. Ein alternativer Ansatz, um elektronische Post nicht zur Last werden zu lassen, ist die prinzipielle Beschränkung auf wenige Wörter oder Sätze.

 

Foto: stock.xchngIch hatte eben einen kurzen Skype-Chat mit Kollege Thomas von imgriff.com zu seinem heute hier bereits verlinkten Beitrag über eine Welt ohne E-Mail.

Denn während Thomas den für viele wahrscheinlich noch utopisch erscheinenden Quasi-Verzicht auf E-Mail als realistische Zukunftsvision ansieht ("Unterschiedliche Instrumente für unterschiedliche Gespräche – und nicht bloß ein Instrument für alles"), gehöre ich zu der gefühlt kleinen Gruppe, die E-Mail-Kommunikation nicht als Last empfindet und sich für den Arbeitsalltag kaum ein effektiveres UND effizienteres Werkzeug vorstellen kann.

Also konfrontierte ich Thomas mit dieser Sichtweise und war bereits auf einen längeren Schlagabtausch zum Thema eingestellt. Er jedoch erwiderte, dass ich ja die in seinem Beitrag ebenfalls angesprochene Fünf-Satz-Methode einsetzen würde, und diese sei eben auch ein alternativer Weg zur Handhabung der Mail-Flut.

Tatsächlich befindet sich seit einiger Zeit in meiner E-Mail-Signatur der Hinweis auf den five.sentenc.es-Ansatz, dessen Ziel es ist, möglichst kurze Mails zu verfassen. Das hat einerseits den Vorteil, dass der Empfänger schnell zum Kern der Botschaft oder Information gelangt, also für das Lesen nur wenig Zeit aufbringen muss, und erhöht außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass ich auch eine kompakte, auf das Wesentliche beschränkte Antwort erhalte.

Wer es mit five.sentenc.es (das es ist für die Minimalisten unter den Produktivitätsfanatikern auch mit "four", "three" und "two" gibt) versucht, nimmt sich damit selbstverständlich nicht die Möglichkeit, auch einmal ein ausführlicheres Schreiben zu formulieren. In diesen Fällen denke ich nur daran, den sonst obligatorisch vorhandenen Hinweis aus meiner Signatur zu entfernen. Andernfalls wirkt man unglaubwürdig.

Letztlich verwende ich E-Mail nicht als digitale Form eines herkömmlichen Briefes, sondern eher im Chatverfahren. Statt unendlich lange Dialoge mit Stunden oder Tagen der Antwortzeit zu führen, beschränke ich mich auf wenige Sätze, versuche aber dafür, zeitnah zu antworten (und hoffe meinerseits auf schnelle Reaktionen).

Für mich hat sich dieses Konzept bewährt, auch wenn man dafür einige Höflichkeitsfloskeln opfern muss. Gerade diese sowie Smalltalk und unnötigerweise gestellte Fragen sind in meinen Augen mitverantwortlich für den Ruf von E-Mail, die wertvolle Zeit der Anwender zu verschwenden.

Ich behaupte: Würde jeder Nutzer für die Alltagskommunikation minimalistische E-Mails versenden (z.B. maximal fünf Sätze), nur wirklich relevante Fragen stellen sowie umständliche Höflichkeitsformulierungen vermeiden (gerade bei regelmäßigem Kontakt muss nicht jede Mail mit einer namentlichen Begrüßung beginnen), könnten viele Menschen wieder einen deutlich entspannteren Blick in ihren Posteingang werfen (wenn sie sich diesen nicht mit unzähligen Newslettern und Benachrichtigungen vollstopfen).

Startups und Webdiensten, die uns Informationen mailen wollen, empfehlen wir allerdings, ihr Angebot in etwas mehr als fünf Sätzen zu beschreiben.

(Foto: stock.xchng)

Kommentare

  • Paul Fritze

    24.06.11 (11:45:31)

    Ich hab das mit den 5 Sätzen zwar noch nicht probiert, behandele Emails aber ähnlich. Unschlagbar in der Kombination sind i.Ü. Gmail, das Plug-in von "Remember the Milk" (wahlweise mit App für unterwegs) und ein paar Regeln aus "Getting things done". Emails sind seither keine Last mehr und ich gehe kaum einen Abend aus dem Büro mit einer Email im Posteingang.

