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24.06.11

Effiziente Kommunikation: E-Mails wie Chats behandeln

Manche wünschen sich eine Welt ohne E-Mail. Ein alternativer Ansatz, um elektronische Post nicht zur Last werden zu lassen, ist die prinzipielle Beschränkung auf wenige Wörter oder Sätze.

 

Foto: stock.xchngIch hatte eben einen kurzen Skype-Chat mit Kollege Thomas von imgriff.com zu seinem heute hier bereits verlinkten Beitrag über eine Welt ohne E-Mail.

Denn während Thomas den für viele wahrscheinlich noch utopisch erscheinenden Quasi-Verzicht auf E-Mail als realistische Zukunftsvision ansieht ("Unterschiedliche Instrumente für unterschiedliche Gespräche – und nicht bloß ein Instrument für alles"), gehöre ich zu der gefühlt kleinen Gruppe, die E-Mail-Kommunikation nicht als Last empfindet und sich für den Arbeitsalltag kaum ein effektiveres UND effizienteres Werkzeug vorstellen kann.

Also konfrontierte ich Thomas mit dieser Sichtweise und war bereits auf einen längeren Schlagabtausch zum Thema eingestellt. Er jedoch erwiderte, dass ich ja die in seinem Beitrag ebenfalls angesprochene Fünf-Satz-Methode einsetzen würde, und diese sei eben auch ein alternativer Weg zur Handhabung der Mail-Flut.

Tatsächlich befindet sich seit einiger Zeit in meiner E-Mail-Signatur der Hinweis auf den five.sentenc.es-Ansatz, dessen Ziel es ist, möglichst kurze Mails zu verfassen. Das hat einerseits den Vorteil, dass der Empfänger schnell zum Kern der Botschaft oder Information gelangt, also für das Lesen nur wenig Zeit aufbringen muss, und erhöht außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass ich auch eine kompakte, auf das Wesentliche beschränkte Antwort erhalte.

Wer es mit five.sentenc.es (das es ist für die Minimalisten unter den Produktivitätsfanatikern auch mit "four", "three" und "two" gibt) versucht, nimmt sich damit selbstverständlich nicht die Möglichkeit, auch einmal ein ausführlicheres Schreiben zu formulieren. In diesen Fällen denke ich nur daran, den sonst obligatorisch vorhandenen Hinweis aus meiner Signatur zu entfernen. Andernfalls wirkt man unglaubwürdig.

Letztlich verwende ich E-Mail nicht als digitale Form eines herkömmlichen Briefes, sondern eher im Chatverfahren. Statt unendlich lange Dialoge mit Stunden oder Tagen der Antwortzeit zu führen, beschränke ich mich auf wenige Sätze, versuche aber dafür, zeitnah zu antworten (und hoffe meinerseits auf schnelle Reaktionen).

Für mich hat sich dieses Konzept bewährt, auch wenn man dafür einige Höflichkeitsfloskeln opfern muss. Gerade diese sowie Smalltalk und unnötigerweise gestellte Fragen sind in meinen Augen mitverantwortlich für den Ruf von E-Mail, die wertvolle Zeit der Anwender zu verschwenden.

Ich behaupte: Würde jeder Nutzer für die Alltagskommunikation minimalistische E-Mails versenden (z.B. maximal fünf Sätze), nur wirklich relevante Fragen stellen sowie umständliche Höflichkeitsformulierungen vermeiden (gerade bei regelmäßigem Kontakt muss nicht jede Mail mit einer namentlichen Begrüßung beginnen), könnten viele Menschen wieder einen deutlich entspannteren Blick in ihren Posteingang werfen (wenn sie sich diesen nicht mit unzähligen Newslettern und Benachrichtigungen vollstopfen).

Startups und Webdiensten, die uns Informationen mailen wollen, empfehlen wir allerdings, ihr Angebot in etwas mehr als fünf Sätzen zu beschreiben.

(Foto: stock.xchng)

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