Effizientes Informations-Management bezieht darum die Bewertung von Daten der einzelnen Geschäftsbereiche mit ein. Eine Strategie, die Informationen aktiv über ihren kompletten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, ist das Information Lifecycle Management (ILM). ILM vereinheitlicht sämtliche Datentypen, von strukturierten Datenbankinformationen über halb strukturierte E-Mails bis hin zu unstrukturierten Dateien und Web-Inhalten.
Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) beschreibt ILM als eine "Kombination aus Prozessen und Technologien". Ziel sei es, die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort bei geringsten Kosten zu haben. Dies wird in einem permanenten Optimierungsprozess erreicht. Der Optimierungsprozess erhält seine Parameter zum einen durch externe Vorgaben wie Informationswert, Sicherheitsanforderungen oder Service Level Agreements und zum anderen durch die vorhandene Speicherhierarchie mit den darunter liegenden Kostenstrukturen. Als Ergebnis des Optimierungsprozesses ergeben sich Entscheidungen, wo Informationsobjekte am besten zu speichern sind.
Ein effizientes Informations-Management sollte daher Daten nach Relevanz klassifizieren und ihre effektive Verwaltung gewährleisten. Diese beginnt bei der Entstehung von Information und endet bei der Entsorgung. Ein durchgängiges Konzept ist notwendig, um die Information entsprechend ihrem Wert, ihrem Lebenszyklus und ihrer Nutzung aufzubewahren. Wichtige Daten müssen schnell verfügbar sein, weniger wichtige können auf kostengünstige Speichermedien ausgelagert werden.
Für ein effizientes Speichern, Verwalten und Archivieren von Daten im Sinne des ILM empfiehlt sich ein softwarebasiertes Informations-Management. Die systematische Aufbereitung aller Unternehmensdaten erschließt das volle Potenzial der Informationen und gewährleistet optimale Arbeitsprozesse. Neben der Bewältigung des Datenwachstums bei hohem Kostendruck exixtiert seit einiger Zeit der Anspruch der Revisionssicherheit. Die Einhaltung vielfältiger Gesetze und Richtlinien ist heutzutage unerlässlich, um Vertrags- und Haftungsrisiken zu vermeiden und somit Voraussetzung für den langfristigen Unternehmenserfolg. In diesem Zusammenhang führt auch die gesetzlich vorgeschriebene E-Mail-Archivierung zu exponentiell steigenden Datenbeständen. Ein den genannten Ansprüchen entsprechendes Informations-Management zur Speicherung wichtiger Daten innerhalb des ILM-Konzepts sollte daher folgende Metkmale aufweisen:
- Teamfähigkeit, um verschiedenen Nutzern im Verlauf der Lebenszeit eines Dokumentes verschiedene Zugriffsrechte einzuräumen
- Versionierung von Dokumenten, um die verschiedenen Entwicklungsstufen der Information nachvollziehen zu können
- Revisionssicherheit, um in jedem Fall gesetzeskonforme Archivierung zu gewährleisten
- Rechtevergabe, um Datensicherheit zu gewährleisten
- Ökonomische Speichersystematik, um die Kapazität nicht unnötig durch mehrfach gespeicherte Daten zu belasten
- Effiziente Suchmechanismen, um jeden Datensatz im kritischen Moment zur Hand zu haben
Weniger wichtige Daten können entweder in einer revisionssicheren Datenbank gespeichert werden, wobei auf Migrationsfähigkeit der Daten ebenso geachtet werden sollte, wie auf langfristig lesbare Dateiformate. Eine weitere Möglichkeit ist die Auslagerung dieser Daten auf externe Datenträger, wie CD-ROM, DVD, WORM oder Magnetband. Hierbei spielt die Lebensdauer der jeweiligen Medien in Zusammenhang mit der geplanten Aufbewahrungsdauer eine wichtige Rolle.
Um die optimale Kombination zwischen Speicherung von wichtigen und weniger wichtigen Daten zu finden, sollte man sich Zeit lassen und Angebote gründlich prüfen. Jedes Unternehmen hat andere Ansprüche an Datenvolumina, Suchmechanismen und Zugangsrechten. Ist das passende Informations-Management gefunden und wird die Einspeisung und Verwaltung der Daten entsprechend dem Konzept des ILM gehandhabt, so werden die erfassten Informationen zu bedeutenden Wettbewerbsvorteilen. Die richtige, relevante Information stets zur Hand zu haben, bedeutet auch kurzfristig, die richtige fundierte Entscheidung treffen zu können – der Grundstein nachhaltiger Erfolgsgeschichten.