  • Jan

    24.06.11 (12:38:25)

    ein gutes und sinnvolles Management des Posteinganges über Regeln und die Abrufzeit von Mails nicht unbedingt sekündlich einstellen, sind schon mal ein Anfang :) Auch muss das kleine PopUp-Fenster von Outlook bei neuen Mails nicht unbedingt erscheinen und wenn man nicht gestört werden will - einfach mal den EMail-Client ausschalten :) Mich erstaunt manchmal, dass man das selbst Kollegen erst noch beibringen muss, wenn sie sich über die tägliche EMail-Flut beschweren. Im Übrigen guter Artikel - ich kannte den five-sentence-Ansatz noch gar nich!

  • Andreas

    24.06.11 (13:37:33)

    Vor allem für die interne Kommunikation in Unternehmen wird E-Mail immer unzureichender. Hier sind aktuell Microblogging Plattformen wie z.B. Yammer (USA) oder Communote (DE) auf dem Vormasch, E-Mail im Unternehmen durch ein wesentlich effizienteres und transparenteres Kommunikationssystem abzulösen, was dem Five-Sentence-Ansatz und dem Weglassen von Formalien/Floskeln sehr entgegenkommt.

  • Eric

    24.06.11 (14:53:57)

    Interessanter Ansatz, werde ich mal drüber nachdenken. Was ich wirklich schade finde: Es wäre doch schön, wenn es einen Client gibt, in dem Twitter (zumindest DMs und Erwähnungen), Facebook-Benachrichtigungen, Skype mit Mail zusammen fließen. Dann könnte man einfach Leuten antworten und auf das "Angesprochenwerden" reagieren - unabhängig vom Client. Aber das ist wohl noch etwas Zukunftsmusik. Schade.

  • Andy

    24.06.11 (15:11:07)

    Hmmm, ich überlege gerade, ob ich mit meinen knapp über 30 wirklich schon zum konservativen alten Eisen gehöre. Martin, ich stimme Dir in fast allen Aussagen zu, für mich persönlich ist E-Mail ebenfalls, gerade im geschäftlichen immernoch Kommunikationsmittel Nr.1 aus verschiedenen Gründen. Was ich jedoch nicht nachvollziehen kann ist, warum man aus Gründen der Effizienz alle Höflichkeitsformen über den Haufen schmeißen muss. Ein: "Hallo Martin, ... Viele Grüße Andy" ist ein Aufwand kleiner 3 Sekunden und tut der Übersichtlichkeit der Info m.E. keinerlei Abbruch. Ich hab echt Angst spießig zu klingen... aber ich finde das irgendwie traurig. Und ich krieg da echt Ausschlag, wenn jemand etwas von mir möchte und nichtmal die Zeit für eine Anrede oder Grußformel investiert. Effizienz hin oder her... Bei mir rutscht das Anliegen dafür in der Prio nach unten ;)

  • Martin Weigert

    24.06.11 (15:17:20)

    Bei meiner ersten Mail an dich würde ich schon noch ein "Hallo Andy... Gruß Martin" einbauen, ganz klar. Aber wenn unser E-Mail-Kontakt dann intensiver werden und Folgemails mit sich bringen, würde ich das reduzieren. Besonders, wenn ich dir z.B. nur einen Einzeiler maile.

  • Andy

    24.06.11 (15:28:15)

    Dann ist es ja auch völlig in Ordnung. Ich beobachte nur schon seit längerem, gerade im IT Sektor, zunehmend den Trend einfach nur schnell, schnell zu wollen ohne dabei auch nur in die geringste Umgangsform an den Tag zu legen. Das ist genauso wie Mails völlig Kommentalos an mich weiterzuleiten. Da krieg ich auch Plaque...

  • Viktor

    24.06.11 (21:09:24)

    dieser Artikel wird jetzt mein tantra. Ich werde jetzt immer hierher verweisen, wenn mich jemand mal wieder wegen meiner kurzen mails schief "anguckt".... DANKE!

  • Martin Weigert

    24.06.11 (23:08:19)

    Gern:)

  • Micha

    25.06.11 (07:27:09)

    Innerhalb von bestimmten Gruppierungen (also Freunde, im Unternehmen, Familie) aknn ich mir verschiedene Systeme auf jeden Fall vorstellen. Nicht jedoch für das Internet im Allgemeinen. Die E-Mail ist sozusagen der die "Höflichkeitsform" des Internets. Wenn ich eine Person nicht kenne und seine Kommunikationsvorlieben nicht direkt erahnen kann, weiche ich immer noch auf die E-Mail aus. Wie das in 20 Jahren aussehehn wird, kann man natürlich nicht sagen. Da könnte die E-Mail natürlich von einem neuen Standart ebgelöst sein, der das komplette Internet dominiert. Aber ob das realistisch ist, wage ich zu bezweifelt. Denn obwohl Facebook ziemlich groß ist, ist es zum Kommunikationsstandart im Internet noch ein lander Weg.

  • Andreas

    25.06.11 (08:29:22)

    Es heisst "Standard"... ;)

  • Micha

    25.06.11 (08:38:54)

    Der alte Fehler... :)

  • Viktor

    25.06.11 (11:09:25)

    ich meinte natürlich mantra, ups...

  • Berkay

    25.06.11 (13:42:44)

    Sehr guter Beitrag, Martin. :-) Ich kann deine Sichtweise absolut nachvollziehen und würde mir auch wünschen, dass die Kommunikation per E-Mail immer so ablaufen würde. Denn so könnte man sich enorm viel Zeit sparen und die E-Mails wären keine Last mehr.

  • Martin Weigert

    25.06.11 (19:54:24)

    Thx

  • Jonas

    25.06.11 (21:03:02)

    Das Beispiel ("Alles klar, machen wir so!") kann man doch auch in der Betreffzeile (>>[eom]) unterbringen :) Ohne vorherige Absprache allerdings nur für nachsichtige Konversationspartner geeignet.

  • Stefan

    25.06.11 (21:57:20)

    Toller und interessanter Ansatz. Ich werd die Regel in Zukunft auch mal ausprobieren.

  • D. Schmitz

    27.06.11 (10:46:48)

    Ich verwende ebenfalls diese Art von E-Mail. Bei der 1. Mail zu einem Thema schreibe ich allerdings immer ein "Hallo, " und bei den Antworten dann nicht mehr. Am liebsten versuche ich es auf Skype oder andere Messenger zu verlagern weil es einfach schneller geht und weniger geschrieben wird vom gegenüber. Was ich nicht mag ist wenn dann so stark gekürzt wird, dass man nicht mehr weiß was der Gegenüber genau will. Solche Fälle haben wir leider auch recht oft. Wir werden sehen wohin sich das entwickelt.

  • Sirko Zidlewitz

    27.06.11 (13:19:09)

    E-Mail ist asynchrone Kommunikation. Wer E-Mails wie einen Chat benutzt, hat das Konzept nicht verstanden: Asynchrone Kommunikation bedeutet, ich bearbeite eingehende E-Mails, wenn ich Zeit dafür habe, und nicht dann, wenn mir mein Gegenüber seine freie Zeit aufdrängt. Die Sichtweise, wie sie im Artikel vertreten wird, gilt seit rund fünf Jahren als überholt. Die Effektivität von Mitarbeitern, die angehalten wurden, in weniger als einer Stunde auf eingehende E-Mails zu antworten, sank in einer breit angelegten Studio unter das Niveau einer bekifften Vergleichsgruppe: Wir Menschen sind keine Multitasker. Für Chats gibt es Jabber, IRC usw.

  • Martin Weigert

    27.06.11 (13:34:22)

    Als ob es für mich eine Rolle spielt, was der E-Mail-Regelgott als überholt ansieht.

  • Lester

    27.06.11 (22:19:48)

    Ich finde die schnelle Kommunikation über z. B. Facebook sehr praktisch. Ich logge mich ein, kann einen Freund direkt anschreiben und habe mittlerweile wie in einem Chat-Programm einen Nachrichtenverlauf durch aneinandergehängte Nachrichten. Aber Facebook möchte ich für private Kommunikation aus Datenschutzgründen nicht nutzen. Da habe ich meine privaten Nachrichten immer noch lieber in Form von Mails bei entsprechenden Mail-Providern. Deswegen ärgert es mich bzw. wundert es mich, dass es noch kein E-Mail-Programm vernünftig geschafft hat (kenne jedenfalls keins), Nachrichtenverläufe für Kontakte anzuzeigen, also alle Nachrichten zwischen mir und einer anderen Person untereinander zusammenhängend wie einen Chatverlauf anzuzeigen. Stattdessen muss ich mir als Alternative Mails in Ordner einsortieren, was nicht sehr praktisch ist. Kennt da jemand etwas in die Richtung? Toll fänd ich auch ein Chatprogramm, dass allerdings E-Mails anstelle von Kurznachrichten verschickt, diese aber wie Kurznachrichten anzeigt.

  • D. Schmitz

    28.06.11 (07:14:09)

    Ähm das macht eigentlich jedes Mailprogramm, wenn man es richtig einstellt. Ich nutze zwar gmail, da ist das von haus aus so, aber Thunderbird und Outlook können das genauso. Jede Antwort-mail wird anhand der internen ID der vorangegengenen Mail im "Themenbaum" zugeordnet und angezeigt. So das man den Verlauf schön sehen kann. gmail blendet auch noch das doppelte aus so das man nicht immer den ganzen Verlauf sofort unter den neuen Texten sieht.

  • Lester

    28.06.11 (21:31:34)

    Aha, die Funktion kenne ich bisher nicht. Danke für den Tipp, werde mir mal Thunderbirds Möglichkeiten genauer durchsehen. Super, wenn man eine Funktion vermisst, die schon längst implementiert ist :D - man hat sie nur nicht gesucht (in meinem Fall, weil ich davon ausgegangen bin, dass sie nicht implementiert ist bisher).

  • D. Schmitz

    28.06.11 (22:23:50)

    Gibt sogar Tastenkürzel dafür: SRG+Umschalt+O oder unter Einstellungen: Im Themenbaum anzeigen Das sollte das sein was du suchst. Ohne das würden wir gar nicht mehr klarkommen, da wir von 2 PC Mails beantworten (ohne IMAP, und daher BCC Mails schicken (Hat seine Gründe)) und die werden dann schön zugeordnet so das man immer sieht ob der andere das bearbeitet hat. Auch die Flut an Kunden-EMails würde sonst schnell mal durcheinander geraten. Probiers aus, sonst google, oder Frag einfach.

  • Lester

    28.06.11 (23:24:29)

    Die tastenkombination funktioniert, den Menüeintrag hatte ich auch gefunden. Aber leider ist es nicht ganz das, was ich suche, kommt dem aber nahe. Es werden nämlich nur Maols zusammenhängend angezeigt, sofern immer geantwortet wurde. (Zumindestens standardmäßig) leider nicht alle Mails einer Person. Ich kann natürlich auch nach Kontakten Mails sortieren im Posteingang, aber dann sehe ich nur eingegangene Mails und muss auch jede Mail immer noch öffnen, ohne direkt alle untereinander angezeigt zu bekommen mit ggf. Antworten von mir. Dennoch danke, der Themenbaum ist auch schon sehr praktisch :)

  • MCBuhl

    01.03.12 (23:28:21)

    Späte Antwort. Aber: No! Es soll eMailprogramme geben, die über die Betreffzeile eMails zu Konversationen zusammenfassen. Ein sehr sinnvolles Vorgehen: hin und her schalten zwischen Konversationsansicht, gelesen/ungelesen, chronik, in Google: Priority Inbox u.v.m. Niemals die Betreffzeile ändern!

  • DL2MCD

    03.09.13 (07:08:39)

    Dem kann ich nur zustimmen. Leute, die E-Mails grußlos im 5-Minuten-Takt mit Einzeilern beantworten und von mir dasselbe verlangen, sollen anrufen, wenn es so dringend ist, oder chatten. Dann ist das Anliegen schneller gelöst. Nur weil Rohrpost schneller geht, hat man doch auch nicht 50 Briefe am Tag hin und her geschickt, sondern dann eben angerufen.

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